Gửi giấy mời và tài liệu họp ĐHCĐ qua email: Không lo bị kiện!

Bên cạnh những câu chuyện tăng vốn, M&A..., mùa ĐHCĐ thường niên năm 2022 của nhiều doanh nghiệp còn nóng lên ngay từ khâu tổ chức họp.

Trên thị trường, các nhà đầu tư hiện đang dồn sự chú ý vào câu chuyện của Công ty cổ phần Tư vấn – Thương mại – Dịch vụ Địa ốc Hoàng Quân (HQC - sàn HOSE).

Hoàng Quân đã lên kế hoạch họp ĐHĐCĐ thường niên 2022 vào ngày 26/3/2022 nhưng lại lùi ngày họp với lý do “tình hình dịch bệnh đang diễn biến phức tạp đã ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị cuộc họp”.

Ngay sau đó, nhóm cổ đông lớn đã phản đối quyết định trên của HĐQT và cho rằng, Nghị quyết của HĐQT và hành động gia hạn cuộc họp ĐHĐCĐ với lý do nêu trên của HQC có khả năng vi phạm quyền lợi cổ đông công ty.

Về phía doanh nghiệp cho biết, theo danh sách chốt tham dự ĐHCĐ, số cổ đông của HQC lên tới 48.000 người nên công tác tổ chức đại hội phức tạp hơn so với dự tính ban đầu của doanh nghiệp.

Đây không phải câu chuyện của riêng HQC.

Số liệu của Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam (VSD) cho biết, sau 1 tháng chững lại do kỳ nghỉ Tết Nguyên đán, trong 2 tháng đầu năm 2022, nhà đầu tư trong nước đã mở hơn 405.000 tài khoản chứng khoán, lớn hơn tổng lượng tài khoản mở mới trong cả năm 2020 (khoảng 393.659 tài khoản).

Tính đến cuối tháng 2/2022, tổng số tài khoản chứng khoán nhà đầu tư trong nước đạt hơn 4,7 triệu, tương đương khoảng 4,8% dân số. Những con số trên cho thấy, sự gia nhập của nhà đầu tư mới khiến nhiều công ty đại chúng có số lượng cổ đông mới gia tăng đột biến.

Trước đây, công ty đại chúng thường gửi thông báo mời họp kèm tài liệu họp đến cổ đông bằng hình thức thủ công là qua đường bưu điện song vẫn xảy ra các vụ kiện cáo do vi phạm trình tự, thủ tục họp.

Hiện nay, với số lượng cổ đông ngày càng đông đảo, cách thức trên có thể làm gia tăng chi phí, thời gian và tiềm ẩn rủi ro lớn như gửi nhầm địa chỉ, cổ đông không nhận được giấy mời… Trong 3 năm gần đây, do ảnh hưởng của dịch Covid 19, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, thay vì họp trực tiếp.

Vậy để đồng bộ quy trình tổ chức, doanh nghiệp có thể gửi giấy mời và tài liệu họp qua email tới cổ đông hay không?

Luật sư Hồ Hữu Hoành cho biết, điều này là hoàn toàn khả thi và hợp lệ, bởi lẽ Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định về các hình thức họp ĐHCĐ bao gồm họp ĐHCĐ trực tuyến, đồng thời có quy định bỏ ngỏ để doanh nghiệp lựa chọn cách thức mời họp phù hợp với giao dịch điện tử.

Cụ thể, khoản 2, Điều 143, thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty.

“Khi lên kế hoạch họp ĐHCĐ trực tuyến, doanh nghiệp phải xây dựng Quy chế họp ĐHCĐ trực tuyến, quy định rất rõ, chi tiết tất cả tài liệu họp được thể hiện dưới văn bản điện tử như bản pdf được scan đóng dấu công ty hoặc xác thực bởi chữ ký số. Tuy nhiên, quan trọng nhất là doanh nghiệp phải xác thực lại để phòng tránh rủi ro sau này”, luật sư Hoành cho biết.

Theo luật sư Hoành, cổ đông phải cung cấp cho công ty email và chịu trách nhiệm trước thông tin này. “Trong giao dịch điện tử có điểm thuận tiện là nếu cổ đông cung cấp sai địa chỉ email thì tự động email đó sẽ bị hoàn lại. Trường hợp email không báo lỗi thì coi như cổ đông nhận được giấy mời và tài liệu họp. Bên cạnh đó, bằng hình thức liên lạc trực tiếp như gọi điện thoại, trao đổi qua zalo…, công ty thông báo đến cổ đông để hoàn thành thông báo mời họp”, luật sư Hoành nói.

Tuy nhiên, cổ đông cũng cần lưu ý, nếu không thể trực tiếp tham dự đại hội thì cần ủy quyền cho người khác trước khi ĐHCĐ diễn ra.

“Khi tham dự ĐHCĐ trực tuyến, cổ đông đăng nhập vào hệ thống sẽ nhận được mã OTP bằng tin nhắn đến số điện thoại cổ đông đăng ký. Một số doanh nghiệp thận trọng hơn còn yêu cầu cổ đông phải cung cấp thông tin như bản chụp CMND, hình ảnh nhận diện khuôn mặt để xác thực cổ đông tham dự. Do đó, với các văn bản ủy quyền, cổ đông phải gửi từ trước đó”, luật sư Hoành cho hay.

Luật sư Hồ Hữu Hoành cho biết thêm, ĐHĐCĐ trực tuyến sẽ là xu hướng trong tương lai. Nếu cách đây 2 năm chỉ có lác đác vài doanh nghiệp họp theo hình thức trực tuyến thì năm nay con số này tăng lên gấp bội, mặc dù nhiều tỉnh thành quay lại trạng thái “bình thường mới”.