Để một hệ thống công nghệ thông tin hiệu quả

Nền tảng CNTT có phạm vi không chỉ gói gọn trong chuyện phần cứng và phần mềm.

Bao quát hơn như vậy, nền tảng đó chứa đựng khả năng chuyển hóa những quy trình hoạt động/kinh doanh vào các yêu cầu về CNTT, nền tảng đó là khả năng ứng dụng giải pháp công nghệ vào thực tiễn vận hành tổ chức, khả năng giúp tổ chức/doanh nghiệp trở nên linh hoạt và thay đổi tức thì với biến động từ các yếu tố xung quanh, nền tảng đó cũng cung cấp khả năng thử nghiệm những ý tưởng mới nhanh chóng, và cuối cùng, nền tảng đó giúp tổ chức/doanh nghiệp nhận biết được khi nào thì những giải pháp rời rạc nên bị loại bỏ để nhường chỗ cho những giải pháp và tiêu chuẩn phổ biến hơn.

Một nền tảng CNTT hậu thuẫn hiệu quả cho sự phát triển của các tổ chức/doanh nghiệp được đặc trưng bởi hai yếu tố chính, đó là phải được phát triển trên một hệ thống quy trình hoàn thiện và phải có tính linh hoạt.

Bước đầu tiên để có thể chuyển đổi nền tảng CNTT thành công là đảm bảo văn hóa quản trị quy trình đủ mạnh trong tổ chức/doanh nghiệp. Sự hời hợt trong quản trị quy trình sẽ không chỉ gây khó khăn trong việc xây dựng các hệ thống phân định chức năng cụ thể, mà còn làm cho quá trình ứng dụng hệ thống như vậy vào hoạt động của tổ chức trở nên nan giải, nếu quá trình này đòi hỏi các phương thức tổ chức/kinh doanh truyền thống phải thay đổi.

Và đó cũng chính là lĩnh vực mà những đơn vị đột phá từ bên ngoài tổ chức/doanh nghiệp có thể để lại dấu ấn. Những đơn vị này có vẻ như là đã thành công nhờ họ có một hệ thống, hay một chương trình, hoặc một ứng dụng CNTT mới. Nhưng kỳ thực là họ đã tìm ra được một cách thức hoàn toàn khác biệt để có thể triển khai quy trình phục vụ khách hàng, hiệu quả hơn đáng kể so với cách cũ, và được ứng dụng tối ưu vào tổ chức mà không bị những tập quán lỗi thời gây trở ngại.

Thử nhìn lại cách mà các doanh nghiệp đã ứng dụng thương mại điện tử (eCommerce) trong 15 năm qua, mô hình vẫn thường được xem là cách duy trì phương thức kinh doanh truyền thống của nhiều doanh nghiệp, chúng ta thấy rằng, những hợp phần riêng biệt trong quy trình kinh doanh của các doanh nghiệp đã được chuyển đổi vào hệ thống CNTT, sự chuyển đổi đó cơ bản là đã tiết kiệm được chi phí hoạt động, nhưng lại chưa cải thiện triệt để cách thức kinh doanh của các doanh nghiệp.

Các tổ chức/doanh nghiệp giờ đây đã bắt đầu nắm bắt được ý niệm về số hóa, nhưng với nhiều tổ chức/doanh nghiệp thì sự quan tâm của họ dường như chủ yếu là từ mặc cảm không muốn bị bỏ lại phía sau so với nhóm các tổ chức/doanh nghiệp đã tiến rất xa trong lĩnh vực này và những kẻ phá bĩnh tiềm năng khác đến từ bên ngoài. Các tổ chức/doanh nghiệp đã hiểu được rằng thất bại trong số hóa sẽ làm suy yếu trầm trọng khả năng họ có thể trở thành những tổ chức/doanh nghiệp mạnh, nhưng hiểu thế thôi vẫn chưa thấu đáo, rủi ro lớn nhất trong giai đoạn này là họ chỉ nhìn nhận số hóa chủ yếu như là sự cần thiết phải xây dựng các hệ thống CNTT.

Cách nhìn nhận này là rủi ro vì sự phát triển của hệ thống CNTT chỉ là biểu hiện về hành động hơn là thực sự chú trọng vào khía cạnh vô hình của quản trị quy trình. Các tổ chức/doanh nghiệp cần ghi nhận rằng hệ thống CNTT chỉ là bề nổi của các quy trình cơ bản trong tổ chức/doanh nghiệp, và nếu khâu quản trị quy trình không được đầu tư đúng đắn, thì các hệ thống CNTT sẽ không thể hoạt động hiệu quả.

Khía cạnh tiếp theo liên quan đến các hệ thống CNTT là sự linh hoạt. Linh hoạt không chỉ trong việc phát triển các hệ thống CNTT mà trong cả quá trình ứng dụng các hệ thống đó.

Dù các tổ chức/doanh nghiệp sẽ trải qua bước chuyển đổi số hóa trong những năm tới, nhưng hiện tại chưa ai có thể dự đoán được những giải pháp chính xác có hình thù ra sao. Trong quá khứ, các tổ chức/doanh nghiệp đã thiết lập những hệ thống rất lớn làm nền tảng cho hoạt động vận hành/kinh doanh của mình, và những hệ thống này trở thành bộ khung cho quá trình phát triển của các tổ chức/doanh nghiệp qua nhiều thập niên. Trong bối cảnh mà những hệ thống này chắc chắn sẽ phải thay đổi, nhưng vẫn chưa rõ là sẽ thay đổi thế nào, thì khả năng phát triển linh hoạt nền tảng CNTT theo cách mà những thay đổi số hóa có thể được thực hiện nhanh chóng, qua đó chuyển thành các yêu cầu cụ thể để đưa vào thiết kế kiến trúc hệ thống CNTT, là một nhiệm vụ cấp bách dành cho lãnh đạo các tổ chức/doanh nghiệp.

Trong quá trình xây dựng sự linh hoạt cho nền tảng CNTT, rủi ro gần như là tương tự với nội dung ở trên về quản trị quy trình. Đối với quản trị quy trình, kiến trúc tổng thể hệ thống CNTT về cơ bản là phần vô hình của nền tảng CNTT. Còn đối với những nhà lãnh đạo vốn chú trọng đến thành quả hoạt động/kinh doanh, thì thấy được hiệu quả của số hóa từ các ứng dụng tương tác trực tiếp với khách hàng, tức là những sản phẩm bề nổi, là dễ hơn nhiều so với nắm bắt nó từ thiết kế hệ thống CNTT. Nhưng chính kiến trúc hệ thống CNTT mới là căn cơ cho tính linh hoạt của doanh nghiệp trong kinh doanh.

Trong bối cảnh chưa định hình về tương lai của số hóa, các tổ chức/doanh nghiệp nên tránh đi theo lộ trình mà bước đầu tiên là thiết kế một giải pháp hoàn hảo, rồi xây dựng, và cuối cùng là thực hiện nó. Thay vào đó, họ cần theo đuổi phương pháp mà những ứng dụng số hóa được phát triển thật nhanh thành các chương trình mẫu, sau đó đưa ra thử nghiệm các chương trình này trong một số mảng nhỏ trên thị trường. Phương pháp này sẽ tạo điều kiện cho thị trường phản hồi tức thời về tính khả thi của ứng dụng cũng như là chỉ rõ các tổ chức/doanh nghiệp cần tiếp cận thế nào để nâng cấp ứng dụng đó. Còn nếu ứng dụng này chẳng làm nên trò trống gì, thì tổ chức/doanh nghiệp có thể dừng thử nghiệm lại. Dừng một chương trình thử nghiệm không phải là một thất bại – ngược lại, không thể tung ra những thử nghiệm mới nên được xem là thất bại.

Do đó, chúng ta có thể kỳ vọng về kịch bản trong những năm tới là một nhóm các giải pháp số hóa khác nhau sẽ được đưa ra và nhiều giải pháp trong nhóm sẽ có phạm vi phần nào trùng lặp với nhau. Một thời gian sau nữa, rồi sẽ có những giải pháp biến mất khỏi thị trường, và đến năm 2025, chúng ta sẽ chỉ còn lại những giải pháp hoàn thiện nhất nổi bật lên để định hình khả năng áp dụng tiến bộ số hóa vào trong thực tiễn hoạt động/kinh doanh.

Trên hết, các tổ chức/doanh nghiệp cần xem số hóa là ưu tiên chiến lược để phát triển và đưa ra các dự án thí điểm, đồng thời trang bị công cụ quản lý dự án phù hợp để có thể xác định được sớm những dự án nào nên được bật đèn xanh, và cái nào thì có thể dẹp qua một bên.

Tiếp đó, các tổ chức/doanh nghiệp cũng cần phải chuẩn bị chiến lược truyền thông song hành với các dự án thử nghiệm. Một mặt, truyền thông cho thị trường đương nhiên là cần thiết, mặt khác, với bối cảnh chung mà các tổ chức/doanh nghiệp vốn chưa quen với những thử nghiệm hệ thống CNTT linh hoạt, thì nhiều khả năng là một số thử nghiệm sẽ bị thị trường thổi phồng lên, khiến chúng không còn là những phép thử thông thường nữa. Chính vì thế, quản trị sự kỳ vọng của thị trường là rất cần để tránh những phản ứng thái quá một khi thử nghiệm buộc phải dừng lại do không thể hiện được gì.

Một khía cạnh then chốt khác mà các tổ chức/doanh nghiệp phải quan tâm là trang bị hiểu biết đầy đủ về cách thức truyền thông cho đội ngũ thực thi/bán hàng và chăm sóc khách hàng. Nhân sự liên quan trực tiếp tới khâu vận hành dự án thử nghiệm thì đường nhiên là nắm rất rõ về phạm vi và diễn tiến của dự án, nhưng các cán bộ/nhân viên còn lại của tổ chức/doanh nghiệp đều có thể sẽ nhận những thắc mắc liên quan, và nếu không quản lý tốt phát ngôn của nhóm các đối tượng này, thử nghiệm có thể sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.