10 trình tự tái cấu trúc và nâng cấp quản trị vận hành để thích ứng và đột phá

Trong bối cảnh thị trường biến động mạnh mẽ và yêu cầu quản trị ngày càng khắt khe, bước đi đầu tiên của doanh nghiệp là xử lý triệt để công nợ và hàng tồn kho. Trước hết, cần xác định một lộ trình rõ ràng từ nay đến cuối năm. Nếu hệ thống tài chính – kế toán chưa được hợp nhất về một sổ, phải tiến hành ngay để đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm soát.

Thay đổi - thích ứng - hay là chết. Doanh nghiệp lúc này không còn lựa chọn nào khác ngoài con đường bài bản và minh bạch.

Song song, doanh nghiệp cũng cần cần rà soát hàng tồn kho: những mặt hàng có đủ nguồn gốc, xuất xứ tiếp tục kinh doanh; những mặt hàng không đạt chuẩn phải nhanh chóng xuất bán, thanh lý hoặc trả lại nhà cung cấp. Việc này có thể đi kèm với nghĩa vụ nộp thuế đầu ra, song đây là bước cần thiết để làm sạch hệ thống.

Tiếp theo, quá trình tái cấu trúc và nâng cấp quản trị vận hành được triển khai theo 10 trình tự tái cấu trúc và nâng cấp quản trị vận hành để thích ứng và đột phá sau:

1. Đánh giá và hoàn thiện mô hình kinh doanh thích ứng. Doanh nghiệp cần tự đặt câu hỏi: “Nếu vận hành minh bạch hoàn toàn, liệu chúng ta có tồn tại?” Nếu câu trả lời là “không”, phải rà soát và điều chỉnh mô hình để đảm bảo tính bền vững.

2. Hoạch định chiến lược thời kỳ mới: thích ứng và đột phá. Cần cân nhắc việc giữ hay loại bỏ sản phẩm, duy trì nguồn cung hay thay đổi, kinh doanh offline (kinh doanh truyền thống) hay kết hợp kinh doanh online (mua bán, trao đổi thông qua internet). Hệ thống online không chỉ là kênh bán hàng mà còn là công cụ truyền thông, xây dựng cộng đồng, từ đó thúc đẩy cả doanh số offline. Xu hướng B2C (Business to Consumer) – từ nhà sản xuất đến trực tiếp người tiêu dùng – sẽ thay thế mô hình trung gian nếu doanh nghiệp không bắt kịp.

3. Thiết kế lại chuỗi giá trị vận hành nhanh gọn, hiệu lực hơn. Tránh coi phòng kế toán là “trung tâm vũ trụ”. Mọi phòng ban cần chủ động xử lý công việc tại điểm phát sinh, giảm tối đa tầng nấc phê duyệt và thủ tục rườm rà.

4. Thiết lập quản trị thượng tầng và tổ chức lại công ty. Cùng đội ngũ xác lập mục tiêu ở bốn khía cạnh, truyền thông rõ ràng để toàn bộ nhân sự nắm được, sau đó phân công – phân quyền – phân nhiệm. Cơ chế lương thưởng cho trưởng phòng cần vừa đáp ứng mong muốn làm chủ, vừa khuyến khích trách nhiệm và tài năng, đồng thời giải phóng gánh nặng cho chủ doanh nghiệp.

5. Lựa chọn và bổ nhiệm nhân sự cấp trung. Chủ doanh nghiệp cần ủy quyền cho những người đủ năng lực. Ai không đáp ứng yêu cầu sẽ tự rút lui hoặc xin xuống vị trí phù hợp, tạo cơ hội cho nhân sự tiềm năng tiến lên.

6. Xây dựng hệ thống quản trị thực thi về kinh doanh, tài chính và nhân sự.

Kinh doanh: Rà soát lại danh mục sản phẩm, phân loại theo vai trò (sản phẩm dẫn, sản phẩm tạo lợi nhuận), đồng thời thiết kế lại chiến lược truyền thông theo ba tuyến nội dung: câu chuyện thương hiệu, nội dung hữu ích, và nội dung bán hàng trực tiếp.

Tài chính: Tập trung vào ba yếu tố – định mức tài chính (kế toán quản trị và hoạch định kế hoạch tài chính dự án phải là trọng tâm), cơ cấu vay (đánh giá lại tỷ lệ vay ngắn hạn – trung hạn, tối ưu lãi suất và phí), và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ – số liệu để sẵn sàng gọi vốn khi cần.

Nhân sự: Xây dựng cơ chế lương thưởng rõ ràng, trao quyền quản lý cho cấp trung, và triển khai “marketing nội bộ” thông qua phong trào, văn hóa, đào tạo.

7. Định mức và kế hoạch hóa. Mọi dự án cần có kế hoạch tài chính riêng. Đối với công ty, kế hoạch năm sau phải được hoàn thiện vào tháng 12. Đầu mỗi tháng, tổ chức họp giao ban để thông qua kế hoạch và ngân sách tháng tiếp theo, đồng thời báo cáo kết quả tháng trước. Việc lập kế hoạch phải có sự tham gia của toàn bộ nhân sự để tăng tính chủ động và cam kết.

8. Trao quyền và giao quản. Đây là quá trình liên tục, gắn liền với các bước hoạch định chiến lược, thiết kế vận hành, và bổ nhiệm nhân sự cấp trung.

9. Marketing nội bộ và thực hành văn hóa doanh nghiệp. Trao cho nhân sự quyền quyết định kèm trách nhiệm, đồng thời đảm bảo lợi ích để tạo động lực. Mối quan hệ “đồng sự” và “lợi hành” là then chốt trong quản trị con người. Cần cắt giảm những quy định không cần thiết để hệ thống vận hành linh hoạt hơn.

10. Định hướng tự động hóa quản trị và chuyển đổi số. Doanh nghiệp phải sẵn sàng thay đổi nền tảng quản trị hành chính, cơ chế thuế, ngân hàng và quy trình minh bạch hóa. Việc minh bạch có thể khiến tăng chi phí thuế, nhưng thay vì tìm cách bù đắp bằng những hoạt động sai lệch, cần nâng cấp hệ thống quản trị để tự tạo ra giá trị bù đắp. Năng lực cạnh tranh phải được củng cố từ bên trong.

Toàn bộ các bước trên cần được thực hiện liên tục và xuyên suốt, không được dừng lại. Minh bạch hóa đôi khi ảnh hưởng tới lợi ích của một số cá nhân, nhưng doanh nghiệp phải truyền thông và thuyết phục để tất cả hiểu rằng đây là con đường duy nhất để phát triển bền vững.