Đại hội đồng cổ đông: Đừng “đóng hộp” chính mình

Nhiều câu hỏi liên quan đến phương thức tổ chức đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) trực tuyến đã được các doanh nghiệp trao đổi với hai Sở giao dịch chứng khoán.

ĐHĐCĐ trực tuyến, hướng tới các thông lệ tốt

Thống kê dựa trên kết quả đánh giá năm 2023 của Sở GDCK TP. HCM (HOSE) và Sở GDCK Hà Nội (HNX) cho thấy, có gần 90% doanh nghiệp chưa thực hiện ứng dụng công nghệ vào tổ chức ĐHĐCĐ.

Bà Hồ Phương Tú, Giám đốc phòng quản lý niêm yết HNX cho biết, trong khi hình thức họp trực tuyến đã không còn là mới mẻ đối với nhiều quốc gia, thì tại Việt Nam, các doanh nghiệp vẫn đối mặt với nhiều thách thức để triển khai một cách đồng bộ hiệu quả.

Theo bà Tú, lợi ích của việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến đã được công nhận rộng rãi, không chỉ trong lĩnh vực ĐHĐCĐ mà còn ở nhiều lĩnh vực khác. Từ góc độ của doanh nghiệp, nhận thức được rằng các Sở Giao dịch chứng khoán là các đơn vị tiếp cận sát với các doanh nghiệp nhất, Sở rất đồng cảm với quan điểm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, HNX vẫn nỗ lực thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng công nghệ trực tuyến tiên tiến để thu hút sự tham gia của cổ đông và tổ chức ĐHĐCĐ thành công, đáp ứng tỷ lệ % cổ đông tham gia Đại hội theo yêu cầu của Luật Doanh nghiệp.

HNX đã triển khai ba buổi tập huấn về hệ thống Công bố thông tin kết nối cho doanh nghiệp trên cả ba miền Bắc, Trung và Nam. Ngoài ra, HNX cũng tổ chức trao đổi về vấn đề công bố thông tin và ứng dụng công nghệ. Năm nay, Sở dự kiến tổ chức thêm hai chương trình tại Hà Nội và TP. HCM.

HNX không ngừng tạo động lực, khuyến khích doanh nghiệp tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến; đồng thời mong muốn doanh nghiệp quan tâm hơn với góc độ quản trị doanh nghiệp, mở rộng sự tham gia vào các chương trình đào tạo để chia sẻ và học hỏi, từ đó giải quyết những khó khăn và thách thức khi doanh nghiệp tổ chức ĐHĐCĐ; tạo cơ hội gặp gỡ và trao đổi kinh nghiệm với cơ quan quản lý và các doanh nghiệp khác.

Bà Trần Thị Thùy Linh, đại diện HOSE cũng cho rằng, việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến đã trở nên phổ biến bởi tính hiệu quả và lợi ích mang lại cho cổ đông. Bên cạnh việc giúp cho các cổ đông (trong nước, nước ngoài) đều có thể tham dự một cách đầy đủ và bình đẳng, ĐHĐCĐ trực tuyến còn tạo hội cho những cổ đông có mong muốn gặp trực tiếp Ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị (HĐQT) để trao đổi ý kiến và đóng góp cho mục tiêu phát triển của công ty.

Theo bà Linh, tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến đã trở thành một thông lệ tốt trong Quản trị công ty và được thể hiện trong các thống kê gần đây của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), khi hầu hết các quốc gia châu Á đã áp dụng các chính sách liên quan đến ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc kết hợp.

Tại Việt Nam, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) cũng như hai Sở Giao dịch Chứng khoán đã hướng dẫn công ty tuân thủ quy định và hướng tới các thông lệ tốt. Quy định về tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến đã được đưa vào Luật Doanh nghiệp từ khá lâu. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn đối mặt với nhiều vướng mắc trong việc thực hiện.

Để khuyến khích doanh nghiệp quan tâm vấn đề này, ngoài thực hiện vai trò giám sát, HOSE cũng đưa ra các câu hỏi liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại và tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến trong các cuộc bình chọn đánh giá nhà đầu tư và nghiệp vụ doanh nghiệp niêm yết.

HOSE thường xuyên gửi công văn lưu ý và nhắc nhở đến các doanh nghiệp niêm yết về lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong tổ chức ĐHĐCĐ. Những yêu cầu này như một cách để thông báo rằng đây là một vấn đề thông lệ cần được xem xét thực hiện.

Mặt khác, HOSE phân tích thực trạng rằng, với số lượng cổ đông quá nhiều có thể tạo ra khó khăn trong việc đảm bảo tỷ lệ cổ đông tham dự ĐHĐCĐ trực tiếp, dẫn đến việc tổ chức đại hội bất thành và doanh nghiệp phải tổ chức lần thứ 2 hoặc thứ 3. Những vấn đề này sẽ gây ảnh hưởng lớn tới chất lượng quản trị công ty. Do đó, với những lợi ích của việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến, HOSE mong muốn các công ty sẽ ngày càng áp dụng phương thức này nhiều hơn.

Kinh nghiệm của những người trong cuộc

Vậy, việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến có phải là bắt buộc hay không? Hiện có quy định nào hướng dẫn cụ thể hay không? Các quy định liên quan đến quy trình, trách nhiệm, đặc biệt là trong việc bỏ phiếu trực tuyến, lưu giữ dữ liệu, cũng như vấn đề biểu quyết và việc lưu giữ chữ ký?

Trả lời câu hỏi này, bà Hồ Phương Tú cho biết, doanh nghiệp có đến 4 phương thức tổ chức họp ĐHĐCĐ là trực tiếp, trực tuyến, kết hợp cả hai hình thức trực tiếp và trực tuyến, hoặc thu thập ý kiến bằng văn bản. Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ đề cập đến hình thức họp trực tuyến nhưng không quy định chi tiết về cách tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến.

Như vậy, Luật tạo cơ chế cho doanh nghiệp chọn lựa giữa các hình thức trên, tuy nhiên, khuyến khích việc sử dụng yếu tố trực tuyến cũng như tổ chức họp trực tuyến hoặc kết hợp, nhằm tăng cường tính công bằng trong đối xử với các cổ đông.

Liên quan đến các quy định cụ thể, bà Tú chia sẻ, trong Điều 144, Khoản 3 Luật Doanh nghiệp, đề cập đến việc doanh nghiệp phải gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ. Do vậy, doanh nghiệp cần điều chỉnh Điều lệ của mình để thích nghi với hình thức bỏ phiếu trực tuyến.

Ngoài ra, Điều 273, Khoản 3 của Nghị định 155/2020/NĐ-CP cũng đã có quy định về họp trực tuyến trong Quy chế nội bộ về Quản trị công ty. Vậy nên, từ phía pháp lý, điều kiện tiên quyết là sửa đổi Điều lệ doanh nghiệp và xây dựng một quy chế quản trị công ty để điều chỉnh các quy định về tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến nếu cần thiết.

Từng có kinh nghiệm tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến, ông Trần Chí Sơn, đại diện CTCP Sữa Việt Nam (Vinamilk, mã VNM) chia sẻ, Vinamilk bắt đầu tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến lần đầu tiên vào năm 2020, đúng thời điểm bùng phát đại dịch COVID-19.

Vào thời điểm đó, các phòng ban chức năng như Pháp chế, Ban Thư ký, và Ban điều hành kiểm soát nội bộ của Công ty đã phải đánh giá lại quy định, và trong quá trình soạn thảo đã phát hiện ra rằng quy định trước đây không có sẵn để ứng phó với tình huống này. Theo đó, Vinamilk đã tham khảo ý kiến từ Uỷ ban Chứng khoán và Sở Giao dịch để có sự hỗ trợ và sau cùng, Công ty đã quyết định tổ chức họp trực tuyến.

Đồng thời, để chuẩn bị cho đại hội, Công ty cũng tham khảo ý kiến của cổ đông bằng văn bản về việc điều chỉnh quy chế nội bộ quản trị công ty trước. Cụ thể, điều chỉnh hai nội dung quan trọng gồm cho phép tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến và cho phép biểu quyết, bầu cử trực tuyến.

Mặc dù gặp nhiều khó khăn và áp lực trong lần đầu tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến, từ việc chọn đơn vị cung cấp phần mềm nền tảng đến chuẩn bị kỹ thuật, nhưng bằng sự nỗ lực của Ban tổ chức, Vinamilk đã thành công. Đến nay, Công ty đã tổ chức thành công 4 mùa đại hội trực tuyến và sắp tới cũng dự kiến họp theo phương thức này.

“Qua các kỳ đại hội trực tuyến, Vinamilk nhận thấy đây là một hình thức rất hiệu quả, giúp tất cả các cổ đông trong nước và quốc tế có thể tham gia. Những thay đổi này đã tạo ra một thực hành tốt, được ủng hộ mạnh mẽ từ UBCK và các Sở”, ông Sơn nói và chia sẻ thêm, nếu lần đầu tiên tổ chức theo hình thức này, doanh nghiệp cần phải tổ chức thêm một ĐHĐCĐ nữa để sửa đổi điều lệ và quy chế quản trị nội bộ. Sau khi đã sửa đổi xong, doanh nghiệp mới có hiệu lực pháp lý để tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến.

Một điểm đáng lưu ý khác đối với hình thức ĐHĐCĐ trực tuyến là việc ứng dụng hình thức ủy quyền cho nhiều cá nhân hoặc từ nhiều tổ chức, cổ đông ủy quyền cho một cổ đông tham gia, quá trình xử lý trên hệ thống cũng đặt ra nhiều thách thức. Doanh nghiệp cần đặt sự cân nhắc đặc biệt vào các khía cạnh kỹ thuật để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả của quy trình trực tuyến.

Mặc dù có những mối lo về độ chính xác và đầy đủ của thông tin biểu quyết, cũng như độ tin cậy của đường truyền, nhưng qua các mùa đại hội, các vấn đề cơ bản đã được giải quyết một cách suôn sẻ. Cùng với sự tiến triển từ các đơn vị cung cấp dịch vụ, có thể kỳ vọng vào sự cải thiện và bổ sung tiện ích trong tương lai, tạo ra một quy trình tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến ngày càng hiệu quả hơn. So với tổ chức trực tiếp, hình thức trực tuyến cũng tiết kiệm hơn.

Đại diện TNG, ông Đào Đức Thanh cho biết, từ ĐHĐCĐ năm 2023, Công ty đã sửa đổi bổ sung hình thức tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến vào điều lệ. Với số lượng cổ đông hiện tại của TNG gần 20.000 người và vị trí đặt trụ sở tại Thái Nguyên, việc kêu gọi cổ đông từ các thành phố lớn như TP.HCM và Hà Nội đến một tỉnh lẻ để tham gia ĐHĐCĐ đương nhiên sẽ đối mặt với nhiều khó khăn.

TNG đã lắng nghe nhiều ý kiến từ cổ đông về việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và năm nay, Công ty vẫn đang xem xét và cân nhắc về lựa chọn phương thức bỏ phiếu và các đối tác cung cấp dịch vụ. Do đó, trong ĐHĐCĐ năm 2024, TNG tiếp tục áp dụng hình thức họp trực tiếp. Từ ĐHĐCĐ năm trước, TNG đã đổi mới hơn bằng hình thức phát hình trực tiếp qua các trang mạng xã hội và kênh Youtube. Công ty kỳ vọng rằng trong năm tới, có thể chuyển đổi sang hình thức trực tuyến để mở rộng cơ hội tham gia cho cổ đông cả trong và ngoài nước.