X3 hiệu suất công việc

Chúng ta mỗi ngày chỉ có 24 tiếng. Nâng cao hiệu suất công việc để mỗi ngày 24 tiếng đó giải quyết được nhiều việc nhất, tạo ra nhiều kết quả có ý nghĩa, sống trọn vẹn với các trải nghiệm cá nhân có lẽ là mong đợi của nhiều người. Đối với mỗi tổ chức, nâng cao hiệu suất công việc của cả đội ngũ lại là một chủ đề quan trọng. Một vài kinh nghiệm chia sẻ cùng các bạn.

1. Quản lý các ưu tiên

Nguồn lực chúng ta luôn hữu hạn. Sử dụng nguồn lực cho việc A bản chất là đang lấy đi nguồn lực của việc B. Mỗi một đối tượng luôn có các ưu tiên khác nhau. Cách kém hiệu quả nhất chính là dàn trải nguồn lực, phân bổ đều các nguồn lực, sử dụng thời gian, nguồn lực không có 1 nguyên tắc nào cả. Lúc đó nguồn lực tốt lại được sử dụng cho đối tượng không đáng được ưu tiên.

Quản lý các ưu tiên là việc xác định rõ trọng số, mức độ quan trọng cho từng việc. Trong checklist làm việc hằng ngày, hằng tuần, tháng luôn phải làm rõ 3 việc quan trọng nhất là những việc nào, để thời gian tốt nhất, nguồn lực tốt nhất được sử dụng cho 3 việc đó.

2. PDCA triệt để

PDCA là chu trình Plan (hoạch định) - Do (Thực hiện)- Check - (Kiểm tra) - Act (Cải tiến)

Hoạch định phải kỹ. Từ mục tiêu, xem nguồn lực mình có gì, hoạch định các bước thực hiện cụ thể để đạt được các mục tiêu đó. Ai? Khi nào? Bao giờ? là các câu hỏi cần được trả lời sắc nét trong kế hoạch. Bắt đầu làm gì mà mơ mơ hồ hồ, không rõ target, không rõ deadline thì đương nhiên hiệu suất thấp.

Hoạch định xong thì thực hiện tập trung, nhanh gọn, ra việc. Thực hiện thì phải nhanh để sớm có kết quả, tạo xung lực, tạo bánh đà mới, tiếp tục đạt được các kết quả mới. Thực hiện nhanh để nếu như trường hợp phương án sai thì phải sai nhanh để kịp điều chỉnh.

Luôn phải có các mốc để kiểm tra, đánh giá, phản hồi để xem kết quả thực tế so với mục tiêu như nào. Đây chính là thông tin để ra các hành động cải tiến, điều chỉnh. Liên tục PDCA như vậy thì mỗi ngày càng tiến dần đến mục tiêu một cách hiệu quả nhất.

3. Truyền thông kỹ

Nhiều việc kém hiệu quả là vì truyền thông thiếu rõ ràng. Giao một việc cho ai đó mà không nói rõ mục tiêu để anh em người ta làm cả tuần xong quay trở lại thì mới vỡ lẽ “sai trật lất hết rồi, chẳng đúng mục tiêu gì cả”. Coi như cả tuần là công cốc. Làm mất bao nhiêu công sức mà rồi “xôi hỏng bỏng không”. Thế thì hiệu quả đâu.

Cho nên trong truyền thông công việc, dự án phải luôn nằm lòng các nguyên tắc.

- Đi từ mục tiêu (why), việc gì cũng cần làm rõ mục tiêu cuối cùng là gì, các bên liên quan phải rõ cái này trước khi bắt tay vào làm gì (what)

- Làm đến đâu, xong hay chưa, đạt tiến độ hay không, vướng mắc là gì thì cần chủ động update trên file, phần mềm, chủ động báo cáo. Kém hiệu quả xảy ra khi người khác hỏi đến mới “em tưởng”, “rằng thì tại vì mà là”. Cập nhật đúng, báo cáo đúng là báo cáo trước khi được hỏi đến.

4. Tận dụng công nghệ

Công nghệ có thể giúp nâng cao hiệu suất X5, X10 lần. Và có thể xử lý cả 3 nguyên tắc trên.

Công nghệ giúp các thông tin được truyền thông realtime, ngay lập tức, không cần phải hỏi. Các con số, biểu đồ, màu sắc cho cái nhìn trực quan ngay và luôn tiến độ công việc đến đâu, kết quả so với mục tiêu thế nào, nên ra quyết định ra sao.

Dự án như thế nào, khách hàng đang đến bước nào, giải pháp tiếp theo là gì, hành động tuần tới nên như thế nào thì đã có phần mềm nhắc các việc, khỏi cần phải nhớ nhớ quên quên.

Nhiều công ty đã có hằng trăm khách hàng, mỗi ngày có hằng trăm các đầu mục công việc, dự án mà phần mềm quản lý duy nhất là zalo. Vài chục Group zalo công việc. Tin nhắn zalo trôi tuồn tuột. Giao việc xong search lại mệt nghỉ. Khách hàng claim rồi mới biết vấn đề. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa đôi khi nghe đến công nghệ, chuyển đổi số lại nghĩ to tát, đắt đỏ, và e ngại. Kỳ thực có những giải pháp rất tiện dụng, giá thì rất hợp lý, và phù hợp với các doanh nghiệp SMEs của Việt Nam.