Nghề BOD #8 – Buổi họp hội đồng quản trị (BOD) Startup thường diễn ra thế nào?

1. Board Meeting là gì? Tại sao lại quan trọng?

Board Meeting là buổi họp hội đồng quản trị của công ty, bao gồm cả những thành viên C-level vận hành ở Startup, các nhà đầu tư đã rót vốn vào Startup, các thành viên hội đồng quản trị độc lập (Independent Board Member)

Mục đích để tổng kết đánh giá lại tình hình hoạt động của công ty (trong các giai đoạn từ 1 – 6 tháng), thống nhất định hướng chiến lược phát triển, đề ra các giải pháp hỗ trợ đội ngũ quản lý

Board Meeting quan trọng, đặc biệt cần được tổ chức thường xuyên giữa các thành viên trong Startup, nên tổ chức 1 – 3 tháng/ lần vì:

-Startup tốc độ tăng trưởng nhanh, thay đổi chiến lược nhanh

-Đánh giá xem năng lực của đội ngũ quản lý vận hành có theo kịp tốc độ tăng trưởng

-Đề ra các giải pháp hỗ trợ tuyển thêm nhân sự cao cấp giúp vận hành, hay phải thay thế người hiện tại

2) Một buổi họp Board Meeting thường diễn ra thế nào?

Thời lượng một buổi Board Meeting sẽ kéo dài từ 1 – 4 tiếng, tuỳ vào lịch trình (agenda)

Buổi họp thường bắt đầu với việc chủ tịch (Board Chair) sẽ phát biểu sơ qua lịch trình

Sau đó sẽ mời CEO lên cập nhật tổng quan về Startup, cùng các tóm tắt về chỉ số kinh doanh

Thứ tự, CFO sẽ lên chia sẻ về các chỉ số tài chính. CSMO (Sales & Marketing) sẽ chia sẻ các chỉ số kinh doanh, chiến lược bán hàng, lộ trình quảng bá sản phẩm mới, hiện tại. CTO sẽ cập nhật những chỉ số người dùng của sản phẩm, dự tính xây dựng các sản phẩm mới.

Trong mỗi phần trình bày, các thành viên hội đồng quản trị sẽ tích cực đặt câu hỏi, đưa ra các hướng dẫn, các phản hồi cho đội ngũ quản lý

Cuối cùng, khi gần kết thúc buổi họp, CEO và đội ngũ quản lý sẽ rời ra ngoài, để các thành viên trong Board cùng thảo luận riêng với nhau.

Để đánh giá tình hình hiện tại, có những vấn đề gì cần phải ưu tiên ngay, và cùng biểu quyết thống nhất

Sau đó, chủ tịch sẽ phụ trách làm việc với CEO về những thống nhất chung này

3) 5 lỗi thường mắc phải trong buổi họp Board Meeting

i) Nói quá nhiều điều thừa thãi:

Các buổi Board Meeting thường bắt đầu với việc CEO chia sẻ về việc Startup đó tuyệt vời ra sao, thị trường lớn thế nào, tầm nhìn vĩ đại mà Startup hướng tới

Giờ các nhà đầu tư đã rót vốn vào Startup và tham gia vào hội đồng quản trị (Board)

Hãy ngưng bán hàng và cùng họ giải quyết các vấn đề mà Startup gặp phải

ii) Không tập trung thảo luận những điều quan trọng ngay từ đầu:

Thay vì bị cuốn vào việc thảo luận những tiểu tiết vận hành hằng ngày của Startup

Hãy cùng Board tập trung thảo luận những điều mang tính chiến lược quan trọng như:

Mô hình kinh doanh hiện tại có còn phù hợp?

Dòng tiền hiện tại còn duy trì bao lâu?

Đã cần phải bắt đầu vòng gọi vốn mới chưa?

Có cần phải cắt giảm, hay tuyển bổ sung nhân sự cấp cao nào không?

iii)Không nghiên cứu trước khi yêu cầu sự giúp đỡ từ ban giám đốc:

Thay vì đưa ra câu hỏi mở, khó trả lời được như : ”Đây là vấn đề và tôi không biết câu trả lời, hãy giúp tôi có đáp án?”

Bạn hãy nghiên cứu các số liệu, triển khai thử để có dữ liệu thực tế để trao đổi trong cuộc họp như:

“Tôi đã phỏng vấn 100 khách hàng, họ mong muốn có thêm chức năng X. Nên tôi đã quyết định đầu tư Y USD để tuyển thêm 5 nhân sự Code, làm chức năng này hoàn thiện trong 3 tháng (thay vì 1 năm như trước đây).

Dựa vào kinh nghiệm thực tế đã trải qua, các thành viên có góp ý nào để tăng thời gian làm chức năng nhanh hơn? Với chi phí tiết kiệm hơn không?”

Hãy nhớ, bạn là CEO quyết định việc vận hành của Startup.

Tránh để BOD đặt ra câu hỏi trong đầu ở Board Meeting là: "Tại sao gã CEO này lại hỏi mình cách giải quyết, hắn được trả tiền về công ty để giải quyết các vấn đề này mà?”

iv) Không gửi tài liệu trước buổi Board Meeting:

Các thành viên trong Board có lịch trình dày đặc

CEO cần phải gửi nội dung cuộc họp trong buổi Board Meeting trước ít nhất 2 ngày, để các thành viên trong Board đọc, nghiên cứu và chuẩn bị các đề xuất, phương án hỗ trợ tốt nhất

Một buổi họp Board tệ là các thành viên đến tham gia, thụ động nghe các phần trình bày của đội ngũ quản lý, nhưng lại không thể góp ý cải tiến được chút nào do không có thời gian đọc kỹ tài liệu, nội dung trước cuộc họp

v)Không tóm tắt lại thông tin gửi cho các thành viên trong Board sau buổi họp:

Một buổi họp Board Meeting diễn ra dài với hàm lượng thông tin cao

Khả năng cao là đội ngũ điều hành sẽ không hiểu, hay nhớ hết các ý đã trao đổi

Bằng việc tóm tắt và gửi lại nội dung đó qua email cho các thành viên trong hội đồng quản trị

Bạn sẽ tăng khả năng tương tác với các thành viên trong Board, hiểu đúng ý trao đổi, tạo sự tin cậy, và dễ dàng hơn để theo dõi tiến độ công việc trong buổi họp kế tiếp

Qua bài viết này các bạn đã hiểu:

1.Board Meeting là gì? Tại sao lại quan trọng?

2. Một buổi họp Board Meeting thường diễn ra thế nào?

3. 5 lỗi thường mắc phải trong buổi họp Board Meeting