Danh thiếp /Card Visit trong thời đại 4.0: Chuyện nhỏ nhưng quan trọng

Mặc dù trong thời đại Internet, card visit không còn quá quan trọng như xưa, nhưng vẫn là thứ mà chúng ta trao cho nhau trong những lần đầu gặp gỡ, và là một công cụ truyền thông, thể hiện hình ảnh của cá nhân và doanh nghiệp chúng ta.

Tôi giao tiếp gặp gỡ nhiều bạn chủ doanh nghiệ SME, bạn trẻ khởi nghiệp. Mỗi bạn mỗi tính cách khác nhau, bạn thì rất máu lửa, bạn thì rất tích cực, bạn thì hướng ngoại, bạn thì hướng nội... bạn nào cũng hay, cũng dễ thương theo cách của bạn, rất tiếc là, một số bạn chưa biết cách giao tiếp cơ bản trong môi trường kinh doanh. Lý do hết sức đơn giản, đó là vì là đa số các bạn, trước khi khởi nghiệp, chưa đi làm chuyên nghiệp nhiều. Không sao, ra đời sớm ta biết nhiều về đường phố thì ta ít biết một số thứ khác.

Một trong những vấn đề các bạn không nắm vững là cách dùng, sử dụng Danh thiếp /Card Visit.

Danh thiếp hay Cát Vi Sích để nói về Carte Visite (tiếng Pháp), tiếng Anh chính xác là Visiting Card, nhưng hay được Viet-list hóa là Card Visit. Ngoài Visiting Card, còn có Business Card, Hay Name Card. Có sự khác nhau của 3 loại card trên, nhưng ta không đi sâu phân tích việc này. Ta nói về loại Card thông thường đó là Card có tên, logo công ty / cơ quan, tên, chức vụ, email của cá nhân.

- Lưu giữ danh thiếp: nên để trong loại ví nhỏ dành riêng cho card visit. Ví này nàm thì để vào túi áo trên sơmi, hay áo vest là “chuyên nghiệp nhất”. Nữ thì để vào xách tay phụ nữ.

Khi nhận card của người khác thì để trong ví đó, về văn phòng lưu trong sổ chuyên nghiệp (giống như album), nếu rảnh (hay nhờ thư ký) lưu lại vào DTDD, hay Outlook, Gmail. Bây giờ còn có những phần mềm, lấy cai smart phone chụp 1 phát là nó tự động phân địa chỉ, tên, điện thoại ra giúp mình.

Nếu sẽ là đối tác với nhau, hoặc thích gặp gỡ giao lưu nhau, thì nên gọi ngay số điện thoại của đối tác ngay lúc đó và nhắc họ lưu số mình tại chỗ luôn (nhất là đối với những người bận rộn, quan trọng). Như vậy lần sau họ gọi mình, mình gọi họ thì khỏi bị quăng cục lơ vì số điện thoại lạ.

Thời 4:00 chẳng những lưu số điện thoại, mà chúng ta nên kết nối toàn diện: lưu email, kết nối Facebook, Linkedin, Zalo, Viber…

Ghi chú: việc kết nối “toàn diện” này là nhẹ nhàng, tự nguyện. Nếu người đối diện không mở lòng thì ta không nên vồn vã quá, không nên ép họ.

- Trao nhận card: Trong phòng họp, trang trọng nhất là đứng lên và trao bằng 2 tay. Còn ta và đối tác đã ngồi thì ta kg cần đứng nhưng nên trao bằng 2 tay . Trường hợp trao 1 tay thì phải có động tác “trân trọng” kèm theo.

Nhớ xoay card theo chiều thuận đọc cho đối tác để nhận card thì họ có thể đọc ngay.

Đối tác trao cho ta hai tay thì ta nhận lại 2 tay. Đối tác lớn mà trao cho ta 1 tay thì ta cũng nên nhận 2 tay. Đối tác nhỏ hơn ta là trao 1 tay thì ta nhận 1 tay.

Đối tác có thể không biết và không trân trọng card của họ nhưng ta phải trân trọng cả card của mình và card của họ.

- Đọc kỹ thông tin card của đối tác

Nhận card xong thì ta phải đọc thật kỹ, thậm chí dùng thông tin trên card để tạo ta những câu chuyện ban đầu (tên anh nghe hay quá, công ty anh ở quận 1 à, tôi có quen đồng nghiệp của anh, công việc của anh là vất vả lắm cứ phải gặp…muôn vàn câu hỏi để tạo cầu nối giữa hai bên lúc đầu gặp gỡ).

Kỵ nhất là nhận card xong rồi để trên bàn hờ hững, hay bỏ ngay vào ví, hay túi, không thèm đọc têm, coi như chả quan tâm.

- Quan tâm đến card của đối tác:

Sau khi đọc kỹ thì đặt xuống trước mặt nếu ngồi trong phòng họp. Nếu cùng họp với 4 người thì để 4 cái card của họ tương xứng với vị trí họ đang ngồi thì mình sẽ dễ nhớ tên của họ. Còn trong quán café thì để lên trên cái ví nhỏ và để ngay trước mặt mình. Nhìn vào để nhớ tên của đối tác, và tỏ sự quan tâm. Gặp nhau ngoài đường, hay trong quá nhậu thì sau khi xem kỹ card thì đưa vào ví nhỏ, hoặc ví tiền, hoặc túi để cất ngay.

- Quan tâm đến card của mình:

Card của mình có họ tên, chức vụ, công ty của mình trong đó, mình cần họ phải có một sự tôn trọng nhất định với card visit của mình. Do vậy mình chỉ đưa card trong những trường hợp phù hợp. Không phải gặp ai, hoàn cảnh nào cũng đưa.

Trường hợp đối tác nhận card của mình xong mà không quan tâm, vứt đại trên bàn café, hay bàn nhậu thì có thể nhắc khéo “anh không có ví, để em cất giúp, chừng nào café/nhậu xong em gởi lại cho anh”.

Trường hợp họ không quan tâm, đừng cố đưa card cho họ. Vì họ cũng sẽ không lưu trữ hay tiện tay quăng đâu đó.

- Sử dụng card:

Sau khi gặp xong, tối đó hay cuối tuần gởi một email cho họ, cám ơn họ về buổi gặp mặt. Vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, sự quan tâm, mà còn để hệ thống email của ta lưu địa chỉ email của họ. Ngoài email thì cũng gởi cho họ tin nhắn trên mạng nào mà họ sử dụng thường xuyên nhất: Facebook, Linkedin, Zalo, Viber. Những dịp lễ tết, hay nếu biết sinh nhật họ, gởi lời chúc đến học. Nên nhớ lời chúc phải cá nhân hóa (không phải là lời chúc copy), phải có học tên của họ, phải trân trọng nhưng thân mật. Làm như vậy bạn có thêm đối tác, một người bạn thân tình.