Các doanh nghiệp Nhật Bản xây dựng Văn hoá cải tiến như thế nào?

Tôi sẽ kể cho các bạn nghe một câu chuyện thực tiễn, nhưng thể hiện rõ ràng triết lý và nguyên tắc phía sau của họ.

Khi còn làm cho 1 Tập đoàn của Nhật, tôi được giao thiết kế Hệ thống Đề án cải tiến, tiếng Nhật gọi là KAIZEN Teian, tiếng Anh hay dùng Suggestion System.

Khi thiết kế phần thưởng cho các sáng kiến, chuyên gia Nhật đề nghị có mức hai mươi nghìn đồng cho bất kỳ đề xuất nào được gửi lên.

Tôi rất ngạc nhiên: Tại sao cứ gửi đề xuất là được nhận 20K, bất luận đúng sai hiệu quả như nào?

Chuyên gia Nhật chậm rãi: Hãy cứ làm như vậy đi.

Sau đó khi triển khai trong thực tiễn, xuất hiện nhiều "sáng kiến" rất đơn giản, thậm chí khá buồn cười vẫn được thưởng tiền. Thậm chí nhiều công nhân rất chăm chỉ gửi "sáng kiến". Việc này tạo nên những "ì xèo" trong công nhân viên. Tôi liền trao đổi với Chuyên gia Nhật. Khi đó ông từ tốn giải thích: Mục tiêu cuối cùng của chúng ta là hình thành "Văn hóa cải tiến", tức là BẤT KỲ AI cũng có thể đưa ra và thực hiện các sáng kiến nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động của công ty. Muốn có được điều đó, cần trải qua 03 giai đoạn:

(1) Tạo thói quen

(2) Dạy kỹ năng

(3) Đề cao hiệu quả

Trong giai đoạn 1, mục tiêu lớn nhất cần đạt được là tạo thói quen cho mọi người: tìm kiếm vấn đề, viết đề xuất cải tiến theo form và gửi nó cho người quản lý.

Giai đoạn 2 tập trung vào việc đào tạo để mọi người có kỹ năng phát hiện đúng vấn đề, có năng lực đưa ra và thực hiện giải pháp một cách hiệu quả.

Giai đoan 3 tập trung vào đánh giá và thực thi các đề án có hiệu quả. Lúc đó sẽ có tiêu chí và phân cấp độ rất rõ về tính hiệu quả các đề án và thưởng tương ứng.

Thực tế là nhiều công ty Việt Nam cũng triển khai Kaizen nhưng chỉ được thời gian ngắn. Vấn đề là chúng ta thường làm ngược và "đi tắt đón đầu". Thực hiện luôn giai đoạn 3: chỉ duyệt những đề án có tính hiệu quả cao, loại bỏ thậm chí phê phán các sáng kiến không hợp lý mà ta gọi là "tối kiến". Sau 1 thời gian không còn ai "sáng kiến" nữa.

Muốn hái quả, phải trồng cây. Muốn có "văn hóa cải tiến", trước hết phải khuyến khích nhân viên nói lên ý tưởng cải tiến - bất kể đúng sai, hình thành thói quen cho tất cả nhân viên quan sát vấn đề và đề xuất giải pháp với công ty. 20K chính là chi phí đầu tư cho việc đó.