Xu hướng mới: Virus Corona có thể buộc các nhóm làm việc online

Với mối đe dọa ngày càng tăng của virus corona tấn công toàn thế giới, việc tổ chức công việc tại nhà là viễn cảnh ngày một rõ ràng đối với lực lượng lao động. Nếu điều đó xảy ra, mô hình làm việc bình thường, phương thức giao tiếp và động lực nhóm sẽ bị phá vỡ. Sự lo lắng gia tăng về những nguy cơ dịch bệnh và tác động của nó đối với nền kinh tế sẽ khiến cho những thách thức về điều hành doanh nghiệp ngày một lớn hơn.

Dưới đây là một số chiến lược được khuyên bởi các giáo sư trường đại học Harvard mà các nhà lãnh đạo có thể sử dụng để đảm bảo đội ngũ của mình tiếp tục hợp tác hiệu quả và duy trì động lực trong doanh nghiệp.

1. Làm rõ các mục tiêu và vai trò

Các nhóm đột nhiên thay đổi mô hình công việc - đặc biệt là chuyển từ việc ngồi cùng một địa điểm sang phân tán - cần suy nghĩ lại về cách thức hoàn thành nhiệm vụ và đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ vai trò của mình đối với tập thể.

Việc chuyển sang làm việc tại nhà là cơ hội tuyệt vời để đánh giá việc thấu hiểu vai trò của mỗi cá nhân và cách mỗi người đóng góp vào kết quả cuối cùng. Làm rõ vai trò cá nhân giúp mọi người hiểu khi nào họ có thể chuyển sang làm đồng nghiệp của nhau, thay vì làm người lãnh đạo, điều này giúp ngăn ngừa việc người lãnh đạo trở thành nút cổ chai như trước đó. Điều này thực sự thúc đẩy sự giao tiếp trong toàn nhóm và có thể khiến cho kết quả nhóm tốt hơn.

Một sự vụ đặc biệt như Corona sẽ tạo ra các nhiệm vụ mới và cạnh tranh trên toàn ngành. Do đó, các nhà lãnh đạo cần liên tục làm rõ các mục tiêu ở cấp độ nhóm và cá nhân để tập trung vào các ưu tiên chính. Cần đánh giá lại một danh sách các nhiệm vụ - thậm chí hoàn toàn mới. Khi bạn thực hiện lại các mục tiêu ưu tiên, hãy suy nghĩ kĩ về người nhận nhiệm vụ và đảm bảo các mục tiêu thay đổi được truyền đạt tới toàn bộ nhóm.

Xây dựng bản đồ kỹ năng và năng lực. Hầu hết mọi người ngày nay làm việc trên nhiều nhóm và dự án cùng một lúc. Trong thời điểm không ổn định, rất có khả năng một dự án khác liên quan đến một số thành viên trong nhóm của bạn sẽ phải đối mặt với một cú sốc bất ngờ, có thể ảnh hưởng đến dự án thuộc nhóm của bạn. Để giảm thiểu tác động, hãy cân nhắc về những kĩ năng cần thiết phải dự phòng, để đảm bảo đầy đủ nguồn lực cho nhóm của bạn.

Do số lượng nhiệm vụ mới phát sinh do cuộc khủng hoảng, nhiều thành viên trong nhóm của bạn có thể sẽ bị kéo theo nhiều hướng. Đừng tạo thêm căng thẳng cho thành viên của bạn bằng cách hy vọng họ tự xử lý những căng thẳng này. Hãy nói rõ rằng họ có thể tin tưởng vào việc bạn sẽ đáp ứng các yêu cầu về thời gian của họ.

Thay đổi các ưu tiên cũng có thể yêu cầu bạn đưa nguồn lực mới vào nhóm của mình, chẳng hạn như chuyên gia vận hành để đánh giá về khả năng dịch bệnh có thể phá vỡ chuỗi cung ứng của bạn, hoặc chuyên gia marketing để tìm cách đưa ra phương án thay thế nếu các sự kiện bị hủy bỏ. Tuy nhiên, việc đưa vào nhóm một thành viên mới trong khi mọi người đang làm việc tại nhà có thể gây khó khăn cho việc tạo dựng sự gắn kết và niềm tin của nhóm. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian để chính thức giới thiệu các thành viên mới trong nhóm, tập trung vào từng cá nhân và cả sự chuyên nghiệp.

2. Coi trọng sự tương tác giữa các cá nhân

Những người đột nhiên làm việc ở nhà có khả năng cảm thấy bị ngắt kết nối và cô đơn, điều này có thể làm giảm năng suất. Các nhà lãnh đạo, đặc biệt là những người không quen quản lý các nhóm qua hình thức online, có thể cảm thấy căng thẳng về việc phải theo dõi hoạt động của nhóm. Trong những trường hợp này, họ lại càng có xu hướng tập trung thái quá vào công việc mà quên đi việc quản lý các mối quan hệ.

Để giải quyết những thách thức này, việc dành thời gian cho tương tác giữa các cá nhân là cấp thiết hơn bao giờ hết. Giữ mọi người trong tâm trí của bạn. Không thể tránh khỏi, các nhà lãnh đạo có những cá nhân mà họ yêu thích hơn trong nhóm. Những người này có xu hướng là những người có những đặc điểm nhân khẩu học giống họ. Ngược lại, nghiên cứu về khuynh hướng nhận thức cho thấy một số người sẽ được coi như « Không nhìn thấy rồi sẽ quên », đó là: Phụ nữ, những người thuộc các bộ tộc thiểu số hoặc những cá nhân khác ở ngoại vi của một nhóm, sẽ ít có khả năng tiếp cận nguồn tin hoặc có ít khả năng ảnh hưởng lên người lãnh đạo. Để chống lại xu hướng này, hãy lập danh sách các thành viên nhóm hiện tại và có thể là nhóm mới, giữ nó trước mặt bạn trong khi làm việc mỗi ngày, để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về phân bổ trách nhiệm và chia sẻ thông tin.

Hãy lên lịch họp thường xuyên. Đặt thời gian để nhóm có thể kết nối với nhau. Nếu nhóm chỉ nói chuyện với nhau khi có sự vụ đặc biệt, bạn có nguy cơ loại trừ một số thành viên mà do quá bận rộn để tham gia, kết quả là họ sẽ sớm thuộc nhóm người « Không nhìn thấy rồi sẽ quên ».

Hãy thay đổi bầu không khí. Dành thời gian để cập nhật tình hình cá nhân, kiểu nói chuyện phá băng mà thường bạn hay bắt đầu trong những cuộc gặp trực tiếp. Điều này giúp duy trì ý nghĩa của tình bạn. Ngoài ra, hãy đặt ra các quy tắc mà mọi người nên thường xuyên gọi cho nhau khi cần thiết thay vì chờ đợi các cuộc họp theo lịch trình.

Hãy nhân văn hóa sự giao tiếp. Thay vì chỉ dựa vào e-mail, có xu hướng giới hạn độ sâu của cuộc tranh luận, hãy chuyển sang các phương tiện thời gian ảo phong phú hơn như FaceTime, video, trò chuyện trên web hoặc thậm chí là các cuộc gọi điện thoại. Các hình thức giao tiếp này mang tính cá nhân hơn, cho phép các thành viên trong nhóm hiểu được những cảm xúc của người còn lại và giúp động viên tinh thần lẫn nhau. Điều này cũng giúp việc thảo luận các ý tưởng một cách trọn vẹn, và do đó, hiệu quả hơn.

3. Bình thường hóa môi trường làm việc mới

Làm việc tại nhà tạo ra những phiền nhiễu mới và khả năng hiểu lầm. Càng nhiều thành viên trong nhóm của bạn biết về hoàn cảnh của những người còn lại, họ càng có khả năng thấu hiểu và thông cảm cho nhau hơn.

Hãy tham quan ảo. Khi bắt đầu một dự án, khuyến khích mỗi người dành một vài phút để hiển thị cho nhóm của mình không gian làm việc tại nhà và chia sẻ một số bối cảnh cá nhân. Những phiền nhiễu có thể có - như chó sủa, xe tải đi qua ồn ào, hoặc trẻ em đi học về là gì? Mục đích là để giúp các đồng nghiệp phát triển sự hiểu biết về từng người trong bối cảnh làm việc của họ để họ có thể thông cảm hơn với các ràng buộc của người còn lại.

Hãy chấp nhận không gian làm việc mới. Giả sử, Michael, sống trong một căn hộ có nhiều bạn cùng phòng và không có văn phòng riêng, anh ấy làm việc tại nhà. Nếu một số bạn cùng phòng của anh ta cũng làm việc từ xa, anh ta có khả năng phải đối mặt với tình huống có người nói chuyện xung quanh trong khi anh ấy đang thực hiện cuộc gọi với nhóm. Hãy cho Michael biết bạn đánh giá cao nỗ lực của anh ấy, và sẵn sàng thảo luận về các lựa chọn thay thế, như thay đổi giờ làm việc để các cuộc gọi diễn ra khi nó tĩnh lặng hơn cho anh ấy.

Hãy kiểm soát các giả định hoặc định kiến cá nhân của bạn : Sự mơ hồ vốn có trong việc các thành viên trong nhóm làm việc qua không gian ảo có thể dẫn đến những giả định không đúng đắn về sự tập trung và cam kết làm việc của các thành viên.

Các mối đe dọa như Virus Corona sẽ tạo ra sự gián đoạn. Nhưng bạn có thể áp dụng các chiến lược giúp thích ứng hiệu quả và tiếp tục theo đuổi các mục tiêu kinh doanh của bạn. Sự gián đoạn cũng tạo ra cơ hội. Sử dụng thời gian này để khám phá những cách làm việc mới và xem xét lại các giả định cũ mà có thể sẽ có lợi cho bạn về lâu dài.