Xây dựng hệ thống tuyệt đẹp và mục tiêu rõ ràng để không ngừng phát triển

Thường thì đầu năm chúng ta hay thiết lập các quyết tâm năm, của cái gọi là “New Year Resolution”, nhưng thường là nhưng chỉ thực hiện được vài tháng, vài tuần hay chỉ sau tuần đầu tiên là không còn hứng thú hay động lực nữa. Đường cong nỗ lực sẽ cao điểm vào tháng giêng và cạn kiệt vào cuối năm.

Thỉnh thoảng ta nghĩ về mục tiêu ấy và thở dài như nghĩ về một giấc mơ. Chuyên gia phát triển cá nhân, tác giả best-seller Atomic Habits cho rằng “ Mục tiêu tốt để thiết lập định hướng nhưng chính hệ thống mới là tốt nhất cho tiến bộ” (“Goals are good for setting a direction, but systems are best for making progress.”). Brian Moran, đồng tác giả của sách “The 12 Week Year”, cũng nhấn mạnh rằng để có được những mục tiêu lớn mà chúng ta mong muốn, chúng ta cần xây dựng các hệ thống xung quanh chúng. (to get the big goals we want, we need to build systems around them.)

Cả kẻ thành công hay thất bại đều từng thiết lập những mục tiêu nhưng kẻ thành công là có một hệ thống tốt để hỗ trợ các mục tiêu này. Tất cả các thứ như Goals, KPI, OKR đều tốt nhưng nếu không có một hệ thống hỗ trơ thì cũng vất đo. Cho nên các nhiệm vụ chiến lược cần phải có một hệ thống thực thi. Một con tàu (hệ thống) không có mục tiêu sẽ không biết đi về đâu nhưng một kế hoạch đi đến nơi nào đó (mục tiêu) không thể không có một phương tiện giúp ta đến đích.

Khi đã thiết lập được hệ thống, bạn sẽ có những lợi điểm sau:

- Hệ thống là dựa trên tính khách quan (Systems are objective-based) nó không phụ thuộc vào tình cảm hay thời tiết của hiện thực lúc đó.

- Hệ thống là nhắm vào kết quả (Systems are results-focused.) Luôn có tỷ lý do khiến bạn không thể đạt được mục tiêu của mình. Nhưng vào cuối ngày, khi bạn thực hiện các quy trình trên hệ thống thì hoặc là ban đã hoàn thành nó, hoặc bạn đã không. Kết quả là thấy rõ và lúc này phản ánh nẵng lực (competence) của bạn trong việc hoàn thành các quy trình của hệ thống.

- Hệ thống giữ cho bạn luôn tiến lên, cho dù bạn cảm thấy thích hay không. Theo dõi một hệ thống giống như một tên lửa theo mục tiêu,, nếu được thiết kế chính xác, bạn sẽ nhận được kết quả bất kể là gì.

Có một câu hỏi hay rằng nếu tạm thời bạn quên mục tiêu cứ làm theo tiến trình trên hệ thống bạn có kết quả tốt? Ví dụ: nếu bạn là một huấn luyện viên và bạn đã bỏ qua mục tiêu của mình là giành chức vô địch và chỉ tập trung vào những gì đội của bạn làm trong lúc tập luyện mỗi ngày, bạn vẫn sẽ nhận được kết quả chứ? Câu trả lời là có.

Một vấn đề khác cần suy nghĩ là tính thời điểm tạm thời của mục tiêu. Đạt được một mục tiêu chỉ thay đổi cuộc sống của bạn trong thời điểm này. Đó là điều phản trực giác về cải tiến liên tục. Chúng ta nghĩ rằng cần thay đổi kết quả của mình, nhưng kết quả không phải là vấn đề. Những gì chúng ta thực sự cần thay đổi là hệ thống gây ra những kết quả đó. Khi bạn giải quyết vấn đề ở cấp độ kết quả, bạn chỉ giải quyết chúng tạm thời. Để cải thiện cho tốt hơn liên tục, bạn cần giải quyết các vấn đề ở cấp hệ thống. Sửa đầu vào và đầu ra sẽ tự khắc sửa.

Hệ thống là những tác phẩm nghệ thuật tuyệt đẹp (Systems are beautiful works of art), định hình bạn để trở thành một cá nhân mạnh mẽ, và không ngừng phát triển.

Mục tiêu là hữu ích trong định hướng. Bạn không cần một hệ thống quy hoạch tổng thể (master plam) để tắm vào mỗi sáng. Nhưng cho kết quả lâu dài và kết quả nhất quán trong cuộc sống, hãy đầu tư vào hệ thống của bạn và và cần có quan điểm về hệ thống (system thinking).