Triển khai đồng loạt hóa đơn điện tử: Gấp rút trước giờ G

Chỉ còn gần một năm nữa (từ ngày 1/11/2020) là đến thời điểm cả nước chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy và chuyển sang dùng hóa đơn điện tử (HĐĐT), hàng loạt các giải pháp chuẩn bị cho giờ G này đang được các DN, cơ quan thuế và cả các hộ kinh doanh cấp tập chuẩn bị để sẵn sàng.

Doanh nghiệp chủ động

Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về HĐĐT, khi bán mọi loại hàng hóa, cung cấp dịch vụ, từ ngày 1/11/2020, người bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn có hiệu lực. Trong trường hợp người bán không xuất hóa đơn bán hàng, người mua phải yêu cầu được cung cấp, nếu không có thể từ chối mua hàng.

Trên hóa đơn bán hàng không chỉ có thông tin người bán hàng, số điện thoại, ngày giờ bán hàng... mà còn phải có chữ ký số của người bán. Trước khi xuất cho người mua, người bán phải truyền hóa đơn lên hệ thống điện tử của cơ quan thuế để lấy mã xác thực. Việc triển khai đồng loạt hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước được cho là mang lại lợi ích kép cho nhiều bên khi HĐĐT không chỉ giúp DN tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn tạo được môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch cho các DN...

Phía các DN cũng có những bước chuẩn bị để sẵn sàng cho lộ trình áp dụng HĐĐT. Tại Công ty TNHH Nakagawa Special Steel Việt Nam, DN này đang sử dụng song song cả hai loại hóa đơn giấy và điện tử. “Vì số hóa đơn giấy đã in còn khá nhiều nên thời gian đầu, DN sẽ áp dụng song song cả 2 loại hóa đơn. Theo kế hoạch, đầu năm 2020, Công ty sẽ áp dụng hoàn toàn HĐĐT. Để triển khai HĐĐT, Công ty TNHH Nakagawa Special Steel Việt Nam cũng đang triển khai các thủ tục cần thiết như đăng ký với cơ quan thuế, với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để có đủ các điều kiện triển khai” - Trưởng phòng Tài chính kế toán Trần Thị Thu Hằng cho biết.

Theo Phó Cục trưởng Cục Thuế Hà Nội Nguyễn Văn Hổ, mục tiêu của Cục Thuế là mở rộng áp dụng HĐĐT, phấn đấu đến cuối năm 2019 có 95% DN thuộc diện Cục Thuế đang quản lý áp dụng. Việc triển khai áp dụng HĐĐT sớm hơn thời hạn bắt buộc, sẽ giúp các DN, tổ chức làm quen với việc sử dụng hóa đơn mới và tránh những rủi ro khi triển khai áp dụng đồng loạt. Ngoài ra, với sự vào cuộc sớm, các DN sẽ chủ động ký kết với các nhà cung cấp dịch vụ để áp dụng theo đúng thời hạn quy định.

Tiết kiệm tiền tỷ

Theo tính toán của bà Đinh Thị Thúy - Tổng Giám đốc Công ty cổ phần MISA - nhà cung cấp phần mềm HĐĐT E-Invoice, thông thường khi xuất một hóa đơn giấy, DN sẽ phải trả chi phí khoảng 18.000 đồng, gồm phí chuyển phát nhanh, phí in ấn, phí nhân công, phí lưu trữ, bảo quản…

Tuy nhiên, khi sử dụng HĐĐT, những chi phí này gần như không đáng kể do toàn bộ thao tác được thực hiện trên phần mềm. Ví dụ, một DN phải xuất khoảng 60.000 hóa đơn giấy/năm, cần phải chuyển phát qua đường bưu điện sẽ tiêu tốn 1,08 tỷ đồng, nhưng với HĐĐT, DN sẽ tiết kiệm được toàn bộ khoản kinh phí trên.

Đánh giá về lợi ích của việc sử dụng HĐĐT, Phó Giám đốc Ban Khách hàng tổ chức DN của VNPT VinaPhone - nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT của VNPT (VNPT - Invoice) Phó Đình Thụ cho rằng, khi chuyển sang sử dụng HĐĐT, DN sẽ giảm 70% quy trình phát hành, 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn...

Trước băn khoăn về việc nhiều hộ kinh doanh nhỏ, nhất là ở các chợ đều không có máy tính, việc phát hành hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế sẽ khó khăn, Vụ trưởng Vụ Chính sách (Tổng cục Thuế) Lưu Đức Huy cho biết, Tổng cục Thuế đang nghiên cứu phối hợp với các công ty cung cấp các ứng dụng phần mềm để các hộ kinh doanh chỉ cần có điện thoại thông minh tải phần mềm rồi khởi tạo hóa đơn điện tử.

"Hóa đơn điện tử có rất nhiều tiện ích như: Giảm thiểu thời gian, chi phí cho việc lưu trữ chứng từ. Hiện, công ty chúng tôi sử dụng khoảng 300 hóa đơn/tháng. Nếu áp dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm khá nhiều chi phí, việc in ấn phụ thuộc vào máy móc, nếu máy bị hỏng hoặc có sai sót thì phải in lại, làm thủ tục hủy bỏ…" - Trưởng phòng Tài chính kế toán - Công ty TNHH Nakagawa Special Steel Việt Nam Trần Thị Thu Hằng.