“Thời điểm này lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chờ 1-2 tháng nữa hết dịch quay lại hoạt động là “hơi thiếu thực tế”

Theo chuyên gia nhân sự Phan Sơn, tại thời điểm này, lãnh đạo doanh nghiệp cần tư duy mới, "bắt buộc chấp nhận thực tế thế giới chúng ta đang sống đã rất khác". Trong thế giới đó hành vi của khách hàng đã thay đổi, buộc doanh nghiệp và người lao động cũng phải thay đổi.

Dịch COVID-19 khiến gần 80 nghìn doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh và hơn 28 nghìn doanh nghiệp chờ giải thể trong 7 tháng đầu năm. Trong bối cảnh diễn biến dịch còn phức tạp và kéo dài, một trong những bài toán đặt ra cho lãnh đạo doanh nghiệp là phải làm sao duy trì được hoạt động và đảm bảo năng suất công việc của người lao động.

Chia sẻ tại hội thảo trực tuyến “Quản trị nhân sự - duy trì hiệu suất làm việc từ xa” do Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa TP.Hà Nội (Hanoisme) phối hợp cùng CTCP MISA tổ chức ngày 18/8, chuyên gia nhân sự Phan Sơn - Giám đốc chuyên môn tại Học viện Quản trị HRD Academy, cho rằng nếu như trong làn sóng dịch thứ tư này lãnh đạo doanh nghiệp vẫn trong tâm thế chờ 1-2 tháng nữa hết dịch để quay lại hoạt động là hơi thiếu thực tế.

Theo ông tại thời điểm này, lãnh đạo doanh nghiệp cần tư duy mới, "bắt buộc chấp nhận thực tế thế giới chúng ta đang sống đã rất khác". Trong thế giới đó hành vi của khách hàng đã thay đổi, buộc doanh nghiệp và người lao động cũng phải thay đổi.

Ông cho rằng, có những doanh nghiệp đã thay đổi rất nhanh, chuyển sang làm việc từ xa, đội ngũ nhân viên của các doanh nghiệp này cũng được trang bị những kiến thức, kỹ năng mới. Thậm chí nhiều công ty công nghệ đã coi làm việc tại nhà là cách thức làm việc mới chứ không phải là phương án tạm thời.

Khi đại dịch qua đi, sẽ có những nhiều doanh nghiệp đứng giữa hai sự lựa chọn cho nhân viên trở lại văn phòng hay làm việc từ xa. Điều này đòi hỏi khung chính sách mới, quy trình làm việc mới và đặc biệt, lãnh đạo doanh nghiệp cần nghiên cứu lại làm việc từ xa sẽ tác động như thế nào đến kỹ năng, thái độ, mức độ gắn kết của nhân viên.

Thách thức khi làm việc từ xa

Chuyên gia Phan Sơn dẫn một khảo sát về làm việc tại nhà của công ty Adecco cho thấy 9 thách thức khi làm việc từ xa gồm: các vấn đề làm việc nhóm và giao tiếp (57,1%); các yếu tố phân tâm ở nhà (48,5%); duy trì sự tương tác/tác động của tập thể (46,2%); không gian làm việc thực tế (44,2%); cách ly xã hội (38,8%); cơ sở hạ tầng công nghệ (36,8%); ranh giới mờ nhạt giữa cuộc sống cá nhân và công việc (35,8%); lo lắng về tác động của COVID-19 (35,5%); không có quyền truy cập các công cụ/thông tin cần thiết (35,5%).

Bên cạnh việc bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh, ông Sơn nhận định "những rào cản từ việc không có hệ thống quy trình, quy định, văn hóa doanh nghiệp và công cụ quản lý từ xa là thách thức lớn nhất cho tổ chức. Bởi trước COVID, hầu hết các doanh nghiệp Việt đều chưa có thói quen làm việc từ xa, tương tác hoàn toàn trên môi trường trực tuyến”.

Thêm vào đó, việc năng suất làm việc giảm không phải do nhân viên không làm được việc mà vấn đề nằm ở thiếu thông tin do khoảng cách giữa nhân viên với lãnh đạo và người làm nhân sự khiến thông tin truyền đạt thiếu sự đồng nhất, thông suốt và bị trễ. Do đó, họ khó tiếp cận với mục tiêu của doanh nghiệp, bị rời rạc và thiếu sự tập trung hơn, gây ảnh hưởng đến hiệu suất và giảm sút về doanh số.

Để có thể duy trì hiệu suất trong bối cảnh làm việc từ xa, ông Sơn cho rằng, lãnh đạo doanh nghiệp phải nhìn nhận lại bốn yếu tố chính cấu thành hiệu suất là hệ thống quy trình/quy định, văn hóa doanh nghiệp, năng lực của nhân viên và ảnh hưởng từ lãnh đạo.

Về mặt hệ thống, theo ông Sơn có hai điều cần quan tâm. Thứ nhất là phải xây dựng bộ chính sách/quy trình làm việc từ xa (tổ chức cuộc họp online như thế nào, cho ý kiến ra sao; quy trình làm việc từ xa; quy trình đánh giá từ xa; quy trình về báo cáo, liên lạc, trao đổi thông tin,…). Thứ hai, là đổi mới công nghệ bởi đây chính là dịp đầu tư hệ thống phần mềm, hoặc ứng dụng mới,… cho phép nhà điều hành và nhân viên có công cụ làm việc online hiệu quả.

Về văn hóa doanh nghiệp, ông Sơn cho rằng bối cảnh làm việc từ xa dễ tạo cho nhân viên cảm giác mất kết nối với tổ chức, đồng nghiệp dẫn đến suy giảm sự gắn kết, phối hợp kém hiệu quả và kết quả là hiệu suất giảm. Do đó, để tăng sự gắn kết cần tăng cảm giác được quan tâm, được kết nối với tổ chức.

Bối cảnh làm việc từ xa dễ tạo cho nhân viên cảm giác mất kết nối với tổ chức, đồng nghiệp dẫn đến suy giảm sự gắn kết, phối hợp kém hiệu quả và kết quả là hiệu suất giảm - Ảnh minh họa

Về năng lực, theo ông Sơn trong điều kiện hiện nay, nhân viên cần 5 năng lực mới gồm quản lý công việc hiệu quả kiểu mới, sử dụng các công cụ trực tuyến trong công việc, giao tiếp và báo cáo trực tuyến, quản lý sức khỏe nội tâm, quản trị sự thay đổi.

Về vai trò của lãnh đạo, ông nhấn mạnh cần quản lý công việc kiểu mới, tạo động lực, truyền cảm hứng kiểu mới. Cụ thể về quản lý công việc từ xa nên chia nhỏ đầu việc, tạo các deadline ngắn hơn bình thường; làm rõ các mục tiêu và KPIs chi tiết; cá nhân hóa trong giao việc hoặc giao việc cho nhóm rất nhỏ; lập danh mục công việc hằng ngày; tăng tần suất cập nhật công việc…

Quan trọng nhất giai đoạn hiện nay là lãnh đạo phải truyền cảm hứng, trước hết là cần thời gian chia sẻ với nhân viên về môi trường, khách hàng, dự định. Đặc biệt cần có kịch bản kinh doanh theo từng giai đoạn, ví dụ thời gian giãn cách đến bao giờ, trong giai đoạn đó làm gì để nhân viên nắm được, chủ động và không thấy bất ngờ, hay lúng túng với công việc.

Bên cạnh làm thế nào để duy trì hiệu suất của người lao động, ông Sơn lưu ý lãnh đạo doanh nghiệp nên tận dụng thời gian này để xây hệ thống và luyện quân. Nếu như trước đây lãnh đạo bận với các kế hoạch, câu chuyện kinh doanh, hợp đồng, thì nay có thời gian để nhìn lại, xây dựng lại các tài liệu hướng dẫn, chương trình kỹ năng, bồi dưỡng nhân viên để khi trở lại trạng thái bình thường mới doanh nghiệp và nhân viên có tâm thế mới.

Áp dụng nền tảng công nghệ – chìa khóa duy trì hiệu suất làm việc từ xa

Cùng nêu quan điểm về vấn đề quản trị nhân sự làm việc từ xa, ông Mạc Quốc Anh - Phó chủ tịch, Tổng thư ký Hanoisme cho rằng quản trị nhân sự là công việc rất khó, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức, kinh nghiệm và chiến lược lâu dài, đặc biệt là trong bối cảnh dịch bệnh hiện nay.

Theo ông Mạc Quốc Anh, để duy trì hiệu suất trong bối cảnh mới cần áp dụng các nền tảng công nghệ, các quy trình quản lý, để có thể vẫn tăng được năng suất, hiệu quả công việc và đem lại hiệu quả về mặt tài chính, duy trì được hoạt động tiếp xúc khách hàng để cung cấp dịch vụ tối đa nhất.

Ông Mạc Quốc Anh cho biết, hiện trên cả nước có 820 nghìn doanh nghiệp, trong đó, có 98,2% là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, có một thực tế, kể cả giai đoạn chưa có dịch bệnh cũng có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp vấn đề trong quản trị nhân sự.

Theo đó, các doanh nghiệp thường sao chép quy trình làm việc của các công ty khác; nhiều doanh nghiệp cho rằng không cần hệ thống quy trình quản trị nhân sự, không áp dụng các công nghệ vào trong các hoạt động quản trị nhân sự mà mới chỉ tập trung vào việc bán hàng, marketing.

Nếu doanh nghiệp có thực hiện quy trình quản trị nhân sự thì cũng chưa theo sát và áp dụng một cách hời hợt; hoặc việc quá phụ thuộc vào công nghệ nhưng lại không kiểm soát được các "ngóc ngách" vấn đề dẫn đến không đánh giá được các con số, chỉ số một cách toàn diện.

“Làm việc từ xa có những thử thách mới, nếu các doanh nghiệp có quy trình làm việc chuẩn, văn hóa công ty xây dựng tốt, cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng thì tôi tin chắc rằng hiệu quả của doanh nghiệp đó sẽ tốt”, ông Mạc Quốc Anh nói.

Cũng theo ông Mạc Quốc Anh, nhìn ở khía cạnh tích cực, COVID tạo ra một bối cảnh mới, vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp chậm lại, nhìn nhận vấn đề trong bộ máy, trong quy trình quản trị và ứng dụng công nghệ để đổi mới tổ chức, tối ưu hiệu quả hoạt động.