Thị trường văn phòng thích ứng với mô hình làm việc kết hợp

Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid working) giữa làm việc tại nhà và tại văn phòng đang trở nên phổ biến và được nhiều công ty cân nhắc sử dụng. Trong bối cảnh đại dịch, hầu hết các nhân viên văn phòng đã trở nên thích ứng với việc làm việc từ xa. Tuy nhiên, tốc độ thích nghi này lại phụ thuộc nhiều hơn vào câu chuyện văn hóa làm việc cũng như sự linh hoạt của doanh nghiệp.

Savills Việt Nam đã tiến hành cuộc khảo sát nhằm đánh giá tốc độ chuyển đổi và thích ứng của thị trường văn phòng tại một số thành phố trên thế giới đối với mô hình làm việc kết hợp, luân phiên giữa nhà và văn phòng. Nhìn chung, hầu hết ý kiến đều cho rằng làm việc kết hợp mang lại những lợi ích nhất định cho cả người lao động và doanh nghiệp. Các nhân viên trong khảo sát đều bày tỏ mong muốn được làm việc tại văn phòng vài lần một tuần.

Doanh nghiệp cũng đồng thời cần một số lượng nhất định nhân viên có mặt tại văn phòng để đảm bảo nhân viên mới nhận được những hỗ trợ nhất định, qua đó tạo thêm nhiều cơ hội giao lưu và trao đổi nhằm tăng năng suất lao động giữa các nhân viên. Tuy nhiên đối với một số ngành nghề thì hình thức làm việc này có thể không phù hợp, đơn cử như ngân hàng – lĩnh vực cần sự giám sát chặt chẽ, do đó, chỉ có thể thực hiện được tại văn phòng làm việc.

Khu vực châu Á có tốc độ chuyển đổi mô hình làm việc kết hợp khá chậm

Kết quả khảo sát của Savills Việt Nam cho thấy, thị trường văn phòng tại ba thành phố Los Angeles, Marid và London có tốc độ chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp giữa nhà và công ty nhanh nhất, trong khi Thượng Hải và Thành phố Hồ Chí Minh là hai thành phố đứng cuối bảng xếp hạng. Các yếu tố chính đánh giá tốc độ dịch chuyển sang mô hình làm việc kết hợp của người lao động bao gồm: diện tích nhà ở, cơ cấu dân cư, sự thuận tiện trong di chuyển tới văn phòng, đường truyền kết nối mạng và thời gian giãn cách xã hội của thành phố.

Nhà ở với diện tích lớn cung cấp không gian làm việc tại nhà tốt hơn, do đó phù hợp hơn với mô hình làm việc kết hợp, các thành phố lớn như Dubai và Los Angeles đạt điểm cao đối với chỉ số này. Dân cư thuộc tầng lớp trẻ, Gen Z hoặc các hộ gia đình quy mô nhỏ thường có nhu cầu tương tác và nhận hỗ trợ trực tiếp cao hơn, do đó đối với thành phố có khoảng 50% dân số trong tuổi lao động dưới 35 tuổi như Mumbai, chuyển đổi sang hình thức làm việc kết hợp có xu hướng chậm hơn bởi nhu cầu tới làm việc tại công ty nhiều hơn.

Thêm vào đó, ưu điểm của làm việc tại nhà giúp tiết kiệm thời gian di chuyển đến văn phòng, do vậy, hình thức làm việc kết hợp khá được ưa chuộng tại những thành phố có quãng đường di chuyển đi làm trung bình tương đối dài như Los Angeles hay New York. Ngược lại, đối với nhân viên tại các thành phố mà quãng đường di chuyển đến văn phòng ngắn và thuận tiện hơn như Lyon, Berlin và Amsterdam, văn phòng vẫn được coi là nơi làm việc hiệu quả nhất.

Trên thực tế, người lao động tại các thành phố có thời gian giãn cách kéo dài tại các nước như Anh, Mỹ và Pháp phải làm việc ở nhà lâu hơn, tạo ra thói quen làm việc từ xa, dẫn đến việc chuyển tiếp sang mô hình làm việc kết hợp nhanh chóng hơn.

Trong khi đó, các thành phố tại châu Á như Thượng Hải, Thành phố Hồ Chí Minh hay Hà Nội, thời gian giãn cách ngắn hơn, các doanh nghiệp không phải làm việc tại nhà quá lâu và người lao động cũng sớm được trở lại làm việc hoàn toàn tại văn phòng, khiến tốc độ thích ứng mô hình mới chậm hơn các thành phố phương Tây.

Ngoài ra, văn hóa làm việc trước khi đại dịch xảy ra cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp. Văn hóa làm việc ít linh hoạt hơn ở Thượng Hải, Hong Kong, Tokyo và Thành phố Hồ Chí Minh khiến quá trình chuyển đổi sang làm việc kết hợp chậm so với các nước có văn hóa linh hoạt. Do đó có thể nói nhu cầu thuê mặt bằng văn phòng vẫn là ưu tiên của nhiều doanh nghiệp tại những quốc gia này.

Yêu cầu mới đối với doanh nghiệp

Tại các thành phố tại phương Tây như Paris, London hay Berlin – những thị trường có giá thuê văn phòng cao, mật độ sử dụng diện tích thấp, thời gian thuê ngắn hạn và cách thức làm việc linh hoạt từ trước là những yếu tố thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp dễ dàng hơn.

Trước đại dịch, thiết kế văn phòng tập trung vào việc sử dụng hiệu quả không gian để có thể tối đa chỗ ngồi cho nhân viên. Tuy nhiên hiện nay các công ty lại chú trọng nhiều hơn đến thiết kế không gian làm việc chuyên biệt cũng như tạo ra nhiều diện tích tối ưu việc kết nối và giao lưu giữa các nhân viên.

Về thị trường văn phòng tại Hà Nội, bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc Cho thuê Thương mại, Savills Hà Nội nhấn mạnh: Mô hình văn phòng thiết kế linh hoạt với nhiều khu vực chung để phục vụ việc giao lưu, tương tác giữa các nhân viên đã xuất hiện ở nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội. Để tăng hiệu suất lao động của nhân viên, nhất là đối tượng lao động chủ yếu của các văn phòng hiện nay hầu hết là các bạn trẻ thuộc thế hệ Z (Gen Z) với nhu cầu giao lưu học hỏi và trao đổi rất lớn, đòi hỏi các công ty cần có những khu vực chung thay vì phân tách riêng các phòng ban.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng chú trọng nhiều hơn về mật độ diện tích sử dụng thực tế của văn phòng, thay vì áp dụng một khung chung về diện tích trên đầu người để tính diện tích cần thuê, hiện các khách thuê cũng điều chỉnh lại để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng thực tế, bà Hoàng Nguyệt Minh nhận định.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tới rủi ro của việc làm việc kết hợp này, bởi văn hóa doanh nghiệp có thể bị mai một khi mọi người không có cơ hội được gặp mặt và tương tác. Văn phòng nên được thiết kế đưa con người làm trọng tâm, nhằm nâng cao hiệu suất lao động, tăng sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ xây dựng văn hóa làm việc.