Tám cách làm chủ thời gian để có công việc hiệu quả

Bạn thấy mình quay cuồng trong công việc, nhưng đến cuối ngày thì chưa việc gì thực sự xong. Hãy tham khảo 8 cách sau đâu để khắc phục.

1. Cắt giảm đầu mục to-do list

To-do list của bạn dài chừng nào?

Có đến 10, 20 hay thậm chí còn nhiều đầu việc hơn nữa? Dù việc hoàn thành các công việc hàng ngày là rất quan trọng nhưng bạn cũng chỉ có từng ấy giờ làm trong một ngày thôi. Và đừng quên to-do list sinh ra là để hoàn thành.Vì vậy, thay vì tạo ra một to-do list mà cứ nghĩ đến là toát mồ hôi, hãy rà lại, để mỗi ngày bạn chỉ có 3-5 nhiệm vụ cần hoàn thành. Nếu tất cả những việc trong danh sách đều cần xử lý gấp, thì bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên: Việc nào vừa thực sự cấp bách vừa quan trọng? Việc nào có thể hoãn sang ngày khác? Dù sao, hãy để cho mình cơ hội nghĩ về ngày mai như một cơ hội mới để làm tiếp các việc cần làm, thay vì là một ngày tiếp theo với bộn bề các deadline không bao giờ kết thúc.

2. Đánh giá đúng mức các nhiệm vụ có vẻ to tát

“Làm xong vụ nghiệm thu này thì đến Tết mất!”, “Trả lời khách hàng chắc mất cả ngày!”Các câu trên nghe có quen tai không? Việc phóng đại những nhiệm vụ bình thường tạo cho bạn một cái cớ dễ chịu nếu làm không kịp. Đáng tiếc là thời gian để phàn nàn đôi khi còn nhiều hơn thời gian thực để hoàn thành!

Lần tới khi bạn thấy mình đang bắt đầu phóng đại công việc gì đó, hãy: dừng lại, hít thở sâu, đánh giá cẩn thận tình hình. Dựa trên những kinh nghiệm đã có, bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ?

Trung thực với bản thân sẽ giúp bạn bớt nản chí. Nếu vẫn chưa đánh giá được hết thời gian và công sức phải hoàn thành, thì bắt tay vào làm ngay từng phần có thể giải quyết của công việc, thay vì vẽ ra bức tranh khổng lồ và thấy mình quá tải.

3. Tổ chức lại bản thân

Công cuộc đi tìm những tài liệu thất lạc không chỉ chán nản và đau đầu, mà còn phí hoài thời gian, sức lực lẫn tinh thần.

Bạn càng có tổ chức, bạn càng dễ dàng tìm thấy các phương tiện và tài nguyên của mình. Kiểm tra được nguồn lực giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch để hoàn thành dự án. Vòng tròn khoa học này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh gọn hơn.

4. Phân bổ công việc

Bạn có thấy mình đang việc cật lực trong khi thực tế là bạn có thể phân công một phần cho người khác?

Ngay khi bạn giao lại những nhiệm vụ đó cho người khác, bạn sẽ có thêm thời gian để gỡ rối những dự án và nhiệm vụ tồn đọng từ rất lâu rồi. Gánh nặng trên vai được gỡ bỏ chỉ ngay sau vài phút nếu bạn chọn đúng người đúng việc.

Ví dụ: Admin trong văn phòng có thể đặt khách sạn và chuyến bay cho chuyến công tác của bạn không? Bạn có đồng nghiệp nào đang rảnh rỗi có thể hỗ trợ nhét thư mời vào phong bì không? Bạn có thể thuê một sinh viên hỗ trợ thu thập kết quả khảo sát không?

5. Đảm bảo các thiết bị được cập nhật

Rõ ràng một máy tính dùng hệ điều hành cũ và vận hành ì ạch mang lại cảm giác cực kỳ khó chịu.

Năng suất của bạn bị chậm lại một cách không cần thiết vì những công cụ lỗi thời. Vậy nên hãy làm việc ngay với bộ phận kỹ thuật để rà soát lại: Thiết bị nào của bạn có thể thay mới, vệ sinh lại hoặc nâng cấp?

6. Học kỹ năng mới

Rõ ràng việc tính toán chi phí sẽ nhanh hơn nhiều nếu bạn đã học Excel một cách tử tế. Bạn viết báo cáo nhanh hơn biết cách gõ 10 ngón. Và tương tự, việc chuẩn bị thuyết trình sẽ đỡ nặng nề nếu bạn biết cách tạo bản trình chiếu.

Đừng ngại học một kĩ năng mới để nâng cấp trình độ và hiệu suất. Nếu không biết bắt đầu từ đâu, hãy nghĩ xem những việc mà bạn phải làm thường xuyên mà cứ nghĩ đến là nản. Đó chính là các kỹ năng cần bắt tay vào làm mới.

7. Nói “Không” với các buổi họp không cần thiết

Thời gian dành cho các cuộc họp và tụ tập thực sự có thể lấn hết số giờ làm việc… Hãy tạo thói quen đánh giá từng cuộc họp hoặc buổi tụ họp mà bạn được mời: Việc tham gia có bắt buộc không? Nếu sự hiện diện của bạn thực sự không cần thiết, nên từ chối một cách lịch sự.

8. Sắp xếp nhiệm vụ trong lịch

Bạn đã bao giờ nghe đến kỹ năng quản lý thời gian tên là time-boxing?

Quy trình cực đơn giản: 1. Bạn dự kiến một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một đầu việc vào thời gian biểu. 2. Bắt tay vào hoàn thành đầu việc đó trong đúng khoảng thời gian đã định.

Nói thì dễ, nhưng thói quen nào cũng mất thời gian làm quen. Hãy thử “time-boxing” 1 - 2 nhiệm vụ như vậy ngay hôm nay.