Rút kinh nghiệm – Cách người chuyên nghiệp thành công

Một lần tôi ngồi cùng anh Hoàng Nam Tiến của FPT Telecom và nghe anh ấy kể câu chuyện về vụ mấy ông sếp đi chào hàng cho một đối tác lớn của Đức. Sau khi trình bày với họ, ra quán café anh Trương Gia Bình còn quay sang hỏi anh Tiến: “Mày thấy anh nói được không?” ông Tiến trả lời “Anh nói sai bỏ mẹ ra, chỗ này nó phải…chỗ kia đáng ra…”.

Ông Bình gật gù “Ừ anh có hơi phiêu thật!”. Chuyện nghe bỗ bã, nhưng nó thể hiện rõ ràng một sự nghiêm túc cẩn trọng trong làm việc. Thà là chúng ta sai và nhận ra sai chỗ nào, cụ thể ra sao còn hơn là kệ bất chấp tất cả để giữ tự ái cá nhân mà công việc thì hỏng vẫn hỏng.

Vì người CHUYÊN NGHIỆP đầu tiên là CHUYÊN NGHIỆP TRONG CÁCH RÚT KINH NGHIỆM!

Năm 2004, ngày 29 Tết, tôi vừa kết thúc mọi việc với Nhà phân phối ở Thanh Hóa, trả lương thưởng cho anh em cũng đã xong, báo cáo cuối cùng đã gửi. Tôi ngồi một mình trong một quán café duy nhất còn mở ở gần Công An Thành Phố cạnh một ngã tư khá lớn.

Đó là quán duy nhất hồi đó ở thành phố b.á.n xúc xích. Tôi ngồi ăn và mở máy ra, ghi lại vài dòng về những suy nghĩ, hình dung của mình cả về quá khứ, hiện tại và tương lai. Lần này nó quan trọng hơn nữa vì tôi đã quyết tâm dừng việc tại công ty đó để ra làm riêng. Tâm trạng khá thoải mái, tôi ghi ra hết những gì mình đã rút thành kinh nghiệm và mong đợi của tôi về tương lai.

Việc này tôi làm khá dễ vì đây vốn là một tập quán được rèn luyện thành phản xạ tại các công ty lớn. và chúng tôi làm điều này hàng ngày, hàng tuần chứ không phải có việc mới làm! Với một công ty có chủ trương “promote from within” tức là thăng cấp lên từ bên trong, đặc biệt với đội sa.le.s, thì việc rút kinh nghiệm là vô cùng quan trọng. Với sa.le.s, hễ cứ b.á.n xong một cửa hàng, gặp xong một khách hàng là chúng tôi, những quản lý đi theo phải đặt câu hỏi để họ rút kinh nghiệm cuộc b.á.n hà.ng vừa xong. Với chính mình, việc đó phải được chúng tôi tiến hành, chuẩn bị sẵn cùng cả số liệu cũng như nhận định chủ quan của chúng tôi, trước khi diễn ra cuộc họp với sếp.

Đơn giản vì sa.le.s còn có thể dùng quy trình để ép cho phải làm, còn với quản lý họ muốn lên thì phải là người chủ động ngay từ đầu. Và việc này không phân biệt ngay cả với các sếp lớn nhất, dù họ không viết ra giấy nhưng họ cũng rút kinh nghiệm theo kiểu rất nhanh và hiệu quả để có thể có chỉnh sửa ngay sau đó với việc họ đang làm.

Nhưng không phải rút kinh nghiệm là tự nhận lỗi về mình, hễ thấy lỗi ở chỗ nào là nhận chỗ đó, rồi là đấm ngực, kêu than vài câu để sau đó đi chỉnh!

Do tất cả mọi việc chúng tôi làm vốn dĩ đã được quy trình hóa từ ngày đầu tiên khi nhận việc ở cấp thấp nhất, rút kinh nghiệm là chúng tôi làm theo một format đúng chuẩn mà theo đó chúng tôi được đánh giá. Ví dụ: với sa.le.s đó là khả năng thực hiện quy trình b.á.n hàng 7 bước trong đúng thời gian quy định của công ty, phải làm sao đạt đúng doanh số trung bình đơn hàng với số các sản phẩm theo chuẩn lúc đó. Với quản lý thì đó là làm gì và như thế nào để số sa.le.s dưới quyền đạt chuẩn 80% trở lên, số anh em thăng chức trong kỳ, số cửa hàng mới giành giật được từ phía đối thủ theo đúng chỉ tiêu đã được giao…

Điều này khác biệt hẳn với cách rút kinh nghiệm ở nhiều công ty SME khi không có chuẩn về nhân sự ở từng cấp! Khi không có chuẩn chúng ta bảo anh em rút kinh nghiệm thì có khi sa.le.s sẽ nói mình phải rèn luyện kỹ năng lãnh đạo nhiều hơn, quản lý thì lại ghi trong đó rằng mình cần học thêm kỹ năng b.á.n hàng,…Và do không có chuẩn, dẫu cho sau đó anh em theo yêu cầu của công ty mà làm ra một bản kế hoạch hoành tráng chi tiết tới từng tuần để chỉnh sửa tình hình thì cuối cùng nó không bám sát vào công việc thực tế, nhiệm vụ hàng ngày của họ và vì vậy không đi tới đâu. Chưa kể tới chuyện kỳ đánh giá tại các công ty SME thường là theo quý và năm và mỗi kỳ đó lai có một chuẩn khác vì mọi người cho rằng cần phải thay đổi thì nó mới mới lạ!

Như vậy, có thể thấy để rút kinh nghiệm thì chúng ta cần phải có khá nhiều thứ đúng theo cách làm của “dân chuyên nghiệp” chứ không phải hứng lên là làm!

Đầu tiên đó là mô tả công việc rõ ràng, chi tiết, cụ thể gắn với từng vị trí trong đội sa.le.s. Tiêu chuẩn của từng vị trí đó phải được lượng hóa thành các chỉ số đàng hoàng, vì đó là cái căn vào để còn biết mình giỏi hay kém so với anh em cùng địa bàn nói chung mà rút kinh nghiệm.

Thứ nữa là tại sao phải làm định kỳ việc rút kinh nghiệm, tối thiểu là theo tuần, nếu không phải là theo ngày. Đó là vì chúng ta phải rút kinh nghiệm khá nhiều lần mới hiểu rằng mình nhận định sai hay đúng. Chúng ta cố tỏ ra khách quan về người khác, nhưng ngược lại, luôn rất chủ quan với chính bản thân mình! Phải sau nhiều lần rút kinh nghiệm liên tục, rồi chỉnh sửa và lại thấy mắc lỗi đó, chỉnh lại và nhờ cả quản lý rà soát chúng ta mới hiểu mình sai thực sự ở đâu.

Như thế rút kinh nghiệm luôn là việc không phải một người làm mà là người đó và quản lý trực tiếp của anh ta tiến hành nhiều lần. Chỉ người ngoài họ mới khách quan và lạnh lùng với thành tích hay thất bại của chúng ta và giúp chúng ta hiểu được mình thực sự so với mặt bằng chugn đang như thế nào.

Nói vậy không có nghĩa là cái gì cũng phải tỉ mẩn làm và làm như vậy là hàng ngày cho đến hết cuộc đời. Ngay khi bạn sa.le.s cho thấy khả năng rút kinh nghiệm và tự nâng cấp bản thân cả trước khi quản lý hỏi đến, bạn ấy đã sắp sửa bước vào level của người làm quản lý.

Đó là lý do chúng tôi đọc báo cáo của họ rất kỹ và khi báo cáo của ai không thể chê trách được gì trong khoảng thời gian tầm 1,2 tháng là ngay lập tức đã phải nghĩ tới việc phải nâng bạn ấy lên. Rút kinh nghiệm tới mức nào đó sẽ tạo thành phản xạ ở người làm việc. Họ tự làm tự rút kinh nghiệm tự chỉnh sửa và nâng cấp bản thân, đó là mục đích cao nhất của mọi công ty! Và việc này không có gì là lạ cả, vốn dĩ nó được thực hành trong mọi công việc khác mà tôi vốn làm như nghề dịch và nghề viết báo. Cả hai nghề đó, cùng yêu cầu chúng tôi phải xem lại những gì mình đã làm, nhiều tới mức mà sau này nó hình thành phản xạ là trong cùng lúc chúng tôi tiến hành công việc thì tâm trí như tách ra thành hai. Một thì tập trung vào làm việc, một thì tập trung vào rà soát xem sai ở đâu và ngay trong lúc làm đó thì chỉnh sửa lại ngay.

Một lần tôi ngồi cùng anh Hoàng Nam Tiến của FPT Telecom và nghe anh ấy kể câu chuyện về vụ mấy ông sếp đi chào hàng cho một đối tác lớn của Đức. Sau khi trình bày với họ, ra quán café anh Trương Gia Bình còn quay sang hỏi anh Tiến: “Mày thấy anh nói được không?” ông Tiến trả lời “Anh nói sai bỏ mẹ ra, chỗ này nó phải… chỗ kia đáng ra…”. Ông Bình gật gù “Ừ anh có hơi phiêu thật!”. Chuyện nghe bỗ bã, nhưng nó thể hiện rõ ràng một sự nghiêm túc cẩn trọng trong làm việc. Thà là chúng ta sai và nhận ra sai chỗ nào, cụ thể ra sao còn hơn là kệ bất chấp tất cả để giữ tự ái cá nhân mà công việc thì hỏng vẫn hỏng.

Và sau cùng, khi đã rút kinh nghiêm nhiều lần, cũng có nghĩa chúng ta đã quá quen với thành công hay thất bại. Những thứ đó không thể nào dìm hay nâng cảm xúc chúng ta một cách quá đáng. Vừa hoàn tất một chiến dịch, người chiến binh không mất thời gian để ngâm nga thành công của mình quá lâu mà đã sẵn sang mũ giáp cho trận chiến tiếp theo. Đời người rủi ro đầy rẫy, chiến thắng 100% là trường hợp cực kỳ hiếm, nên cố gắng để thành công nhiều hơn thất bại đã được coi là thành công rồi! Tinh thần ổn định và không bị cuốn theo sự việc dù theo cách quá tích cực hay tiêu cực là đặc thù của người làm việc chuyên nghiệp.

Người chuyên nghiệp họ thành công là do sức mạnh từ trong ra, chứ không phải là chờ tới lúc thị trường, bối cảnh đi theo đúng ý mình thì mới mạnh!