Quy tắc 80-20 để thành công

Chúng ta được dạy rằng chăm chỉ là chìa khóa thành công nhưng đôi khi bạn tự hỏi tại sao nhận được kết quả tầm thường dù đã đổ nhiều thời gian và công sức.

Theo bản năng, bạn làm việc chăm chỉ hơn nữa, dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn nữa cho nhiệm vụ của mình. Nhìn bề ngoài, phản ứng này có lý. Bạn càng cố gắng, mục tiêu bạn hướng đến càng có khả năng thực hiện được.

"Tuy nhiên, chìa khóa thành công không phải là làm việc chăm chỉ hơn mà là làm việc thông minh hơn", tiến sĩ Tchiki Davis, chuyên gia tư vấn công nghệ nói.

Quy tắc 80-20 cho rằng nguyên nhân thiểu số có tác động lớn nhất, trong khi nguyên nhân đa số lại tác động ít nhất. Giá trị 80% và 20% không phải chính xác, nó có thể là 70-30, 95-5. Nói cách khác, một số việc chúng ta làm tác động rất lớn đến thành công, trong khi hầu hết việc khác lại ít tác động. Bằng cách tập trung nỗ lực vào những thứ tác động lớn, ta có thể tiết kiệm thời gian và đạt nhiều thành tựu hơn.

Ví dụ, bạn bước vào một văn phòng thấy một vài nhân viên đang mải mê làm việc trong khi số đông người khác chỉ ngồi chơi. Quy tắc 80-20 đang hoạt động theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng, tức là 20% nhân viên tạo ra 80% sản lượng công việc, trong khi phần lớn còn lại chỉ tạo ra 20%.

Trong một ví dụ khác, khoảng 20% sản phẩm có thể chiếm 80% doanh số bán hàng của công ty hoặc 80% doanh thu của công ty có thể liên quan đến 20% khách hàng.

Trong các mối quan hệ, 20% những người bạn tương tác có thể gây ra 80% tranh luận.

Cách sử dụng quy tắc 80–20

Quy tắc 80–20 có thể giúp bạn xác định các hành động lãng phí phần lớn thời gian. Vì vậy, bạn có thể giảm hoặc loại bỏ chúng khỏi lịch trình và lấy lại số giờ đã mất, sử dụng chúng cho các hoạt động quan trọng hơn hoặc giúp đạt được mục tiêu.

Theo quy tắc 80–20, một trong những cách tốt nhất để năng suất hơn là tìm ra và loại bỏ những hoạt động kém hiệu quả nhất trong lịch trình, ưu tiên những hoạt động hiệu quả nhất.

Tchiki Davis khuyên, một phương pháp để tìm ra những gì cần ưu tiên là lập danh sách tất cả các hoạt động mà bạn muốn giải quyết trong ngày hôm đó. Tiếp theo, bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng hoặc giá trị.

Sau đó, bạn giải quyết chúng bằng cách dành phần lớn nỗ lực để giải quyết một vài hoạt động quan trọng ở đầu danh sách. Bằng cách đó, ngay cả khi bạn không hoàn thành mọi thứ trong danh sách, bạn vẫn có thể cảm thấy hiệu quả vì hoàn thành tốt các nhiệm vụ quan trọng nhất.