Lập vi bằng là gì và vai trò trong giao dịch bất động sản

Lập vi bằng là một hoạt động do Thừa phát lại thực hiện. Hoạt động này sẽ tạo ra một văn bản ghi nhận tất cả các sự kiện, hành vi được coi là chứng cứ, căn cứ dùng trong kiện tụng và một số tình huống pháp lý liên quan.

Ngoài khái niệm chung trên đây thì vi bằng còn có vai trò tương đối quan trọng trong việc giao dịch các loại bất động sản. Hãy cùng Batdongsan.com.vn tìm hiểu vai trò của lập vi bằng là gì trong giao dịch nhà đất nhé!

1. Lập vi bằng là gì?

Trong lĩnh vực bất động sản, vi bằng hay việc lập vi bằng là một khái niệm tương đối phổ biến. Hiện nay, người ta có xu hướng chuyển nhượng hoặc mua bán đất đai, nhà cửa thông qua vi bằng. Liệu rằng vi bằng trong giao dịch nhà đất có khác so với vi bằng trong các hoạt động pháp lý thông thường hay không.

Khái niệm vi bằng

Vi bằng là một dạng văn bản tương đối đặc biệt, nó được dùng trong xét xử và nhiều tình huống pháp lý đặc thù. Nội dung chính của vi bằng thường bao gồm các căn cứ, chứng cứ là các hành vi hoặc sự kiện cụ thể. Bạn có thể tham khảo thêm định nghĩa về vi bằng tại Điều 2 Nghị định 61/2009/NĐ-CP.

Vi bằng Tiếng Anh là gì? Hiện nay vẫn chưa có cụm từ Tiếng Anh nào được coi là thuật ngữ chỉ khái niệm vi bằng. Chủ yếu các phiên dịch viên ngành luật thường dịch nghĩa từ này theo từng trường hợp, hoàn cảnh cụ thể. Bạn có thể bắt gặp khái niệm vi bằng được dịch ra thành cụm “Serving Papers” hoặc “Diploma according”.

Người lập vi bằng có thể là Thừa phát lại, thẩm phán hòa giải, nhân viên công lực, chưởng kế hoặc phụ tá công lý.

Tính chất bắt buộc của một vi bằng là sự khách quan, trung thực. Người lập vi bằng chỉ có thể ghi nhận những hành vi, sự việc, sự kiện do bản thân trực tiếp chứng kiến và ghi nhận. Thậm chí, trong một số trường hợp quan trọng hoặc có liên quan mật thiết đến pháp lý thì người lập vi bằng còn cần mời thêm nhân chứng để chứng kiến việc lập văn bản này.

Có khá nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa khái niệm công chứng và vi bằng. Thực tế, việc công chứng chỉ dừng lại ở việc xác nhận tính xác thực và hợp pháp của một loại văn bản nào đó dựa trên các quy chuẩn của pháp luật. Vi bằng có thể thực hiện nhiệm vụ rộng hơn công chứng là xác thực cả các hành vi, sự kiện. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng ngày nay chưa có khái niệm công chứng vi bằng. Nhà nước chưa trao quyền công chứng lập vi bằng nên việc thực hiện hoạt động này trong giao dịch nhà đất là hoàn toàn sai.

Vi bằng nhà đất là gì?

Nếu bạn là một người hoạt động trong lĩnh vực bất động sản thì chắc chắn đã từng biết vi bằng có thể sử dụng trong các giao dịch đặc thù thuộc lĩnh vực này. Vậy trong mua bán nhà đất vi bằng là gì?

Vi bằng trong giao dịch nhà đất là văn bản ghi nhận hoạt động giao tiền hoặc giao giấy tờ giữa hai bên mua và bán với nhau. Ngoài ra, vi bằng không thực hiện chứng nhận việc mua bán, chuyển nhượng khi giao dịch nhà đất nói chung.

Lập vi bằng Thừa phát lại là gì?

Lập vi bằng Thừa phát lại là một trong những cụm từ được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Nó phổ biến đến mức nhiều người nhầm tưởng “Lập vi bằng Thừa phát lại” là tên gọi đầy đủ của vi bằng. Tuy nhiên, bạn nên hiểu thuật ngữ này là một khái niệm chia nhỏ của vi bằng và lập vi bằng. Khái niệm này sẽ phân biệt việc Thừa phát lại lập vi bằng và việc những trợ lý pháp luật khác lập vi bằng.

Trong đó, lập vi bằng là hoạt động ghi chép lại đầy đủ, trung thực tất cả nội dung của một sự kiện, hành vi nào đó. Ngoài việc mô tả lại sự việc thì lập vi bằng cũng đồng thời chỉ việc Thừa phát lại chủ động thu thập các bằng chứng, tài liệu minh chứng sự việc trước pháp luật như ảnh chụp, băng ghi hình,...

Vi bằng có thể do các trợ lý pháp luật trên cả nước thực hiện. Người đang giữ nhiệm vụ phụ trách chính việc lập vi bằng là các Thừa phát lại. Vậy Thừa phát lại là gì?

Theo Nghị định 08/2020 thì các Thừa phát lại là người đủ tiêu chuẩn được Nhà nước cho phép lập vi bằng, tống đạt và xác minh điều kiện thực tế để thi hành một số bản án dân sự hoặc tổ chức thi hành án. Mở rộng thêm cho những ai đang thắc mắc tống đạt là gì thì thì đây là hoạt động giao bản kết luận điều tra, cáo trạng, lệnh tạm giam, khởi tố, triệu tập,... đến tay công dân có liên quan.

Để xác định một người có phải Thừa phát lại hay chưa bạn có thể căn cứ vào ba điều kiện sau:

Các nhiệm vụ chính của các Thừa phát lại ngoài lập vi bằng là gì? Các Thừa phát lại sẽ tiến hành các công việc được Nhà nước cho phép và cấp quyền thực hiện bao gồm: lập vi bằng theo quy định chung, thực hiện tống đạt giấy tờ và hồ sơ. Đôi khi các Thừa phát lại còn xác định các điều kiện thi hành án và hỗ trợ tổ chức thi hành án theo các yêu cầu cụ thể của đương sự đề xuất.

2. Thủ tục lập vi bằng và các câu hỏi liên quan

Lập vi bằng vốn là một trong những hoạt động được quy định tương đối chặt chẽ. Điều này đồng nghĩa với việc trình tự chuẩn để lập được một bản vi bằng hợp pháp cũng khá phức tạp. Nếu bạn đang cần lập vi bằng thì nên tham khảo trước các bước như sau:

Bước 1: Cung cấp các giấy tờ liên quan để chuẩn bị lập vi bằng

Việc nêu yêu cầu lập vi bằng đến các Thừa phát lại chính là tiền đề quan trọng cho toàn bộ các thủ tục về sau. Dù bạn là cá nhân, gia đình, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó thì đều cần chuyển yêu cầu lập vi bằng của mình đến Thừa phát lại trước. Thường thì các khách hàng sẽ đến trực tiếp Văn phòng Thừa phát lại nhưng ngày nay bạn vẫn có thể sử dụng các phương tiện thông tin khác làm trung gian chuyển yêu cầu lập vi bằng cho mình.

Ngay khi nhận được yêu cầu lập vi bằng của bạn thì Thừa phát lại sẽ đồng thời yêu cầu cung cấp thêm hoặc trao đổi trực tiếp các thông tin cụ thể liên quan đến sự việc. Hai bên sẽ trao đổi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình lập vi bằng. Sau khi bạn và Thừa phát lại đi đến kết luận chung là có thể lập vi bằng được thì bạn sẽ được điền vào một tờ phiếu mẫu để lập vi bằng.

Bước 2: Tiến hành lập vi bằng

Sau khi đã đạt được thỏa thuận từ bước 1 thì lúc này bạn có trách nhiệm phải thông tin đến Thừa phát lại địa điểm, thời gian,... để đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.

Thường thì việc lập vi bằng sẽ do chính Thừa phát lại trực tiếp thực hiện. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, thư ký nghiệp vụ của Thừa phát lại cũng có thể hỗ trợ hoặc đứng ra lập vi bằng hộ. Nếu xét dưới góc độ pháp lý thì vi bằng do thư ký nghiệp vụ lập hộ vẫn phải do Thừa phát lại đứng tên chịu trách nhiệm.

Nếu là trường hợp thư ký nghiệp vụ lập vi bằng thì về nguyên tắc người này lập ra văn bản, in sao hoặc thu thập tài liệu dưới sự chứng kiến hoặc giám sát của Thừa phát lại. Như vậy, các Thừa phát lại sẽ chỉ ký vào các vi bằng do bản thân mình kiểm soát sự chính xác và hợp pháp.

Khi lập vi bằng, các Thừa phát lại sẽ sao thành 03 bản có giá trị tương đương nhau. Một bản sẽ được giao cho khách hàng (người yêu cầu lập vi bằng). Một bản gửi đến Sở Tư pháp hoặc Phòng Tư pháp thuộc tỉnh/thành phố nơi có chế định Thừa phát lại và một bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định.

Nếu vi bằng có sai sót về việc in ấn hoặc đánh máy thì Thừa phát lại có thể sửa lỗi này bằng văn bản có chữ ký của bản thân và đóng dấu của văn phòng.

Khi đã giao vi bằng đến tay khách hàng, thư ký nghiệp vụ sẽ lấy chữ ký xác nhận của khách vào sổ bàn giao vi bằng để thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.

Khách hàng cũng đồng thời phải thanh toán theo các thỏa thuận đã ghi trong vi bằng cùng các chi phí phát sinh khác.

Trong trường hợp khách hàng cần bản sao của vi bằng thì có thể đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu Văn phòng Thừa phát lại cung cấp bản sao này. Bản sao sẽ được thực hiện tại Văn phòng và có đóng dấu bản sao đầy đủ. Hồ sơ vi bằng gốc cần bổ sung thêm văn bản lưu lại sự việc cấp bản sao này mới đúng quy định.

Theo quy định thì Thừa phát lại sẽ hoàn thành các mẫu vi bằng tại một trong hai địa điểm sau:

- Tại Văn phòng Thừa phát lại: Đây là nơi mà đại đa số các văn bản vi bằng được thành lập.

- Tại nơi mà đương sự yêu cầu: Vi bằng chỉ được thực hiện tại địa điểm khác ngoài Văn phòng Thừa phát lại đối với các trường hợp cần người lập vi bằng phải trực tiếp chứng kiến. Khi lập vi bằng tại địa điểm đương sự yêu cầu, các Thừa phát lại cũng có quyền mời thêm người làm chứng hoặc người có chuyên môn cố vấn và hỗ trợ thủ tục lập vi bằng.

Chi phí lập vi bằng là bao nhiêu?

Chi phí lập vi bằng là khoản thu mà đương sự (người yêu cầu) phải có nghĩa vụ phải thanh toán cho Thừa phát lại. Phần chi phí này thường được thỏa thuận trực tiếp giữa Thừa phát lại và đương sự chứ không có quy định cụ thể của Nhà nước. Tuy nhiên, Nhà nước vẫn quản lý bằng cách đưa ra mức khung trần chi phí có thể thu của công dân đối với từng công việc cụ thể.

Các Thừa phát lại cũng có thể thỏa thuận thêm với đương sự để đương sự hỗ trợ thanh toán các chi phí đi lại, vận chuyển hồ sơ hoặc phí bồi dưỡng (nếu có) cho nhân chứng,...

Theo Nghị quyết số 36/2012/QH13 ngày 23/11/2012 của Quốc hội thì các Văn phòng Thừa phát lại có nhiệm vụ niêm yết công khai khung giá về chi phí lập vi bằng nói chung. Nếu chưa đưa ra mức giá cụ thể thì cần xác định rõ mức giá tối đa, mức giá tối thiểu và nguyên tắc tính để đương sự dễ dàng làm việc.

3. Các trường hợp lập vi bằng và không lập vi bằng là gì?

Điều 28 Nghị định 61/2009/NĐ-CP đã quy định rõ về vai trò cũng như giá trị của văn bản vi bằng. Văn bản này được đánh giá cao hơn cả nhân chứng trong nhiều trường hợp pháp lý. Tuy nhiên, đây được coi là tài liệu đặc thù, nó chỉ có giá trị khi chúng ta sử dụng đúng cách, đúng mục đích. Sau đây là các trường hợp phổ biến mà chúng ta có thể tiến hành lập vi bằng hoặc không lập vi bằng.

Các trường hợp có thể lập vi bằng là gì?

Bạn nên thực hiện lập vi bằng để đảm bảo lợi ích của bản thân trong các trường hợp dưới đây:

- Doanh nghiệp hoặc tổ chức hoặc cá nhân đang tiến hành xây dựng một công trình hợp pháp nhưng bị ảnh hưởng bởi công trình bên cạnh. Lúc này đại diện của bên xây dựng có thể yêu cầu Thừa phát lại hỗ trợ lập vi bằng để chứng thực vấn đề trên và bảo vệ quyền lợi trong tương lai cho công trình của mình.

- Nếu bạn là chủ đầu tư công trình và khi được bàn giao công trình thấy chất lượng thi công yếu, kém, kết quả nghiệm thu không chính xác thì bạn cũng nên thực hiện lập vi bằng. Tất cả các hiện tượng nứt, xuống cấp hoặc hư hại của công trình có thể được bồi thường nếu có vi bằng xác nhận.

- Các hành vi có liên quan đến việc tranh chấp tài sản hoặc các hành động có ý nghĩa tiêu cực như đe dọa, phá hoại đều có thể được lập thành vi bằng. Đây sẽ là cơ sở giải quyết vấn đề về sau.

- Doanh nghiệp đang thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật nhưng bị cơ quan có thẩm quyền từ chối yêu cầu hợp pháp nào đó cũng có thể yêu cầu lập vi bằng.

Các trường hợp không lập vi bằng là gì?

Rõ ràng không phải trường hợp nào cũng có thể ứng dụng vi bằng để giải quyết vấn đề. Thậm chí dù bạn có cố tình lập vi bằng thì văn bản này cũng không có ý nghĩa pháp lý. Vậy trường hợp không lập vi bằng là gì?

- Không lập vi bằng nếu các cá nhân hoặc tổ chức có liên quan đến Khoản 3 Điều 6 Nghị định 61/2009.

- Vi bằng sẽ không được tiến hành lập nếu chủ thể yêu cầu là người có vi phạm an ninh quốc phòng. Các văn bản vi bằng có nội dung xâm phạm đến vấn đề tuyệt mật, bí mật của Đảng, Nhà nước hoặc có liên quan đến khu vực quân sự, khu vực cấm của Nhà nước cũng không được thành lập.

- Nhà nước cũng quy định không được tiến hành vi bằng để chứng nhận tính xác thực hoặc hợp pháp của các hợp đồng.

- Thừa phát lại không thể lập vi bằng đối với các trường hợp cán bộ, công chức nhà nước đang thi hành công vụ. Nếu là trường hợp cán bộ, công chức phối hợp phát hiện sai phạm nghiêm trọng của đồng nghiệp và yêu cầu lập vi bằng để thực hiện nhiệm vụ có liên quan theo sự chỉ đạo của cấp trên thì có thể lập vi bằng được.

4. Giá trị pháp lý của vi bằng mua bán nhà đất

Điều 25 Nghị định 61/2006/NĐ-CP cùng Khoản 8 Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP thì một Thừa phát lại có quyền lập vi bằng nếu đương sự có yêu cầu. Tuy nhiên không phải sự kiện, hành vi nào cũng có thể lập thành vi bằng. Pháp luật cũng đồng thời quy định Thừa phát lại không tiến hành lập vi bằng với các yêu cầu sau:

- Đương sự yêu cầu Thừa phát lại thực hiện các công việc có giá trị pháp lý tương đương công chứng hoặc các hành vi thuộc chuyên môn của tổ chức hành nghề công chứng.

- Đương sự yêu cầu lập vi bằng với các sự kiện, sự việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban Nhân dân các cấp.

- Một số trường hợp đặc biệt khác không thỏa mãn quy định chung của Pháp luật.

- Việc sử dụng vi bằng để mua bán nhà đất thuộc trường hợp Thừa phát lại không có thẩm quyền lập vi bằng nói trên.

Bạn có thể căn cứ vào Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai sửa đổi 2013 cũng như Khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014. Theo đó, hai bộ luật trên quy định việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (vẫn được gọi tắt và mua bán nhà đất) cần được công chứng hoặc chứng thực. Hợp đồng giao dịch bất động sản chỉ được tính là có hiệu lực từ lúc công chứng, chứng thực thành công.

Tóm lại, dù bạn hiểu lập vi bằng là gì thì văn bản này cũng không thể linh động áp dụng đối với trường hợp mua bán, giao dịch nhà đất. Nếu nhà đất được mua bán thông qua vi bằng thì bị coi là trái Pháp luật và tất nhiên vi bằng sẽ không có giá trị pháp lý.

5. Vi bằng mua bán nhà đất có rủi ro gì?

Theo Điều 122 và Khoản 2 Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 thì các hợp đồng giao dịch bất động sản, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất bằng vi bằng sẽ bị vô hiệu. Nếu bạn vẫn cố tình sử dụng hình thức này thì các rủi ro phát sinh trực tiếp liên quan đến lập vi bằng là gì?

Mua phải nhà thuộc diện thế chấp:

Vì vi bằng mua nhà đất không được Pháp luật công nhận và bảo hộ nên nếu không may bạn mua phải nhà đất đang bị chủ cũ thế chấp tại Ngân hàng thì khả năng cao là bạn sẽ bị mất trắng tài sản của mình. Lúc này bạn buộc phải chấp nhận thanh toán thêm khoản nợ tại Ngân hàng hoặc để Ngân hàng thu hồi căn nhà.

Mua phải nhà đã bị bán cho nhiều người:

Do việc bán nhà của chủ cũ không có cơ quan nào công chứng, chứng thực nên văn phòng quản lý đất đai của địa phương rất khó kiểm soát sự việc. Nếu không may bạn mua phải nhà đất đã bị bán cho nhiều người khác thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải tranh chấp tài sản đó với họ.

Mua phải nhà của những người đi thuê:

Việc làm giả giấy tờ đất đai hiện nay khá dễ dàng và nếu không đến các văn phòng công chứng hoặc văn phòng quản lý đất đai tại địa phương thì rất khó để có thể xác minh chúng là thật hay giả. Lợi dụng sơ hở này cũng như lòng tin của người mua, rất nhiều người đã thuê nhà nguyên căn rồi rao bán, sau khi chốt được hợp đồng với giá hời họ sẽ ôm tiền và bỏ chạy. Lúc này người thiệt nhất sẽ chính là người mua.

Trên đây Batdongsan.com.vn đã cung cấp các thông tin nhằm giúp độc giả nắm được lập vi bằng là gì, các quy trình, thủ tục lập vi bằng nói chung và đặc biệt là vấn đề lập vi bằng trong giao dịch bất động sản. Nếu bạn là một nhà đầu tư bất động sản thì cần hết sức thận trọng với loại văn bản này. Hãy mua bán nhà đất theo đúng thủ tục do Nhà nước ban hành để đảm bảo lợi ích hợp pháp.