Khi việc giao lưu với đồng nghiệp trở thành 'cơn ác mộng'

Cụm từ xây dựng đội nhóm (team building) vốn đã khiến mọi người phát sợ trong thời gian bình thường, nhưng trong thời đại dịch, chúng có nghĩa là phải dành thêm nhiều giờ ngồi trước màn hình Zoom.

Một nhóm đồng nghiệp ngồi thành hai hàng, cánh tay dang rộng, chờ chụp lấy đồng nghiệp. Họ đang chơi trò xây dựng lòng tin, và có một người đang đứng run lập cập ở rìa bệ gỗ cao.

"Tôi sẽ làm đầu tiên," anh nói, nghe có vẻ tự tin hơn hẳn so với vẻ bề ngoài. Không có gì xảy ra cả. "Tôi có thể nhờ các bạn… các bạn sẽ chụp được tôi chứ?" Anh nửa đùa, nửa khẩn thiết. Ồ, yeah, họ cùng nhau lầm bầm.

Cuối cùng, anh gạt bỏ tâm trạng hồ nghi. Cơ thể rắn rỏi của anh rớt xuống vòng tay họ.

Khi anh rơi xuống, rõ ràng là mọi chuyện không diễn ra như kế hoạch.

Những tiếng thét khủng khiếp vang lên. Kết cấu chặt chẽ bắt đầu tan rã. Một phụ nữ đứng ở đầu hàng nhảy qua một bên, có lẽ vì nhận ra cô không muốn là người duy nhất đỡ anh khỏi rơi xuống. Anh rớt xuống, đầu chạm đất trước. Hoạt động đội nhóm thật tuyệt vời, các bạn ạ!

Tất nhiên, đây là tình huống tồi tệ nhất trong "hoạt động xây dựng đội nhóm". Nhưng cụm từ này đã gây sợ hãi và giận dữ với nhiều người - hoạt động ngoài trời trọn vẹn, những trò chơi đòi hỏi bạn phải thô bạo với đồng nghiệp về thể chất, những hồi ức phũ phàng về khoảnh khắc đáng xấu hổ nhất từ thời thơ ấu, từ ngày thi đấu thể thao ở trường đến những vòng trò chơi "Hai lời nói thật một lời nói dối", vốn cuối cùng sẽ luôn xúc phạm người nào đó.

Một số trong những hoạt động xây dựng đội nhóm đáng tởm nhất gồm có những trò cũ từ thời thập niên 1990 như cú ngã niềm tin, các bài kiểm tra tính cách ngụy khoa học và trò trêu đùa tâm trí.

Một ví dụ là trò chơi xếp hình nổi tiếng gà và cáo, thực ra là trò chơi có từ tận thời Trung Cổ.

Trò này trở nên bất diệt vì loạt phim truyền hình của Anh có tên The Office: một nông dân cần đưa một con cáo, một con gà và một túi ngũ cốc từ bên này sông sang kia sông, nhưng chiếc thuyền của ông chỉ có thể chở một thứ mỗi lần. Bằng cách nào ông có thể thực hiện điều này mà không để con gà bị ăn thịt mất hoặc túi ngũ cốc hết sạch? Hãy trả lời câu hỏi trên.

Những trò tương tự thời hiện đại có vẻ cũng chẳng khá gì hơn.

Có những trò kỳ quái như trò chơi cầu trượt đã trở thành hoạt động đội nhóm phổ biến, và có người nói ông tham gia cuộc đua xe nâng hàng trong hoạt động đội nhóm ở công ty. Kế đến là quái dị: nhà tắm kiểu Nga - là nhà tắm khỏa thân - tự quảng cáo là nơi thích hợp cho nhóm đồng nghiệp.

Và một số hoạt động rõ ràng là nguy hiểm: có ai thử bịt mắt lái xe chưa? Nếu như bạn thực sự kém may mắn, thì hoạt động xây dựng đội nhóm có thể là dịp hiếm hoi để những đồng nghiệp cực kỳ hướng ngoại khoe khoang kỹ năng ngẫu hứng của họ.

Còn gì có thể kém vui hơn thế? Đúng vậy, kết quả là vậy đó.

Giữa thời đại dịch, các công ty càng lúc càng cần tìm cách buộc nhóm làm việc tập trung và duy trì sự gắn kết; đến tháng Ba, nhiều người ở Anh đã làm việc từ nhà trọn một năm dài. Vì vậy khi mọi thứ chuyển qua môi trường trên mạng, cả đi bộ khám phá thiên nhiên lẫn đi cắt tóc, thì hoạt động xây dựng đội nhóm cũng theo xu hướng đó.

Nhưng đi kèm với nó là nhiều vấn đề.

Trước đây, lẽ thường là khi có những hoạt động này chí ít cũng sẽ kèm theo một ngày nghỉ làm hoặc một cuối tuần đi chơi xa, giờ đây hoạt động xây dựng động nhóm kéo theo hệ quả là bạn phải ngồi nhiều giờ hơn tại bàn làm việc, gắn chặt vào màn hình máy tính.

Trong khi hàng triệu người phải chiến đấu chống lại cơn mệt mỏi vì xài ứng dụng Zoom - thì tréo ngoe là - giờ đây họ phải ngồi làm việc kéo dài hơn trước đây, và hoạt động xây dựng đội nhóm trên mạng thậm chí còn khổ sở hơn hoạt động ngoài đời thật. Và hẳn nhiên nó cũng đầy thiếu sót.

Hoạt động thể chất giúp mọi người gắn bó hơn

Kieron Bowen, giám đốc bán hàng tại công ty Eventurous, một công ty chuyên tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp và hoạt động xây dựng đội nhóm có trụ sở ở Anh Quốc, cho biết đại dịch đã gây ra tác động rất lớn đến hoạt động mà họ cung cấp.

Thông thường, doanh nghiệp dựa vào việc cung cấp trải nghiệm như đi tìm kho báu dựa trên vị trí GPS, thử thách vượt qua mê cung và đua xe hơi trọng lực (một trò đua xe sử dụng năng lượng từ trọng lực, phổ biến ở Mỹ).

"Chúng là thử thách mà các nhóm cùng nhau giải quyết ở khía cạnh thể chất," ông chia sẻ. Một số hoạt động của họ rõ ràng hướng đế việc khiến đồng nghiệp gắn bó với nhau, như bài kiểm tra tâm lý cổ điển, nhưng một số khác sử dụng phương pháp có ít cấu trúc và thiên về tự nhiên hơn, ví dụ như khuyến khích cả nhóm làm việc cùng nhau trong môi trường có tính cạnh tranh với khoảng thời gian giới hạn.

Từ khi có đại dịch Covid-19, công ty đã buộc phải tập trung hơn vào hoạt động có thể thực hiện qua ứng dụng hội họp bằng video, như trò chơi phòng đào tẩu.

Trong những sự kiện tổ chức trực tuyến này, công ty bắt đầu với một câu chuyện nền - "để có thêm vào chút cảm xúc và hiệu ứng sân khấu," Bowen giải thích - và sau đó người tham gia thử thách sẽ giải một loạt câu đố cần lời giải trong khoảng thời gian nhất định.

Nhưng ta khó mà đạt được sự gắn kết tương tự khi ta không ở cạnh nhau ngoài đời thật; trong không gian ảo, có ít khả năng cho những điều bất ngờ hay khó chịu xảy ra - những điều mà bạn có thể nhớ lại sau này để cười với nhau. Và điều đó có nghĩa là hoạt động khó có khả năng mà rèn luyện ý thức đoàn kết.

Một nghiên cứu năm 2018 cho thấy những nhóm ăn ớt sống hoặc thực hiện động tác tập squat (đứng lên, ngồi xuống liên tục) khi đứng sát tường - là thử thách gây đau đớn - có được sự ủng hộ giữa đồng đội và gia tăng sự sáng tạo của cả nhóm hơn, so với nhóm những người chỉ được yêu cầu ăn kẹo cứng hay đứng thăng bằng trên một chân.

Vì vậy, những trò vui nhìn có vẻ như kiểu trẻ con lại có thể đem lại cơ hội cho nhóm cùng trải qua sự khó khăn chung và từ đó tăng cường sự kết nối, ví dụ như cùng khổ sở vượt qua thời tiết khó khăn, hoặc thậm chí trải nghiệm sự thất bại của hoạt động đội nhóm như khiến một đồng nghiệp rớt đập đầu xuống đất (dù ta không nên chơi trò này).

Khi "vui chơi" chẳng khác gì đi làm

Người ta cho rằng hoạt động xây dựng đội nhóm hiệu quả cần hai yếu tố.

Một là sự thay đổi khung cảnh, khiến cho những hoạt động này giống như kỳ nghỉ và không có vẻ như là một ngày bình thường phải đi làm.

Thứ hai là sự thể hiện cho thấy công ty thành thật quan tâm tới hạnh phúc của bạn - và có lẽ cảm giác này chính là mục đích của nhiệm vụ.

Các nguyên tắc trên là do một nhà nghiên cứu nổi tiếng sáng tạo ra ý tưởng này đưa ra.

Elton Mayo là nhà tâm lý học người Úc làm việc ở Bang Illinois. Ông tiến hành nghiên cứu tại hãng điện lực Western Electric Company vào thập niên 1920 và 1930.

Ông nghi ngờ rằng sự mỏi mệt và đơn điệu có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của công nhân, và tự hỏi liệu có thể hay đổi gì để giảm thiểu điều đó. Để tìm ra, ông thiết lập một phòng thí nghiệm tại công ty, và dành nhiều năm đưa những công nhân thành nhóm nhỏ để tìm hiểu tác động trong những điều kiện khác nhau, từ ánh sáng đến các khoảng thời gian nghỉ.

Khi Mayo phân tích kết quả nghiên cứu, ông nhận thấy một điều đáng kinh ngạc: Dù ông có làm gì, thì năng suất của công nhân cũng đều được cải thiện. Quan trọng là, Mayo nhận ra rằng người tham dự phản ứng với việc ông thay đổi môi trường cho họ, chỉ có vậy thôi - còn thay đổi đó là gì thì cũng không quan trọng lắm.

Thay vào đó, lợi ích mà ông thấy là họ vui đùa khi được tham gia nghiên cứu, điều đó khiến họ cảm thấy đặc biệt, như thể công ty đang cố gắng thay đổi vì lợi ích của nhân viên - dù trong thực tế, họ chỉ nhắm vào việc tối ưu hóa năng suất lao động. Và quan trọng nhất là, thí nghiệm đem lại cho đồng nghiệp cảm giác được chia sẻ cùng một danh tính và có cơ hội tương tác với nhau.

Nhưng hoạt động xây dựng đội nhóm trên mạng rõ ràng là không thành công trên bất cứ nguyên lý trung tâm nào mà Mayo tìm ra.

Đầu tiên, người ta gần như không thể nào có sự chú ý đặc biệt hơn trong cuộc điện thoại theo nhóm, chẳng thể nào làm mọi người thấy được là họ quan trọng. Và nếu bạn đang tham dự hội thảo xây dựng đội nhóm qua video từ cùng vị trí nơi bạn vẫn ngồi họp, thì khó mà được cảm giác thay đổi môi trường.

Bowen đồng ý rằng quan trọng là hoạt động xây dựng đội nhóm không nên khiến người ta cảm thấy như thể đang phải đi làm - và thậm chí ông thừa nhận rằng "rất khó để làm được điều đó trong không gian ảo."

Toàn bộ ý tưởng đều gây tranh cãiCó trường phái tư duy khác cho rằng hoạt động đội nhóm ảo không phải vấn đề - mà là toàn bộ ý tưởng về những hoạt động này có thiếu sót nghiêm trọng.

Một số chuyên gia nghi ngờ tính hiệu quả của bất cứ hoạt động xây dựng đội nhóm "vui vẻ" nào mà không có liên hệ chặt chẽ với công việc của nhóm tại công ty.

Bill Critchley, nhà tâm lý học trong công sở làm việc tại London cho biết có bằng chứng cho thấy trong "sự phát triển mô phỏng", như trò chơi cú ngã niềm tin, thì tác dụng mà nó tạo ra ở khu rừng lại không có khi trò chơi được chuyển vào thực hiện trong phòng họp.

Vì vậy, tham dự cuộc đua xe nâng hàng với đồng nghiệp hoặc xem đồng nghiệp pha cocktail trước máy quay có thể giúp bạn tăng cường sự gắn kết trong khoảnh khắc đó - nhưng trừ phi bạn làm việc trong một khu công nghiệp nếu bạn không tình cờ làm việc trong khu công nghiệp hay quầy bar, thì những trải nghiệm đó không hẳn sẽ có ích cho bạn sau này.

Critchley giải thích rằng sự gắn kết trong nhóm vốn dĩ gắn chặt với hoàn cảnh nơi sự gắn bó xảy ra. Khi bạn trở lại bàn làm việc ngày hôm sau, bản chất phức tạp và chính trị trong văn phòng sẽ khiến mọi người "quay trở lại với cách hành xử thông thường".

Critchley lấy ví dụ một "công ty bán lẻ" lớn mà ông từng làm việc với. "Họ có một số ngày rời công sở và họ thực sự tiến bộ rất nhanh," ông nói, và dẫn giải khả năng họ có thể làm việc cùng nhau, trao đổi và giải quyết vấn đề lớn. "Tôi nghĩ chúng tôi đã xong việc. Sau đó tôi đi và tham dự một trong những cuộc họp hàng ngày…" Trong bối cảnh thông thường, họ trở lại nhịp thông thường trước đó. "Tất cả họ dường như đều nhướn mày và nói, "Vâng, chúng tôi biết, Bill, chúng tôi sẽ làm lại.'"

Ở những nơi có hoạt động, Critchley thường làm việc bằng cách gặp một thành viên của nhóm để tìm hiểu xem vấn đề của họ là gì và chúng xuất phát từ đâu. Sau đó ông gặp họ một ngày để quan sát thực tế mà họ trải qua, và phát triển cách để giúp họ thực hiện công việc khác đi. Cuối cùng, ông theo dõi để xem mọi người có giữ lời hứa không.

Tuy nhiên, tổ chức được việc này một cách tinh tế trong môi trường ảo thì khó khăn hơn, ngay cả khi bên tổ chức là công ty cung cấp dịch vụ xây dựng đội nhóm chuyên nghiệp.

"Đúng là nên tránh," Critchley cho biết khi được hỏi về hoạt động trên mạng. "Vì con người ta cảm thấy hiểu nhau hơn, chia sẻ với nhau hơn về mặt thể chất khi ở trong một căn phòng, đó là cách mà sự cảm thông diễn ra - ít nhất là họ có thể cảm thấy họ sẽ ảnh hưởng đến người khác ra sao. Khía cạnh quan trọng đó bị mất đi trong môi trường trên mạng."

Ngừng trò chơi mạo hiểm kỳ quặc

Vậy có phải hoạt động xây dựng đội nhóm trên mạng là hoàn toàn vô nghĩa?

Bowen rằng những hoạt động như vậy vẫn có vị trí, miễn là doanh nghiệp cảm thấy họ đang thực hiện mục tiêu, và họ có thể tìm được cách khiến cho các hoạt động đó thực sự vui vẻ.

"Chúng tôi biết hoạt động trên mạng không hoàn toàn giống sự kiện gặp nhau trực tiếp, và khách hàng của chúng tôi cũng vậy," Bowen giải thích. "Tôi nghĩ khi tình hình cho phép, các lệnh hạn chế được nới lỏng, thì đa số khách hàng vẫn sẽ quay lại với sự kiện và các ngày hoạt động trực tiếp ngoài công sở."

Trong lúc này thì thách thức ở đây là phải mô phỏng được trải nghiệm thực tế, cảm xúc của ngày công ty cùng đi xây dựng đội nhóm, đến sự dễ chịu của phòng làm việc tại nhà.

"Chúng tôi tổ chức các lớp học làm cocktail và lớp nấu ăn trên mạng," Bowen chia sẻ. "Chúng tôi gửi một số dụng cụ và vật tư để trong hộp đến cho người tham gia trước khi sự kiện, và sau đó chúng tôi thiết lập phòng quay và quay trực tiếp sự kiện với thợ bánh, người làm chocolate hoặc người pha chế." Điều này có thể lý giải vì sao tiệc sinh nhật trên Zoom và các bài giảng khiến việc cả ngày phải ngồi tại bàn làm việc của bạn không được như kỳ vọng.

Thế còn Critchley thì không hoàn toàn tự tin. "Không mấy ai nói cho bạn nghe điều này, nhưng sự thật hơi khó nghe, đó là không có nhiều bài tập phát triển đội nhóm thực sự có kết quả," Critchley nói. "Rất nhiều người điều phối thích bày ra các bài tập phức tạp, và mọi người cũng thích vì họ cảm thấy như đang làm gì đó, nhưng tôi e là chúng không có tác dụng."

Dù bạn có theo phe nào, thì có lẽ có một phần tích cực mà tất cả chúng ta có thể đồng ý: đó là không có ai muốn tin tưởng là đồng nghiệp sẽ đỡ được mình một cách ổn thoả khi mình thực hiện một cú ngã từ trên cao xuống.