Hóa đơn điện tử khi có sai sót xử lý thế nào?

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều tiện ích, tuy nhiên, cho đến nay, không ít doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ các tiện ích và nắm vững các quy định, hướng dẫn nên còn gặp vướng mắc. Trong đó, có vấn đề xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót.

Theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC, người bán phát hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Nếu HĐĐT đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn.

Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy HĐĐT và lập HĐĐT mới thay thế.

Nếu cơ quan thuế phát hiện HĐĐT có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy HĐĐT có sai sót và lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Nếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Khi phát hiện có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót phải có dùng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn... số hóa đơn... ngày... tháng... năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua.

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử là có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Sau khi nhận dữ liệu HĐĐT, cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót.

Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (nếu có).

Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn đã lập thì người bán lập hóa đơn mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Nếu không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

HĐĐT là loại hóa đơn mới được áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay, thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý, lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn và mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn. Tuy nhiên, để tận dụng tốt các tiện ích của HĐĐT, doanh nghiệp cần phải nắ rõ các quy định, hướng dẫn vận dụng vào thực tiễn sử dụng.