Hà Nội quyết giảm mạnh hồ sơ giấy

Không chỉ hướng tới mục tiêu cắt giảm 87,5 tỷ đồng chi phí vận hành, nền tảng dùng chung này được kỳ vọng sẽ phá vỡ rào cản địa lý, thiết lập một môi trường giao dịch công khai và minh bạch theo thời gian thực.

Mỗi năm, các cơ quan quản lý và cộng đồng doanh nghiệp tại Hà Nội phát sinh hàng chục triệu văn bản phục vụ hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh và giải quyết thủ tục hành chính. Tuy nhiên, một phần đáng kể trong số đó vẫn đang được xử lý theo phương thức truyền thống, phụ thuộc vào giấy tờ, in ấn và chuyển phát.

Theo thống kê, mỗi năm các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố phát hành khoảng 5 triệu văn bản gửi tới doanh nghiệp và tổ chức. Ở chiều ngược lại, khối doanh nghiệp và các tổ chức ngoài khu vực doanh nghiệp gửi tới cơ quan quản lý khoảng 20 triệu văn bản.

Dù chuyển đổi số đã được thúc đẩy trong nhiều năm qua, hiện vẫn còn khoảng 7 triệu văn bản được xử lý hoàn toàn bằng hồ sơ giấy, chưa áp dụng chữ ký số. Điều này khiến quá trình xử lý công việc phải trải qua nhiều công đoạn như in ấn, ký duyệt, đóng dấu, chuyển phát, tiếp nhận, số hóa và lưu trữ.

Theo đơn vị xây dựng đề án, một văn bản điện tử chỉ mất khoảng 10-15 phút để hoàn tất quy trình xử lý, trong khi văn bản giấy cần tới 50-60 phút. Với khoảng 7 triệu văn bản giấy mỗi năm, lượng giấy sử dụng ước tính gần 35 triệu trang, tạo ra chi phí rất lớn cho cả cơ quan quản lý lẫn doanh nghiệp.

Trước thực trạng đó, Hà Nội đang triển khai Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố.

Thông qua nền tảng này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản, xác thực bằng chữ ký số, gửi văn bản trực tuyến và nhận phản hồi hoàn toàn trên môi trường điện tử. Các cơ quan nhà nước cũng có thể phát hành văn bản, gửi thông báo và xử lý hồ sơ thông qua cùng một hệ thống thống nhất.

Theo tính toán, việc thay thế phần lớn văn bản giấy bằng văn bản điện tử có thể giúp loại bỏ đáng kể chi phí in ấn, sao lưu, lưu kho và chuyển phát. Với chi phí giấy in bình quân khoảng 500 đồng mỗi trang cùng phí chuyển phát khoảng 10.000 đồng cho mỗi văn bản, tổng chi phí tiết kiệm được ước tính lên tới 87,5 tỷ đồng mỗi năm.

Không chỉ mang lại lợi ích tài chính, hệ thống còn được kỳ vọng giúp giảm đáng kể thời gian lao động xã hội. Hiện nay, một văn bản giấy có thể mất khoảng 4 giờ cho toàn bộ quy trình từ xử lý đến luân chuyển. Với khối lượng hàng triệu văn bản mỗi năm, tổng thời gian dành cho các công việc hành chính liên quan được ước tính lên tới khoảng 28 triệu giờ.

Hệ thống mới cho phép gửi nhận văn bản 24/7, không phụ thuộc vào vị trí địa lý hay thời gian làm việc hành chính. Toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và phản hồi được theo dõi theo thời gian thực, giúp nâng cao tính minh bạch và khả năng giám sát.

Bên cạnh đó, việc áp dụng chữ ký số, cơ chế phân quyền truy cập và mã hóa dữ liệu cũng góp phần bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử, đồng thời giảm nguy cơ thất lạc hoặc sai sót trong quá trình xử lý.

Theo định hướng của thành phố, hệ thống sẽ được xây dựng theo mô hình dùng chung và kết nối trực tiếp với các nền tảng quản lý văn bản hiện có. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong lộ trình hình thành môi trường giao dịch không giấy tờ, thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện trong khu vực công và cộng đồng doanh nghiệp.