Giải bài toán tổ chức ĐHĐCĐ 2020 giữa mùa dịch Covid-19

Dịch Covid-19 kéo dài đang đặt ra một bài toán hóc búa với các doanh nghiệp trên sàn chứng khoán. Làm sao để tổ chức đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) vừa đáp ứng các yêu cầu của một cuộc đại hội, vừa đảm bảo yêu cầu phòng chống dịch hiện tại.

Tiến triển kéo dài từ sau Tết Nguyên đán, dịch virus corona (Covid-19) đang ngày càng lan rộng và tác động tới nhiều mặt của đời sống.

Với sức lây lan có thể nói là khủng khiếp, dịch Covid-19 trở thành mối lo ngại lớn. Trong bối cảnh này nhiều biện pháp phòng chống dịch đã được đưa ra nhằm kìm hãm sự lây lan của virus.

Trước tình hình này, các doanh nghiệp trên sàn chứng khoán cũng không bàng quan đứng ngoài công cuộc toàn dân chống dịch. Không ít doanh nghiệp trên sàn đã hoãn, gia hạn tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2020, trong đó có cả các ông lớn như FPT Retail, SSI, Sabeco, MBB, Eximbank, Thế giới Di động…. Có công ty gia hạn tới cuối tháng 6, thời hạn tối đa để tổ chức đại hội theo Luật Doanh nghiệp 2014.

Tuy vậy, đây chỉ là biện pháp tạm thời nếu tình hình còn tiếp tục kéo dài thì doanh nghiệp phải tìm ra phương án tối ưu để có thể tổ chức cuộc họp. Bởi cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên là một trong những sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp cổ phần. Đây là dịp để cổ đông thực hiện quyền và nghĩa vụ sở hữu doanh nghiệp. Tại đại hội, cổ đông của doanh nghiệp có thể gặp mặt và nghe ban lãnh đạo của công ty trình bàyvề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như đặt câu hỏi và thảo luận về tình hình của doanh nghiệp. Từ việc hiểu về doanh nghiệp, cổ đông mới có thể quyết định có tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp. Do vậy, khó có thể mà bỏ tổ chức ĐHĐCĐ dù dịch bệnh vẫn đang căng thẳng.

Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp phải chu toàn ĐHĐCĐ như thế nào để vừa đáp ứng tổ chức, đảm bảo các yêu cầu của một cuộc đại hội, vừa đảm bảo yêu cầu phòng chống dịch hiện tại.

Liên quan tới việc tổ chức ĐHĐCĐ, Hiệp hội Kinh doanh Chứng khoán (VASB) đã gợi ý doanh nghiệp thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Tuy nhiên nhược điểm của cách thức này là không có phần tương tác giữa cổ đông và ban lãnh đạo công ty cũng như một số hạn chế về nội dung lấy ý kiến.

Sở Giao dịch Chứng khoán TP.HCM cho biết đã trao đổi, phối hợp với Ủy ban chứng khoán Việt Nam (UBCKVN) để đưa ra khuyến cáo cũng như hướng dẫn cho các doanh nghiệp.

Mới đây, UBCKVN đã ra Công văn 1916 hướng dẫn doanh nghiệp có thể lựa chọn cách thức tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến để các cổ đông tham dự và biểu quyết tại ĐHĐCĐ thông qua họp trực tuyến. Như vậy, phương thức tổ chức đại hội trực tuyến được xem là một giải pháp trong bối cảnh hiện tại.

Hiện tại có hai hình thức có thể đáp ứng nhu cầu họp ĐHĐCĐ trực tuyến là e-voting và e-meeting.

Với e-voting, cổ đông đưa ra ý kiến của mình là đồng ý hay không đồng ý với từng vấn đề của doanh nghiệp. Đây là dịch vụ đã được Trung tâm lưu ký chứng khoán (VSD) cung cấp.

Còn đối với e-meeting, hình thức này cho phép cổ đông có thể nêu ý kiến, quan điểm với doanh nghiệp và ngược lại ngay tại ĐHĐCĐ trực tuyến. Dịch vụ này được VSD cho biết sẽ sớm cung cấp trong thời gian tới khi có nhiều tổ chức phát hành/quỹ đầu tư có nhu cầu.

Chia sẻ với báo chí, Ông Nguyễn Sơn, Chủ tịch Hội đồng quản trị Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam (VSD) đánh giá việc bỏ phiếu điện tử giúp tăng khả năng thành công của ĐHĐCĐ, giúp tiết kiệm chi phí tổ chức đại hội, chi phí quản lý, đi lại…, cũng như giúp tổ chức phát hành có được kết quả nhanh, chính xác và làm tăng vị thế của tổ chức phát hành, nhất là ở góc độ quản trị doanh nghiệp.

Tuy vậy, không nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức bỏ phiếu điện tử. Theo quan điểm của ông Sơn, có thể là do đặc thù quản trị của từng công ty nên tổ chức phát hành có tâm lý ngại thay đổi, vẫn muốn duy trì hình thức bỏ phiếu truyền thống, vì nếu áp dụng e-voting, doanh nghiệp sẽ phải sửa đổi điều lệ công ty cho phép sử dụng hình thức bỏ phiếu này và bổ sung các quy định hướng dẫn liên quan.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp có tâm lý không muốn bên thứ ba can thiệp vào việc tổ chức ĐHĐCĐ, nên chưa lựa chọn sử dụng dịch vụ bỏ phiếu điện tử do bên thứ ba cung cấp.

Theo công văn số 1969/UBCK-GSĐ, trường hợp tổ chức đại hội trực tuyến, Công ty cần rà soát các quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và Quy chế nội bộ về quản trị của Công ty để bảo đảm Công ty có đủ điều kiện tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến theo quy định của pháp luật. Trường hợp Điều lệ hoặc Quy chế nội bộ về quản trị công ty của Công ty chưa có quy định cụ thể về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, đề nghị Hội đồng quản trị công ty xây dựng Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến chi tiết, hoặc bổ sung nội dung này vào Quy chế nội bộ về quản trị công ty để xin ý kiến ĐHĐCĐ thông qua.

Về phía doanh nghiệp, người viết đã có trao đổi về vấn đề này với ông Nguyễn Kim Long – Giám đốc Luật và Kiểm soát Tuân thủ của CTCP Chứng khoán SSI, đơn vị từng được VSD mời tham gia dùng thử hệ thống e-voting khi họ đang chạy thử vào năm 2017. Nhờ hiểu rõ cách vận hành của hệ thống e-voting, SSI vẫn xem e-voting là giải pháp để lựa chọn cho chính SSI và tư vấn cho khách hàng là tổ chức phát hành mỗi mùa họp ĐHĐCĐ. Bên cạnh đó, cũng có một vài giải pháp cho e-meeting, tuy nhiên có lẽ sẽ là lựa chọn cuối cùng do các vấn đề về pháp lý, kỹ thuật và đặc thù của nhà đầu tư trên thị trường.

Theo ông Long, ưu điểm của phương án tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến khá rõ, cổ đông có thể tham dự cuộc họp ở bất kỳ đâu, miễn là có đường truyền internet đủ để kết nối vào hệ thống, tiết kiệm chi phí đi lại. Đối tượng tham dự sẽ nhiều hơn một cuộc họp trực tiếp theo cách thông thường sẽ bảo vệ quyền lợi cổ đông tốt hơn.

Tuy nhiên, ông Long nói thêm, trong tình hình thực tế Việt Nam hiện nay, việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến cũng có một số khó khăn.

Trước hết phải nói đến khung pháp lý, các quy định đặc thù về họp ĐHĐCĐ trực tuyến khá ít. Trong khi đó thì Luật cho phép cổ đông có quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố hủy bỏ Nghị quyết của ĐHĐCĐ nếu “trình tự và thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông không thực hiện đúng theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.” Như vậy là công ty lựa chọn hình thức tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến phải rất thận trọng để có thể tổ chức họp Đại hội đúng luật.

Mặt khác, vấn đề khó khăn tiếp theo có thể kể đến là vấn đề về kỹ thuật, bao gồm lựa chọn giải pháp tổ chức đại hội khả thi, chất lượng đường truyền internet, định danh đúng cổ đông tham dự, bảo đảm các yếu tố bảo mật các phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử… Ngoài ra, còn có thể kể thêm về mức độ sẵn sàng tham gia một cuộc họp trực tuyến của các cổ đông là các nhà đầu tư cá nhân.

Tựu trung lại, việc gấp rút tìm là ra một phương án chu toàn trong giai đoạn này không dễ dàng. Vì vậy mà doanh nghiệp sẽ phải “liệu cơm gắp mắm” tìm hướng giải quyết phù hợp để có thể tổ chức ĐHĐCĐ thành công, cả ở phương diện quyền cổ đông và chống dịch.