DN đối mặt nỗi đau lớn về dữ liệu: Một sai sót nhỏ, chịu tổn thất nặng nề

Ông Lê Hữu Hoàng Gia - Giám đốc công nghệ Công ty Cổ phần Beehexa cho hay, dữ liệu có thể góp phần giúp DN tăng trưởng thần tốc nhưng chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến DN chịu tổn thất nặng nề.

Những nỗi đau về dữ liệu

Ông Lê Hữu Hoàng Gia cho biết, các doanh nghiệp hiện nay đang quản lý dữ liệu trên nhiều hệ thống vận hành khác nhau như ERP, CRM, DMS, POS, các kênh bán hàng trực tuyến… Một số ứng dụng và nền tảng có thể có nhiều tính năng tương đồng nhưng thường khác biệt trong cách quản lý từng loại thông tin. Đáng chú ý, dữ liệu trên các hệ thống này đang bị phân tán.

Khảo sát do Mulesoft thực hiện năm 2022 cho thấy, một doanh nghiệp từ cỡ trung bình trở lên dùng tới khoảng 976 phần mềm. Chỉ khoảng 28% trong đó đã được tích hợp và cũng không có dữ liệu nào khẳng định tính hiệu quả của tất cả kết nối.

“Dữ liệu của doanh nghiệp đang bị phân mảnh ở nhiều nơi”, ông Gia nhấn mạnh.

Trong khi đó, bà Nguyễn Mỹ Linh, Business Development Manager của Sapo Enterprise cho biết, các khách hàng hiện tại của Sapo Enterprise nói riêng và nhiều doanh nghiệp trên thị trường nói chung thường xuyên đối diện với những thách thức về việc đảm bảo có thể thu thập dữ liệu chính xác, kịp thời, chi phí thấp và có tính bảo mật.

“Chúng tôi đã gặp những công ty dù có rất nhiều dữ liệu, nhưng phân mảnh rải rác và họ phải mất tới cả tuần để có được một báo cáo tổng hợp có thể dùng được”, bà Linh nói.

Dữ liệu thiếu đồng nhất về mặt kiến trúc và công nghệ lưu trữ nguồn bởi các hệ thống ứng dụng được phát triển trên các nền tảng khác nhau, dữ liệu thiếu chất lượng bởi việc nhập từ đầu vào của người dùng không đầy đủ, nhất quán… là các vấn đề lớn được ông Ngô Xuân Bằng, Giám đốc quản lý hệ thống thông tin (MIS) của SeedCom chỉ ra.

Bên cạnh đó, an toàn và bảo mật, mất mát.. là vấn đề không mới nhưng vẫn tiềm tàng ẩn chứa rủi ro của sự tấn công từ bên ngoài, sự cố lỗi hỏng hóc phần mềm, dữ liệu hoặc sai sót của nhân sự vận hành dữ liệu.

Thiếu an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp cũng là một vấn đề nhiều doanh nghiệp là khách hàng của Sapo Enterprise gặp phải. Trong đó lỗ hổng nhiều nhất chủ yếu nằm ở con người và quy trình. Khi nhiều doanh nghiệp không có một hệ thống thống nhất, được phân quyền chi tiết và chặt chẽ, nhân viên có thể tự ý xuất file và sử dụng dữ liệu ngoài sự kiểm soát, từ đó ảnh hưởng lớn tới vòng đời, sự chính xác, tính lịch sử và gây nguy cơ rò rỉ, đánh cắp dữ liệu.

Có nhiều nguyên nhân và rào cản dẫn tới các vấn đề về dữ liệu, nổi bật trong đó là sử dụng các hệ thống lỗi thời, không thể tích hợp APIs; không có nguồn nhân lực và quy trình để thu thập, phân tích dữ liệu trực tiếp trên hệ thống; không có nguồn lực cho việc đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.

Bên cạnh đó, quy trình thu thập - xử lý - phân tích dữ liệu còn phân mảnh, có quá nhiều khâu trung gian và có nhiều lỗ hổng. Doanh nghiệp cũng chưa thực sự hiểu được mức độ quan trọng của việc có dữ liệu và báo cáo thời gian thực.

Cẩn trọng trong quản lý dữ liệu

Qua quan sát thực tế, ông Gia cho biết có rất nhiều trường hợp mất mát vì dữ liệu khiến không ít chủ doanh nghiệp đau đầu.

“Sử dụng dữ liệu đúng cách có thể giúp doanh nghiệp tăng trưởng thần tốc nhưng một vài sai sót nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp suy sụp chỉ trong thời gian ngắn”, ông Gia nhấn mạnh.

Dành lời khuyên cho các doanh nghiệp, đại diện Sapo Enterprise nhấn mạnh, cần có tâm thế đúng về dữ liệu và tầm quan trọng của nó với hoạt động kinh doanh, từ đó có những hành động đúng trong sử dụng số liệu. Đó là đặt dữ liệu trong một bức tranh toàn cảnh, nhìn dữ liệu sâu hơn và ở nhiều góc độ khác nhau, luôn cẩn trọng và luôn tham chiếu số liệu, đề cao tính bảo mật và an toàn thông tin.

Còn theo Giám đốc công nghệ của Beehexa, chủ doanh nghiệp có thể hiểu rõ về nghiệp vụ của doanh nghiệp, hiểu tầm quan trọng của tập trung dữ liệu và làm sạch dữ liệu nhưng chưa chắc hiểu được cách sử dụng phần mềm như thế nào là đúng để đảm bảo dữ liệu chạy xuyên suốt trong hệ thống.

Thông thường, doanh nghiệp cần tuyển đội ngũ nhân sự để nhập, xuất dữ liệu, tinh chỉnh dữ liệu và đảm bảo dữ liệu được sử dụng hiệu quả. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp không biết chắc nhân sự có thể hiểu được mong muốn và tầm nhìn của doanh nghiệp để sử dụng phần mềm đúng cách hay không.

Đó là lý do mà CTO của Beehexa cho rằng, việc phát triển và sử dụng các công cụ ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để kiểm tra dữ liệu đóng vai trò rất quan trọng.

Vị chuyên gia đến từ SeedCom cho rằng, doanh nghiệp nên tìm kiếm và sử dụng các nền tảng công nghệ để có thể liên kết, tập trung và chuẩn hóa dữ liệu đồng nhất, tối ưu.

Có chung quan điểm, việc sử dụng các sản phẩm hoặc giải pháp có mở kết nối API (Application Programming Interface) để có thể xây dựng quy trình thu thập, xử lý, phân tích dữ liệu và kết nối dữ liệu là lời khuyên mà đại diện Sapo nhấn mạnh.

Trong trường hợp tự phát triển ứng dụng, theo Giám đốc quản lý hệ thống thông tin của SeedCom, doanh nghiệp cần đảm bảo yếu tố chuẩn mực, tinh gọn, tránh bày vẽ quá nhiều, phức tạp hóa việc sử dụng ứng dụng cũng như khai thác dữ liệu.

Doanh nghiệp nên lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, thiết lập các quy trình vận hành và bảo mật chặt chẽ nhằm giảm thiểu những rủi ro, sự cố phát sinh ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu.

Tiếp đến, người lãnh đạo cần phải cài đặt tâm thế đúng đó cho toàn bộ đội ngũ nhân sự. Doanh nghiệp cần phát triển và hoàn thiện năng lực cho nhân sự khai thác, vận hành dữ liệu, kết hợp sự bổ trợ nhân sự có kinh nghiệm vận hành các hệ thống ứng dụng hỗ trợ việc phân tích, thẩm định và chuẩn hóa dữ liệu nguồn trong quá trình xây dựng kho dữ liệu.

“Trước khi đặt bút ký đầu tư hàng tỷ đồng để tự phát triển hay mua phần mềm cho doanh nghiệp, người lãnh đạo cần hiểu dữ liệu có thể chuyển đổi sang số để đo đếm được hay không, có phải là dữ liệu có giá trị để AI có thể học được hay không. Có như vậy, dữ liệu mới được khai phá và sử dụng hiệu quả, tránh những sai sót dù rất nhỏ có thể gây tới những tổn thất hoặc quyết định sai lầm của doanh nghiệp”, CTO Beehexa nhấn mạnh.