Để năm 2023 rực rỡ đừng bỏ qua mô hình 5W2H

Nếu như bạn không có kế hoạch thì chắc chắn rằng thời gian của bạn và các nguồn lực của bạn sẽ bị phung phí. Vậy bạn phải lên kế hoạch cho cuộc đời của bạn, lên kế hoạch cho năm, cho tháng, kế hoạch tuần và hàng ngày.

Bây giờ tôi sẽ hướng dẫn cho bạn một mô hình, mô hình này trong quản trị kinh doanh tôi gọi là mô hình 5W2H và nó có thể ứng dụng trong quản trị kinh doanh, cũng như bạn có thể ứng dụng mô hình này để lập kế hoạch cho bản thân, cho đội nhóm, cho gia đình, cho tổ chức, cho công ty.

- W thứ 1 là What tức là trả lời câu hỏi là làm gì? Để đạt được mục tiêu cụ thể nào đó thì bạn phải kê ra những công việc cần phải làm. Chẳng hạn, nếu tôi muốn đạt được mục tiêu là xây dựng xong văn phòng của Trường Success Business thì một số công việc cần phải làm: (1) thiết kế; (2) ký hợp đồng thi công; (3) tổ chức triển khai thi công theo thiết kế đã duyệt; (4) giám sát thi công; (5) hoàn thiện và bàn giao đưa vào sử dụng. Đây là một ví dụ đơn giản để giúp bạn hiểu được các công việc phải làm là gì.

- W thứ 2 là WHY phải trả lời câu hỏi là tại sao phải làm? Tại sao tôi phải làm cái này. Bạn nên nhớ là “thời gian là vàng”, “là tình yêu” và “là cuộc sống” của chúng ta cho nên là chúng ta sẽ luôn phải tự đặt ra câu hỏi “tại sao tôi phải làm cái này?”. Đằng sau mỗi việc chúng ta làm đều nhằm một ý nghĩa nào đó để giúp chúng ta đạt được các mục tiêu ở phía trước của cuộc đời. Nếu không chúng ta sẽ mất thời gian phung phí cho việc mà không mang lại lợi ích gì cho bản thân.

- W thứ 3 là WHEN tức là khi nào thì tôi làm việc này? Có những việc cần chi tiết từng ngày, từng giờ phải làm việc đó. Cũng có những kế hoạch nằm ở tương lai dài hạn thì hãy xác định khoảng thời gian bạn cần làm để có một “action plan” chi tiết nhất có thể.

- W thứ 4 là WHO tức là ai sẽ làm việc đó, bạn làm trực tiếp hay trao quyền cho ai đó làm? Bạn giao cho nhân viên hay là bạn nhờ ai đó làm? Ai chịu trách nhiệm việc đó? Người đó phải phù hợp và phải có năng lực để làm việc đó, và người đó phải sẵn sàng làm việc đó.

- W thứ 5 WHERE tức là ở đâu, nghĩa là chúng ta sẽ phải xác định là việc này diễn ra ở đâu, ở chỗ nào? Từ đó phải tổ chức sao cho phải phù hợp với bối cảnh, không gian đó.

- H thứ nhất là HOW MANY/ HOW MUCH tức là lúc này để trả lời câu hỏi measurable tức là có khả năng đo lường được. Bạn làm được bao nhiêu cái, bạn sẽ phải trả bao nhiêu tiền hay là bạn sẽ được bao nhiêu tiền, bạn sẽ phải chi ra là bao nhiêu. tất cả các cái ấy là phải đo lường được. Với câu hỏi này, bạn cần phải có bản dự toán trước khi làm việc gì đó để rõ về yếu tố kinh tế và số lượng cần hoàn thành.

- H thứ hai là HOW tức là bằng cách nào để bạn có thể đạt được điều ấy? Có nhiều phương pháp khác nhau để đạt được một mục tiêu. Tôi lấy ví dụ về việc viết sách. Có rất nhiều người viết sách họ không trực tiếp viết mà họ thuê một người chuyên viết lách và biên soạn để đến phỏng vấn trực tiếp họ xong rồi người phỏng vấn kia sẽ về chắp bút viết ra và biên soạn thành sách. Đấy là một cách để lựa chọn trở thành tác giả.