Cuộc đua số trong quản lý, vận hành tòa nhà

Quản lý tòa nhà, bề ngoài tưởng chừng đơn giản, nhưng bên trong nó hàm chứa rất nhiều vấn đề phức tạp, và công nghệ chính là chìa khóa giải quyết các vấn đề đó.

Với sự bùng nổ của các dự án chung cư, nhà ở, mô hình quản lý bất động sản truyền thống đã bước đầu cho thấy không ít sự lạc hậu. Các dự án chung cư có hàng trăm, hàng nghìn người dân sinh sống, do đó, việc đáp ứng nhu cầu cá nhân và cộng đồng của cư dân đòi hỏi đội ngũ quản lý phải là nhân lực chất lượng, sắp xếp công việc hợp lý, liên lạc thường xuyên với cư dân và chủ đầu tư.

Đặc biệt, với khối lượng công việc lớn, mô hình truyền thống cho thấy nhiều hạn chế trong các khâu như giao tiếp với cư dân, quản lý nhân sự, quản lý hồ sơ cư dân, xử lý yêu cầu của cư dân, chất lượng dự án (tiêu chuẩn quản lý không được đảm bảo).

Quản lý, vận hành tòa nhà, nhất là ở chung cư là nghề làm dâu trăm họ, trong đó có những chuyện tưởng nhỏ, nhưng lại là nguyên nhân của những tranh chấp. Câu chuyện giao tiếp với cư dân, xử lý yêu cầu và quản lý nhân sự là những vấn đề nổi cộm. Trong đó, mô hình truyền thống có nhiều hạn chế trong việc giao tiếp với cư dân.

Hà Nội và TP.HCM là những đô thị có nhiều chung cư và mâu thuẫn tại đó cũng nhiều. Ảnh: Thành Nguyễn

Hình thức giao tiếp phổ biến là bảng tin, thông báo, email… Tuy nhiên, trên thực tế, việc giao tiếp này không mang lại hiệu quả như mong muốn, không tạo được sự quan tâm, chú ý của người dân.

Ngoài ra, mô hình này còn tạo áp lực về quản trị và kinh tế khi bộ máy liên tục bị phình to (theo quy mô dự án, số lượng dự án tăng thêm hàng năm). Đại diện một đơn vị quản lý, vận hành tòa nhà cho biết, so với các quốc gia trong khu vực mà đơn vị này tham gia quản lý, vận hành dự án, thì ở Việt Nam, lượng nhân sự của công ty này cao gấp 3 lần mặt bằng chung.

Việc liên tục phình to bộ máy khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong quản trị nguồn lực, duy trì mức lương.

“Với tình hình trượt giá như hiện nay, trong khi 7 - 8 năm gần đây phí dịch vụ hầu như không đổi, chúng tôi đang đứng trước áp lực về chi phí”, vị này cho biết.

Đến sự ra đời của những Smart App

Những áp lực nói trên đã thúc bách các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý tòa nhà phát triển các công nghệ, các ứng dụng (app) quản lý mới để giải bài toán mà mô hình cũ đặt ra.

Mới đây, Savills Việt Nam đã ra mắt phần mềm quản lý mới mang tên Savills Property Managemant Solutions (SPMS).

Phần mềm này của Savills khắc phục được những hạn chế của mô hình truyền thống, mà như nhiều người nói vui: chủ yếu vận hành bằng “cơm” (sức người). SPMS giúp tăng khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong cộng đồng, đặc biệt là giữa các cư dân, ban quản trị, ban quản lý, chủ đầu tư.

Công ty cổ phần Quản lý nhà toàn cầu (Global Home) mới đây cũng đã bắt tay cùng Công ty VTC Công nghệ và Nội dung số (VTC Intecom) để phát triển ứng dụng eHome.

Ứng dụng AI, Big Data trong quản lý tòa nhà đang là xu hướng. Ảnh: Shutterstock

App eHome có thể dễ dàng cài đặt trên điện thoại thông minh, với các hệ điều hành Android/iOS. Bằng eHome, cư dân có thể thanh toán các phí dịch vụ về điện, nước, hóa đơn giữ xe, internet, truyền hình, viễn thông… và các tiện ích thanh toán hóa đơn khác phát sinh hằng ngày mọi lúc, mọi nơi, nhanh chóng và tiện lợi, bên cạnh đó cư dân có thể tiếp cận các thông tin một cách chính xác và kịp thời.

Ông Nguyễn Duy Thành, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Global Home cho biết, hiện, Ehome đã được triển khai tại 5 tòa chung cư. Công ty đang đặt mục tiêu đến tháng 8/2019 sẽ triển khai trên toàn bộ hơn 30 dự án mà Global Home quản lý, vận hành.

Lựa chọn hướng đi

Với trường hợp của Global Home, đơn vị này đã lựa chọn bắt tay với VTC Intecom, đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong phát triển công nghệ và nội dung số. Chia sẻ về lý do lựa chọn đối tác, ông Thành cho biết, hợp tác với VTC Intecom sẽ giúp Công ty tận dụng tốt các thế mạnh về công nghệ, sẽ giúp chuyên nghiệp hóa các hoạt động vận hành, quản lý tòa nhà hiện nay. Việc thông tin giữa ban quản lý tòa nhà và cư dân sẽ thông qua ứng dụng, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và minh bạch. Bên cạnh đó, các cư dân trong tòa nhà cũng có thể sử dụng các tiện ích thanh toán điện tử, giảm thiểu tối đa thời gian và công sức khi phải đóng các khoản phí hay hóa đơn gia đình.

Trong khi đó, theo ông Nguyễn Thanh Hưng, Giám đốc VTC Intecom, việc hợp tác giữa một đơn vị chuyên về quản lý, vận hành tòa nhà và một đơn vị chuyên về công nghệ và nội dung số sẽ mở ra một hướng đi mới trong việc cung cấp các tiện ích quản lý chung cư, giúp nâng cao năng lực quản lý, vận hành chung cư của các ban quản lý và tạo nhiều thuận tiện cho cư dân trong việc nắm bắt thông tin và thanh toán các dịch vụ phục vụ cuộc sống.

“Quan điểm của chúng tôi là không chỉ cung cấp cho Global Home những công nghệ tân tiến nhất thông qua ứng dụng eHome, mà còn hy vọng sẽ nhận được những đóng góp, phản biện để phát triển toàn diện ứng dụng eHome”, ông Hưng nhấn mạnh.

Trong khi đó, chia sẻ với phóng viên Báo Đầu tư Bất động sản, bà Trần Minh Ái, Giám đốc Bộ phận Quản lý bất động sản Savills TP.HCM cho biết, Savills lựa chọn hướng đi riêng, đó là tự mình phát triển ứng dụng. Bởi không ai có thể hiểu sâu về lĩnh vực quản lý, vận hành tòa nhà bằng bản thân đơn vị.

Trên thực tế, trước khi quyết định tự phát triển App SPMS, Savills cũng đã thử nghiệm phương án khác, đó là “mua đứt” App từ một doanh nghiệp Australia. Tuy nhiên, khi triển khai lại gặp phải không ít khó khăn. Sau một thời gian thử nghiệm, Savills Việt Nam nhận ra ứng dụng này không phù hợp với việc quản lý, vận hành dự án bất động sản tại Việt Nam.

Cuối cùng, Savills lựa chọn cách làm khác, đó là kết hợp giữa hai bộ phận quản lý, vận hành bất động sản và bộ phận IT của đơn vị để tự viết ứng dụng.

“Dĩ nhiên, chúng tôi cũng có các hạng mục, modul nhỏ dành thuê ngoài để đẩy nhanh tiến độ, tận dụng thế mạnh đối tác. Nhưng cơ bản, Savills vẫn là tổng đạo diễn của App này”, bà Ái chia sẻ.