Chuyển đổi số tái định hình truyền thông tổ chức

Tiến trình chuyển đổi số thúc đẩy việc tái định hình (reframe) cách thức truyền thông của mọi tổ chức để tạo nên những phương tiện có tính di động cao thông qua các HỆ MỞ, tạo nên tính hệ thống, đồng bộ và cộng hưởng hiệu quả. Khi các phương tiện vận hành xã hội thay đổi, đi cùng với sự thay đổi toàn diện về nền tảng tư duy, nền tảng kết nối xã hội và sự hình thành một không gian xã hội mới (metaverse) đã dẫn đến sự thay đổi về cách thức con người tương tác với nhau thông qua truyền thông.

Với các đặc trưng căn bản mới mà truyền thông phải thích ứng: tính di động cao để tạo ra đột phá năng suất; duy trì kết nối hiệu quả trong các xã hội mạng lưới; kết hợp một cách hiệu quả giữa người và máy (H2M); và thích nghi hiệu quả với một môi trường biến động cao; truyền thông tổ chức của mỗi tổ chức, do vậy cần một sự tái định hình toàn diện để trở thành một hệ mở. Nền tảng tái định hình truyền thông tổ chức là việc thay đổi nhận thức về truyền thông từ phương tiện trở thành một nền tảng cơ bản của sự vận hành tổ chức, từ việc mang tính chức năng trở thành một hệ thống tổng thể xuyên suốt toàn bộ tổ chức, đóng vai trò như đường “ống dẫn” cho các dòng năng lượng mới (data) của tổ chức.

Cơ chế cho việc tái định hình truyền thông tổ chức là việc chuyển đổi từ các hệ thống thứ bậc sang các hệ thống ngang hàng trong việc kết nối toàn bộ các cấu phần của tổ chức, trong và ngoài tổ chức, hình thành nên các nền tảng và vận hành theo cơ chế nền tảng. Cách thức để tái định hình truyền thông tổ chức là thông qua việc ứng dụng công nghệ số và dữ liệu số hình thành nên các giao thức hệ thống, đồng bộ và cộng hưởng trong toàn bộ tổ chức, đồng thời kiến tạo nên những cách thức giao tiếp phù hợp với cách thức phối hợp xã hội mới. Với phương tiện để tái định hình là việc thiết lập nên “ngôn ngữ” chung cho tổ chức thông qua việc xây dựng văn hóa số cho tổ chức và định hình nên các giao thức để kết nối đồng bộ trong toàn bộ tổ chức.

I/ Đổi mới sáng tạo

Khi tiến trình tái định hình truyền thông tổ chức được đặt trên nền tảng của một hệ mở, có tính di động cao và đòi hỏi phải tạo thành một hệ thống, đồng bộ và cộng hưởng, một đòi hỏi quan trọng để tổ chức có năng lực thích nghi hiệu quả với những biến động không ngừng và ở mức độ cao, đó là phải có một năng lực đổi mới sáng tạo cao. Đổi mới cho phép tạo ra những cách thức mới trên nền tảng hiện tại, sáng tạo cho phép tạo ra những cách thức có thể không mới nhưng phải trên một nền tảng mới. Đổi mới và sáng tạo là hai mặt của một đồng xu tiến hóa (evolution). Sự chuyển đổi từ tư duy tương tự (analog thinking) sang tư duy số (digital thinking) đã cho phép đổi mới sáng tạo đạt được những bước ngoặt mới về chất, đó là khả năng “đổi vai” liên tục do con người có thể đồng thời “sống” trên nhiều tầng (layer) khác nhau, trong nhiều “vai” khác nhau. Điều đó có thể được thấy rõ qua cách con người đối mặt với sự rủi ro (risk), khủng hoảng (crisis) và xung đột (conflict).

+ Nhờ tư duy số, con người có một năng lực vượt qua tình trạng dễ tổn thương do việc không dự báo được, nhờ việc có thể đồng tiếp cận, đồng thu thập, đồng xử lý và đồng phân tích dữ liệu theo thời gian thực, khiến cho rủi ro trở thành một trạng thái “có thể xóa bỏ” thông qua năng lực hài hòa các lợi ích để kiến tạo các giá trị mới. Đây là vai trò đổi mới chiếm vị thế chủ đạo.

+ Nhờ tư duy số, con người có khả năng đối mặt hiệu quả với tình trạng không chắc chắn, nhờ sự hỗ trợ của máy móc giúp giảm thiểu sự bất đối xứng dữ liệu, thông tin, tri thức giữa các bên liên quan, khiến cho khủng hoảng trở thành một trạng thái “có thể kiểm soát hiệu quả” thông qua năng lực kết hợp một cách hài hòa các bên liên quan. Đây là sự chuyển vai trò hiệu quả từ đổi mới thành sáng tạo, hay sáng tạo thành đổi mới chiếm chủ đạo.

+ Nhờ tư duy số, con người có khả năng thích ứng hiệu quả với tình trạng phức tạp và mơ hồ, nhờ công nghệ số và dữ liệu số đã cho phép con người có khả năng nhanh chóng thiết lập những trạng thái bình thường mới và chỉ thị một cách nhanh chóng, toàn diện đến một cấu phần của hệ thống (mạng lưới/nền tảng), khiến cho xung đột trở thành một trạng thái “có thể hóa giải” thông qua năng lực điều chỉnh một cách hài hòa vị thế của các bên liên quan thông qua các trạng thái mới. Đây là vai trò sáng tạo chiếm vị thế chủ đạo.

II/ Thiết lập một kiến trúc truyền thông tổ chức mới

Tiến trình chuyển đổi số đã thúc đẩy sự tái định hình truyền thông tổ chức trên nền tảng một hệ mở đã đưa đến một kiến trúc truyền thông tổ chức mới – nền tảng. Kiến trúc mới này sẽ định hình truyền thông tổ chức thành một hệ thống (communications) sẽ giúp tổ chức gắn kết tất cả các bộ phận trong toàn bộ tổ chức thành một hệ thống, đồng bộ và kết nối chặt chẽ. Điều này cho phép tạo ra “dữ liệu đầy đủ” cho tổ chức để ra quyết định dựa trên dữ liệu. Đồng thời biến truyền thông tổ chức thành một mạng lưới thông tin hoàn chỉnh, kết nối toàn bộ các bộ phận bởi “dòng thông tin” trong toàn bộ tổ chức. Trên cơ sở đó đồng bộ hóa được truyền thông của toàn bộ tổ chức, cho phép tổ chức vận hành một cách nhịp nhàng, mỗi tác động, ảnh hưởng của bộ phận này sẽ đồng thời tương tác với các bộ phận khác trong tổ chức, do vậy, mọi vấn đề trước đây là của một bộ phận riêng lẻ, nay sẽ được toàn bộ tổng thể cùng giải quyết, tránh được tình trạng tắc nghẽn nội bộ hay phối hợp không hiệu quả giữa các bộ phận trong tổ chức. Các giải pháp được đưa ra, do vậy sẽ có tính hệ thống, tính đồng bộ và được thực hiện bởi sự phối hợp nhịp nhàng của toàn bộ các bộ phận trong tổ chức, điều này sẽ góp phần gia tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Kiến trúc – nền tảng – này, bao gồm bốn cấu phần chính trên nền tảng một hệ mở:

+ Truyền thông lãnh đạo: trên cơ sở định hướng việc tạo ra năng suất của tổ chức dựa trên dữ liệu thành tài nguyên, hình thành nên những cách thức phối hợp hiệu quả trong tổ chức; kiến trúc truyền thông tổ chức thành một nền tảng kết nối hiệu quả, vận hành hiệu quả nhờ dòng dữ liệu, thông tin, tri thức để thúc đẩy các tiến trình thể chế hóa hoạt động; tạo ra các không gian hoạt động mới với những cách thức phối hợp mới để định hình nên các giá trị mới cho tổ chức.

+ Truyền thông tạo dựng đồng thuận: chúng ta thường hay được biết đến dưới ý nghĩa của các hoạt động PA/PR/GA... có vai trò bổ khuyết quan trọng cho tổ chức để tăng cường cho các điểm yếu, điểm khuyết của tổ chức, huy động các nguồn lực đảm bảo cho sự vận hành hiệu quả của tổ chức. Truyền thông tạo dựng sự đồng thuận tạo dựng nên các mạng lưới kết nối đa tầng, đa diện cả bên trong và bên ngoài tổ chức để chuyển hóa dữ liệu thành các nguồn tài nguyên cho tổ chức, kiến tạo nên những nguồn tài nguyên mới thích ứng hiệu quả với các tiến trình hoạt động thực tiễn của tổ chức.

+ Truyền thông nội bộ: có vai trò quan trọng trong việc thiết lập tính hệ thống, đồng bộ và cộng hưởng trong toàn bộ hoạt động của tổ chức. Thông qua việc ứng dụng công nghệ số và dữ liệu số, truyền thông nội bộ đóng vai trò thiết lập nên hệ thống vận hành (operation) hiệu quả cho toàn bộ tổ chức, đồng thời kiến tạo nên những cách thức phối hợp, các giao thức và giao tiếp hiệu quả trong nội bộ tổ chức.

+ Truyền thông kết nối các bên liên quan: chúng ta thường hay biết đến như các hoạt động marcom, nhưng ở đây mở rộng đến tất cả các bên liên quan và có vai trò quan trọng trong việc định hình các giải pháp cho việc đạt được mục tiêu của tổ chức thông qua việc kết nối một cách hiệu quả với các bên liên quan (khách hàng, nhà thầu, nhà phân phối,...), thông qua việc tạo ra một “ngôn ngữ chung” giữa tổ chức và các bên liên quan để có thể kết nối một cách đồng bộ bên trong và bên ngoài tổ chức thành những mạng lưới nền tảng, và văn hóa tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong việc kiến tạo thành công các kết nối này.

III/ Truyền thông tổ chức như một nền tảng mở

Được định hình trên nền tảng một hệ mở, với một kiến trúc đòi hỏi tính hệ thống, đồng bộ và cộng hưởng hiệu quả để thúc đẩy đổi mới sáng tạo cao, đã hình thành nên một cấu trúc mới cho truyền thông tổ chức như một nền tảng mở:

+ Điều quan là tạo cho tổ chức trở thành một hệ thống, đồng bộ và cộng hưởng;

+ Được cấu trúc trên nền tảng của một hệ mở với tư duy mở;

+ Vận hành theo cấu trúc nền tảng;

+ Mục tiêu là tạo thuận lợi tối đa cho việc cộng tác hiệu quả giữa cả bên trong và bên ngoài tổ chức;

+ Với trọng tâm là đảm bảo cho việc biến dữ liệu thành tài nguyên của tổ chức một cách hiệu quả;

+ Theo một chiến lược đổi mới sáng tạo không ngừng.

IV/ Vận hành truyền thông tổ chức theo cơ chế nền tảng

Với kiến trúc và cấu trúc mới trên của truyền thông tổ chức, cũng đòi hỏi một cơ chế vận hành tương ứng. Là một nền tảng mở, truyền thông tổ chức cũng phải được vận hành theo cơ chế nền tảng, với các chiều kích vận hành như sau:

+ Đảm bảo cho dòng dữ liệu, thông tin, tri thức của tổ chức, cả bên trong, bên ngoài luôn được thông suốt và hiệu quả;

+ Với một tư duy mở;

+ Vận hành theo cơ chế nền tảng;

+ Mục tiêu là hỗ trợ hiệu quả cho các bên liên quan đến giao dịch có thể hình thành, hoàn thành và đưa đến hiệu quả giao dịch;

+ Đảm bảo việc vốn hóa dữ liệu và chuyển hóa dữ liệu thành tài nguyên hiệu quả;

+ Với một chiến lược đổi mới-thử nghiệm nhanh hiệu quả.