Cách tăng năng suất và giảm căng thẳng tại nơi làm việc

Căng thẳng là không thể tránh khỏi ở mọi công việc. Đôi khi nó là một dự án cụ thể, một nhiệm vụ phải hoàn thành, thời hạn nhanh hoặc thậm chí chỉ là công nghệ mà bạn đang sử dụng. Căng thẳng cuối cùng có thể cản trở năng suất của bạn, vì vậy nhiều người đã đưa ra rất nhiều các ý tưởng khác nhau , nhưng chúng tôi chủ yếu tập trung vào ý nghĩ, giải pháp định hướng nhiệm vụ và điều chỉnh tư duy. Hãy thử một số lời khuyên này vào lần tới khi bạn cảm thấy căng thẳng.

1. Tạm dừng, Xử lý, Tiến hành

Dành thời gian trong ngày của bạn để xử lý các cuộc gọi điện thoại, văn bản và email. Nếu cần, hãy sử dụng trả lời thư tự động và hộp thư thoại ở công việc trên các khía cạnh chức năng, vai trò của bạn. Khi bị căng thẳng, hãy áp dụng chiến lược này:

Tạm dừng, hít thở và tự hỏi bản thân, ngay bây giờ điều gì đang xảy ra để tạo ra những cảm xúc này?

Đưa ra các giải pháp và xử lý

Sau đó tiến hành những gì cần phải làm

2. Làm những việc khó nhất trước

Trong công việc, các dự án lớn là mối đe dọa lớn nhất làm chúng ta trở nên stress. Chúng ta nên giải quyết các phần khó của dự án trước khi thực hiện công việc phổ biến hơn cần phải hoàn thành. Khi chọn giải quyết những công việc phức tạp, khó khăn hơn, não bộ luôn trong trạng thái làm việc. Khoảng thời gian đầu sẽ khó khăn với bạn nhưng bù lại bạn đang làm việc rất hiệu quả đấy nhé. Cường độ công việc càng cao càng tăng thách thức lẫn cơ hội tới bạn. Bạn sẽ chẳng có thời gian để ca thán một câu nào và chỉ tập trung vào công việc.

Một lợi ích nữa của việc không trì hoãn những công việc khó là kích thích sự hứng thú và đam mê của bạn. Nếu như những việc đơn giản bạn chỉ cần nhắm mắt là có thể làm một cách ngon lành, thì với những công việc khó khăn hơn, bạn chẳng thể áp dụng những mô-tuýp quen thuộc để giải quyết chúng.

Bạn bắt buộc phải tự tìm hiểu, vắt não và nghiêm túc làm việc để hoàn thành nhiệm vụ. Công việc không còn là vòng lặp nhàm chán nữa, mỗi ngày đi làm là một thử thách mới đầy niềm vui và sáng tạo.

Thêm 1 lý do nữa, ví dụ chúng ta làm task dễ trước khó sau, khi hoàn thành những task dễ xong thì chúng ta mất kha khá thời gian rồi mới bắt đầu bắt tay vào làm task khó cho đến khi gặp vấn đề sẽ bắt đầu lúng túng vì không còn nhiều thời gian để giải quyết và dẫn đến trì trệ và không hiệu quả. Nhưng khi trong dự án chúng ta chọn task khó xử lý trước trong khi làm có vấn đề phát sinh thì chúng ta còn có thời gian để đưa ra các giải pháp hoặc bàn luận với khách hàng đưa giải quyết các vấn đề đó sớm hơn và đạt chất lượng sản phẩm cao hơn.

3. Lập danh sách và lên lịch các việc cần làm

Giải pháp tốt nhất để làm việc hiệu quả và giảm bớt căng thẳng là lập danh sách những việc cần hoàn thành mỗi ngày. Nếu đó là một dự án lớn, hãy chắc chắn chia các phần được giao thành các phần nhỏ có thể quản lý được. Khi chia thành những phần nhỏ ra thì ta cảm thấy dễ dàng hoàn thành hơn và giảm thiểu áp lực.

Bố trí mỗi phần công việc chiếm một khoảng thời gian ngắn. Hầu hết mọi người chỉ có thể duy trì sự tập trung làm việc một cách hiệu quả nhất trong khoảng trong thời gian ngắn. Vì vậy, bạn nên sắp xếp cho mỗi giai đoạn làm việc trong khoảng thời gian ngắn, theo cách đó sẽ giúp bạn duy trì hiệu quả làm việc một cách tốt nhất. Và giúp bạn nắm bắt được nhiều vấn đề từ mỗi tình huống khác nhau sau một giai đoạn chuyển tiếp phần công việc khác

Phải biết đặt lịch và sắp xếp thời gian và công việc một cách hợp lý, tránh sự lãng phí công sức. Ví dụ, có một danh sách những gì bạn biết bạn cần làm trong tuần này và làm theo lịch trình. Nếu có trường hợp khẩn cấp xuất hiện, hãy di chuyển các mục linh hoạt nhưng hoàn thành chúng. Lịch của bạn trở thành người bạn tốt nhất của bạn khi bạn học cách sử dụng nó và quản lý nó một cách toàn vẹn.

Và khi lúc bạn có nhiều năng lượng nhất và đầu óc thoải mái nhất, hãy tập trung vào việc quan trọng; khoảng thời gian còn lại lần lượt giải quyết những việc chưa làm.

4. Yêu cầu lượng công việc phù hợp với năng lực

Có những nhân viên tự tạo stress cho mình khi làm quá nhiều việc cùng lúc hoặc nhận công việc vượt quá khả năng bản thân.

Cũng có thể bạn muốn thử thách bản thân và muốn được học hỏi nhiều hơn. Nhưng khi gần đến deadline thì bạn không thể hoàn thành toàn bộ công việc và sẽ dễ rơi vào trạng thái stress.

Vì vậy nếu muốn giảm áp lực công việc, chúng ta nên học cách từ chối và giải thích với sếp khi sếp giao việc xuống

Nếu bạn đang còn quá nhiều công việc chưa hoàn thành, bạn nên từ chối với sếp bằng cách trình bày với sếp của bạn rằng bạn không phải là người duy nhất có thể đảm nhiệm việc này. Nếu bạn không từ chối thì sếp sẽ nghĩ rằng bạn có thể làm tốt được nhiều việc cùng một lúc hoặc có thể làm những công việc khó. Và cứ như thế là bạn đang tự đào hố chôn mình. Vì thế, bạn nên hãy học cách từ chối để giảm áp lực công việc cho chính mình và cũng như không làm mất điểm trong lòng sếp khi nhận việc rồi mà không thể hoàn thành nó.

5. Giảm thiểu việc gián đoạn công việc khi đăng nhập vào mạng xã hội

Có một số gián đoạn ngắn tưởng chừng vô hại nhưng sẽ tạo ra những sự thay đổi trong công việc và có thể giảm năng suất công việc của bạn ví dụ như đăng nhập vào các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, vv để xem có tin tức gì hot hay xem có ai gửi tin nhắn cho mình không. Vì vậy, bạn cần phải giảm thiểu những gián đoạn trong công việc bằng cách hạn chế đăng nhập vào các trang mạng xã hội trừ khi bạn cần nó cho công việc của bạn.

Nếu bạn cảm thấy cần phải tăng năng suất trong công việc, hãy chống lại sự cám dỗ bằng cách lên danh sách những công việc cần làm trong ngày và hoàn thành nó thay vì để khoảng thời gian trống để ngó nghiêng các trang mạng xã hội. Hãy lùi lại một bước và suy nghĩ về những cách bạn có thể làm việc thông minh và hiệu quả hơn.

6. Tạo cơ hội nghỉ ngơi hợp lý

Hiện tại ở các tập đoàn lớn hay các công ty thường tổ chức các hoạt động cho nhân viên của họ chẳng hạn như

Happy hour: được tổ chức 1 tháng 1 đến 2 lần trong giờ làm việc để nhân viên có thể thoải mái ăn uống vui chơi sau những ngày làm việc mệt mỏi căng thẳng

Tập thể dục: các công ty khuyến khích nhân viên tập thể dục và nghỉ giải lao khoảng 15 phút để có thể tỉnh táo làm việc

Kết luận:

Trên đây là những tip nhỏ để giúp bạn một phần nào đó có thể tăng năng suất làm việc và giảm thiểu căng thẳng tại nơi làm việc

Mong mọi người có thể áp dụng tốt chúng trong công việc để đạt hiệu quả làm việc một cách tốt nhất