12 giờ Thiệp 24HMoney v2.0 Mới

Bí quyết thương lượng Withholding Tax với nhà cung cấp quốc tế

Nếu bạn từng đối mặt với thủ tục đàm phán Thuế Nhà Thầu (WHT) với các nhà cung cấp phần mềm quốc tế như Google, Atlassian, HubSpot và các hãng khác, bạn sẽ biết rằng mỗi công ty đều có yêu cầu và quy định riêng. Để đạt kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp, cần có chiến lược đàm phán và xử lý thuế thông minh. Bài viết này sẽ chia sẻ các kinh nghiệm quan trọng về xử lý Thuế Nhà Thầu khi mua phần mềm quốc tế.

2 yếu tố then chốt khi làm việc với nhà thầu nước ngoài

Lưu ý 1: Không phải mọi giao dịch mua phần mềm từ các hãng nước ngoài đều phải nộp Thuế Nhà Thầu

Thông tư 80/2021/TT-BTC cho phép các nhà thầu nước ngoài hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực thương mại điện tử, nền tảng số, … được đăng ký thuế, kê khai và nộp thuế trực tiếp tại Việt Nam.

Những doanh nghiệp nước ngoài có đăng ký thuế tại Việt Nam này sẽ được Tổng Cục Thuế tổng hợp và cập nhật thường xuyên trên website https://etaxvn.gdt.gov.vn/nccnn/Request. Theo danh sách được cập nhật gần nhất ngày 9/5/2023, hiện đã có 53 nhà cung cấp nước ngoài đăng ký thuế tại Việt Nam, trong đó có những hãng phần mềm lớn như Microsoft, Google, v.v

✅ Tham khảo danh sách nhà cung cấp nước ngoài đăng ký thuế tại Việt Nam: https://drive.google.com/file/d/1UfYVc2os538YZ6Fr9ecZjRnIG18oOQ2M/view

Theo đó, trong trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp nước ngoài kể trên, doanh nghiệp Việt có thể sử dụng trực tiếp hóa đơn của các đơn vị này mà không cần phải kê khai, và nộp thay Thuế Nhà Thầu.

Lưu ý 2: Không phải tất cả các hãng phần mềm đều cho phép khấu trừ và hoàn Thuế Nhà Thầu

Ở các bài viết trước, tôi có đề cập đến việc doanh nghiệp cần tìm hiểu về quy định WHT của mỗi hãng và thương lượng để khấu trừ hoặc yêu cầu hoàn phần Thuế Nhà Thầu đã nộp. Tuy nhiên, cần lưu ý là không phải tất cả các hãng phần mềm đều cho phép khấu trừ hoặc hoàn thuế.

Chính sách WHT của các hãng có thể chia thành 3 nhóm như sau:

Atlassian

Hubspot

LastPass

1Password

Odoo

Bí quyết xin hoàn thuế từ hãng - 5 Điều bạn cần biết

Kinh nghiệm 1 – Ghi nhận chính xác nội dung đơn hàng trong tờ khai thuế để khoản khấu trừ thuế nhanh chóng được chấp thuận

Mỗi hãng phần mềm có thể có những quy định khác nhau về hồ sơ WHT để xem xét và chấp thuận việc khấu trừ/hoàn thuế. Do đó, bạn nên kiểm tra kỹ quy định của hãng hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ của hãng để làm rõ trước khi thực hiện, tránh rủi ro hồ sơ hoàn thuế WHT không đáp ứng yêu cầu và không được chấp thuận.

"The WTH Certificate must contain the payment Order Number (PO), Order Number (AT), Total Amount Paid, and 10% Amount Requested to be refunded."

Như trao đổi ở trên đây với Atlassian, hãng sẽ yêu cầu bộ hồ sơ thuế phải ghi nhận các thông tin về số đơn đặt hàng, tổng giá trị đơn hàng số tiền yêu cầu hoàn 10%. Nhưng vì doanh nghiệp VN chỉ được lập tờ khai TNT, còn các văn bản còn lại do cơ quan thuế cấp, bạn có thể ghi nhận các nội dung được yêu cầu vào phần nội dung hợp đồng trong tờ khai. (hình tham khảo bên dưới)

Kinh nghiệm 2 – Chú ý năm tài khóa của hãng phần mềm

"Finally, please let me mention that the deadline to request this process is at the end of our Fiscal Year, which ends in 30 June. Once the FY has ended, we won't be able to provide Withholding Taxes for the purchases made before this date. I sincerely appreciate your understanding in this matter."

Ở một trao đổi khác với Atlassian, năm tài khóa của hãng phần mềm nước Úc kết thúc vào ngày 30/6. Theo đó, các khoản thanh toán đã thực hiện và yêu cầu hoàn WHT của năm tài khóa hiện tại phải được nộp đến hãng trước thời hạn này.

"We cannot refund WHT for prior year invoices as it would be amending those income tax returns. As a policy, we will only allow WHT refunds within the same fiscal year – i.e., an invoice in FY23, and a refund in FY23."

Trong trường hợp các khoản thanh toán đã thực hiện cận thời hạn này, và không kịp thực hiện thủ tục thuế để nộp WHT trước hạn, hãng có thể hỗ trợ khách hàng gia hạn thời gian bổ sung chứng từ khoảng 01 tháng, nhưng sẽ không quá 31/07.

"For example, if they have June 2023 paid invoices, we can only wait until July 2023 for the corresponding WHT certificates."

Kinh nghiệm 3 – WHT KHÔNG PHẢI là giảm giá

Tùy thuộc vào chính sách kinh doanh, một số hãng phần mềm cho phép khách hàng thương lượng giảm giá, như HubSpot và Semrush. Ngược lại, một vài hãng phần mềm khác như Atlassian, do áp dụng chính sách giá niêm yết công khai, sẽ không cho phép thương lượng giảm giá.

Do đó, đối với các hãng có chính sách giảm giá, trước tiên bạn nên thương lượng để có được giá tốt nhất. Sau đó, mới yêu cầu hoàn WHT dựa trên mức giá đã giảm này.

Kinh nghiệm 4 – Gửi kèm bản dịch Tax Certificate từ tiếng Việt sang tiếng Anh để bộ phận xử lý thuế của hãng tham khảo và xử lý nhanh hơn

Bộ hồ sơ khai, nộp thuế tại Việt Nam được thực hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt, trong khi ngôn ngữ sử dụng của các hãng phần mềm chủ yếu là tiếng Anh. Vì thế, nếu bạn gửi bộ hồ sơ khai thuế gốc bằng tiếng Việt thì hãng sẽ tốn thêm thời gian để dịch, xác minh loại tài liệu được cung cấp.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể gửi kèm một bản dịch tiếng Anh của bộ hồ sơ thuế, giúp hãng tham khảo và xử lý nhanh hơn. AgileOps đã chuẩn bị bộ tài liệu thuế tiếng Anh tại tệp đính kèm để bạn có thể sử dụng ngay (chỉ cần thay đổi nội dung ở những ô tô màu vàng).

Kinh nghiệm 5 - Tham khảo 2 biểu mẫu nội dung tiếng Anh dùng để trao đổi với nhà cung cấp về WHT

Biểu mẫu xác nhận với hãng về chính sách WHT

Atlassian

"Hello, we want to do tax withholding for this invoice, with the below steps as previously advised by a Senior Tax Analyst from Atlassian team:

Atlassian customers from Vietnam may withhold 10% WHT from their payments to Atlassian by short-paying the invoice amount by 10%. However, if you are paying via credit card, the full invoice amount will be charged but you can request for refund of the 10% WHT amount upon submission of the corresponding tax/WHT certificate. The tax/WHT certificate is the receipt your local tax authorities issued to confirm the remittance of the 10% tax.

Please kindly confirm this process is still valid."

HubSpot

"Hello, we want to do tax withholding for this invoice, with the below steps as previously advised by a HubSpot representative:

1. The Customer to Sign HubSpot Digital Contract (eg. USD100 - full amount)

2. The customer to perform a wire transfer of the full amount minus 10% withholding tax* (i.e. USD90).

3. The customer to pay the withholding tax to the government (USD10)

4. The customer to send withholding tax certificate (receipt) to HubSpot.

Please kindly confirm this process is still valid."

Các hãng PM khác

"According to our local tax laws, we are obligated to declare and remit foreign contractor tax (FCT) on behalf of international vendors for all software license purchases. The tax calculation is as follows:

VAT: 0% for software license

Corporate Income Tax (CIT): 10%

We would like to ask if we can withhold 10% of the invoice total for the above FCT/ICT tax and pay it on behalf of VENDOR_NAME. We will then provide VENDOR_NAME with a WTH tax certificate issued by our local tax authorities as proof of payment to clear the invoice."

Biểu mẫu khi gửi bộ hồ sơ Tax Certificate để xin hoàn WHT

"Hi,

We just short paid of 90% of the invoice amount of the invoice INVOICE_NUMBER, please see attached SWIFT:

- Đính kèm SWIFT chuyển khoản ngân hàng

We’ve also successfully completed the tax declaration and payment of FCT/CIT tax for Atlassian for the current invoice.

Below are the specific details of the transaction:

- Invoice Amount: 10,000 USD

- Amount Short Paid: 9,000 USD

- Amount Withdrawn: 1,000 USD

- Percentage Withheld: 10%

I have also attached the necessary documents for your reference:

- Đính kèm file TaxCertificate đã tổng hợp

Please let me know if you have any questions regarding this matter. Additionally, please inform us when we can expect the order to be cleared and licenses to be provided."

"Hi,

We have successfully completed the tax declaration and payment of FCT/CIT tax for Atlassian on invoice INVOICE_NUMBER.

Below are the specific details of the transaction:

- Invoice Amount: 10,000 USD

- Amount Short Paid: 9,000 USD

- Amount Withdrawn: 1,000 USD

- Percentage Withheld: 10%

I have also attached the necessary documents for your reference:

- Đính kèm file TaxCertificate đã tổng hợp

Please let me know if you have any questions regarding this information. Additionally, please inform us when we can expect the submission is approved and a refund request is issued to our paying account."

Bài viết này khép lại chuỗi chia sẻ kinh nghiệm khi mua phần mềm và làm việc với các nhà cung cấp quốc tế. Hy vọng rằng những nội dung đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị tốt hơn cho các giao dịch mua sắm phần mềm nước ngoài.