Bài toán Build Team #4: Suy nghĩ về thách thức giao tiếp hiệu quả tại startup

Các nhà sáng lập đã bao giờ thấy mình trong hoàn cảnh phải giải thích lập đi lập lại một vấn đề nào đó với đội ngũ? Có bao giờ bạn không biết các thành viên trong team đang làm việc gì? Hoặc đơn giản là bạn không thường xuyên nhận được feedback từ đội ngũ của mình hoặc chủ động gửi feedback tới họ?

Nếu câu trả lời là "Có" cho hầu hết những trường hợp này, thì đây chính là những đấu hiệu cơ bản của việc giao tiếp không hiệu quả. Điều khiến các nhà sáng lập đau đầu nhất có lẽ vẫn là việc xây dựng tổ chức và phương thức giao tiếp hiệu quả trong đó. Trong bài Daily Catchup hôm nay, tôi xin phép được chia sẻ một vài suy nghĩ của mình về các nguyên nhân, hệ luỵ cũng như cách tiếp cận gia tăng tính hiệu quả trong giao tiếp tại startup từ những quan sát và chiêm nghiệm của bản thân.

Trong bối cảnh môi trường làm việc tại startup đã trở nên linh hoạt hơn bao giờ hết, cả về không gian và thời gian, khiến những hình dung của chúng ta về một văn phòng làm việc cố định với đúng thời gian tới làm và vác cặp ra về của nhân viên đã đi vào dĩ vãng. Cụ thể, có lẽ Covid-19 đã có tác động lớn cho sự chuyển dịch này, thúc đẩy phong cách làm việc Remote hoặc “Work From Home” trở nên phổ biến hơn. Kể cả sau khi đại dịch gần được đẩy lùi, chúng ta quay trở lại cuộc sống bình thường, nhưng có lẽ phong cách làm việc của chúng ta sẽ mãi mãi khó trở lại bình thường được như trước. Các công ty đáp ứng mong mỏi của nhân viên, khuyến khích cho làm việc Hybrid - nửa làm việc tại văn phòng, nửa làm việc tại nhà hay bất kỳ nơi nào có thể kết nối với internet để tương tác với đồng nghiệp, đối tác và hoàn thành được công việc của mình.

Chính sự thay đổi phong cách làm việc linh hoạt ở mọi không gian và thời gian như vậy, cũng đã góp phần thúc đẩy startup có sự tham gia làm việc của nhiều lực lượng từ nhiều địa phương, quốc gia, cùng với đó là sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau trong công việc. Bên cạnh đó, việc mở rộng thị trường, ở các quốc gia khác nhau của startup cũng khiến startup có sự đa dạng trong nguồn lực nhân tài tham gia làm việc. Ngoài những khác biệt về múi thời gian, văn hoá cùng với rào cản ngoại ngữ luôn thường trực, thì việc không tiếp xúc làm việc mặt đối mặt trực tiếp cũng có thể khiến cho hầu hết những cuộc hội thoại trở nên kém hiệu quả, khiến thông tin không được truyền đạt giữa các bên được đủ và đúng.

Không chỉ dừng lại ở những khó khăn giao tiếp vượt không gian (cross-border) này, mà startup cũng luôn thường trực thách thức giao tiếp giữa các bộ phận team (cross-team) khi mà dù cho họ có những mục tiêu chung được đề ra với công ty, nhưng họ lại có những góc nhìn, trách nhiệm và sự ưu tiên cụ thể khác nhau khi làm việc. Cụ thể ví dụ là với team Engineer, họ thường chỉ ở trong công ty, có trách nhiệm là xây dựng sản phẩm, nên sẽ ưu tiên dành nhiều thời gian để xây dựng, chỉnh sửa, hoàn thiện sản phẩm. Còn với team Marketing và team Sales, họ sẽ ưu tiên dành thời gian ra bên ngoài nói chuyện với khách hàng, đối tác về sản phẩm của startup. Điều họ cần là để sản phẩm cần được hoàn thiện đủ tốt nhanh chóng, để các đối tác hiểu được giá trị và trả tiền mua sản phẩm nhiều nhất có thể. Chính những mối quan tâm và điểm nhìn cơ bản khác nhau này giữa các team có thể tạo ra nhiều khoảng cách trong giao tiếp giữa họ.

Những hệ luỵ cho việc giao tiếp kém hiệu quả này ngày càng trở nên rõ rệt hơn bao giờ hết. Đầu tiên, việc tiếp nhận thông tin không đầy đủ và đặc biệt là không đúng, sẽ gây ra những hiểu lầm tranh cãi, mất đoàn kết, niềm tin trong nội bộ team, từ đó là làm suy giảm tinh thần làm việc tích cực của họ. Bên cạnh đó, do những thông tin không được truyền tải hiệu quả trong nội bộ, khiến việc ra quyết định trong mọi hoạt động của startup đều trở nên khó khăn, từ đó là việc thực thi một cách hiệu quả các quyết định vốn đã khó, lại càng thêm khó khăn hơn bao giờ hết. Một khi hiệu suất ra quyết định và thực thi, niềm tin và nguồn năng lượng tích cực của mọi người bị suy giảm, có nghĩa là startup đã mất đi lợi thế cạnh tranh cần có của mình để chiến thắng.

Để vượt qua những rào cản trong giao tiếp kể trên, từ đó là gia tăng tính hiệu quả giao tiếp tại startup, nền tảng quan trọng đầu tiên cần thiết lập là những giá trị chung, tầm nhìn và mục tiêu chung trong tổ chức. Dựa trên tiền đề này, startup cần xây dựng các nguyên tắc giao tiếp, hướng dẫn bộ ứng xử cơ bản trong tổ chức của mình. Trong đó, cần có nguyên tắc quan trọng của sự tôn trọng đối phương, sự đồng cảm sâu sắc về rào cản ngoại ngữ mà bất kỳ ai cũng gặp phải. Sự đồng cảm này sẽ là tiền đề quan trọng để mọi người giao tiếp có chủ đích và chú tâm hơn, trong việc tránh xa đà vào sự phức tạp lan man, thay vào đó là ưu tiên sử dụng từ ngữ cơ bản với câu trúc đơn giản, ngắn gọn đi vào trọng tâm, để tối ưu hiệu quả truyền đạt của mình. Sự tôn trọng người nói thể hiện ở việc chú tâm lắng nghe để tìm ra nội dung, thông điệp mà họ nỗ lực mong muốn truyền tải tới người nghe. Chỉ khi những bộ nguyên tắc ứng xử cơ bản của giao tiếp giữa người nghe và người nói được thiết lập như vậy, thì mọi người mới bắt đầu cảm thấy thoải mái, được tôn trọng để chia sẻ ý kiến đóng góp trong startup. Từ đây, startup sẽ cần nuôi dưỡng một văn hoá doanh nghiệp của sự cởi mở, thẳng thắn, minh bạch chia sẻ feedback giúp mọi người cùng hoàn thiện hơn nữa.

Bản thân là một người dành cả hơn nửa cuộc đời mình, nỗ lực học thêm 2 ngôn ngữ mới bên cạnh tiếng Việt, là tiếng Anh và tiếng Nhật, hơn ai hết tôi luôn đau đáu về rào cản ngoại ngữ trong giao tiếp luôn thường thực, dù có nhiều công cụ công nghệ hỗ trợ đi chăng nữa. Mặt khác, gần 4 năm kể từ khi trở về Việt Nam làm việc cho văn phòng quỹ chúng tôi tại đây, hơn 80% các cuộc họp của tôi diễn ra trực tuyến với đội ngũ của mình ở nhiều quốc gia khác nhau, hơn ai hết tôi luôn đau đáu về những thách thức giao tiếp phi vật lý, vượt không gian như vậy. Sự đau đáu này, khiến tôi luôn không ngừng tìm kiếm phương thức giao tiếp hiệu quả nhất cho team chúng tôi để vượt lên mọi rào cản và thách thức trong giao tiếp.

Đầu tiên, tôi đã thực hành việc thống nhất dùng tiếng Anh làm ngôn ngữ trong văn bản trong nội bộ team Việt Nam, với phương châm ngắn ngọn, trọng tâm, và đơn giản dễ hiểu cho các team ở các quốc gia khác nhau có thể tiếp cận và hiểu được. Tiếp theo, là quán triệt tinh thần là cần phải input thông tin trước cho mọi người trước khi đi vào mọi cuộc thảo luận để team có thể thiết lập được những thông tin “nền” làm tiền đề để có được sự hiệu quả cần thiết. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng kỷ luật thực hiện phương châm ghi xuống các takeaways tất cả các hoạt động của mình và sau đó chia sẻ với các thành viên còn lại nhanh nhất có thể.

Sau mỗi buổi họp dù trong team hay là với các nhà sáng lập, tôi đều cố gắng follow-up với mọi người để đảm bảo hiệu suất của buổi họp được tối ưu nhất từ việc hiểu tới hành động sau đó. Mỗi tuần, chúng tôi đều đặn có những buổi họp check-in từ quy mô team Việt Nam tới team Đông Nam Á, tới các team toàn quỹ sẽ cùng nhau dành thời gian chia sẻ các cập nhật tiến độ dự án, cũng như cởi mở chia sẻ những thách thức của mình để nhận được những feedback từ các thành viên còn lại. Không dừng lại ở đó, tôi cũng nỗ lực tiên phong xây dựng phương thức báo cáo bằng văn bản, được tối ưu về nội dung, chuẩn hoá về hình thức, đảm bảo dễ dàng tiếp cận cho tất cả các thành viên trong team mọi lúc mọi nơi. Đây là cũng là cách tôi duy trì sự kỉ luật ghi ra, nhìn lại và quản lý các hoạt động của mình, từ đó là cởi mở, minh bạch chia sẻ tới các đôi ngũ của mình. Tôi rất vui khi nhìn thấy những nỗ lực này của mình đã dần dần được lan toả trong đội ngũ của mình, để các thành viên cùng tham gia vào công cuộc vượt lên rào cản giao tiếp hiệu quả giữa chúng tôi.

Trên đây là những chia sẻ của tôi về những nguyên nhân, hệ luỵ cũng như cách tiếp cận gia tăng tính hiệu quả trong giao tiếp tại startup từ những quan sát và chiêm nghiệm của bản thân. Có lẽ sẽ khó có thể có được một cách làm hoàn hảo, phù hợp với tất cả mọi người, nhưng tôi tin rằng, mỗi người trong chúng ta khi đứng trước những rào cản này, việc luôn luôn đặt ra những câu hỏi quan trọng là làm sao để vượt qua được chúng, rồi không ngừng tìm kiếm những cách làm hiệu quả cho mình là điều vô cùng quan trọng. Hi vọng những chia sẻ trong bài viết này của tôi gửi gắm một chút thông tin tham khảo cho các bạn trọng hành trình đi tìm lời giải cho bài toán của mình nhé! Yeah, keep fighting!!!