08/04/2021 Cập nhật ĐHCĐ 2024

7 kỹ năng giao tiếp cơ bản không nên bỏ qua

Sau khi đã hiểu Kỹ năng giao tiếp là gì, để gặt hái nhiều thành công, bạn nên hiểu và thành thạo những kỹ năng cơ bản như dưới đây.

1. Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Người ta thường ví “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương”. Lắng nghe thực sự quan trọng trong mỗi cuộc giao tiếp. Và lắng nghe để đạt đến mức độ kim cương thì không đơn thuần là bản năng nữa mà là cả một quá trình rèn luyện. Lắng nghe để thấu hiểu, đồng cảm, để biết cách phân tích và đưa ra lời khuyên hữu ích. Lắng nghe tốt sẽ giúp mối quan hệ thêm gần gũi. Đồng thời, cuộc nói chuyện cũng cần được duy trì từ cả hai phía: người nói và người nghe.

Để học cách lắng nghe, rất đơn giản rồi, đừng ngắt lời đối phương, hãy tập trung nghe. Thi thoảng gật đầu, mỉm cười, … là những dấu hiệu cho người nói biết rằng bạn vẫn đang chú ý và quan tâm tới họ.

2. Kỹ năng quan sát trong giao tiếp

Kỹ năng này sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh hành vi và lời nói cho phù hợp. Ví dụ, khi người nói đang vui vẻ, bạn có thể tiếp tục cười đùa, tám dóc. Nhưng khi người nói đang tức giận, thay vì cứ mải “chém”, bạn nên để họ yên tĩnh. Hoặc bạn hãy tìm cách giúp họ “giải nhiệt”. Hoặc khi người nói buồn chán, hãy nói những lời an ủi họ,…

Với các khách hàng, nếu biết quan sát, bạn có thể dễ dàng bắt được “sóng”. Bạn sẽ biết được rằng liệu họ đã “rung rinh” với sản phẩm hay những gì bạn nói hay chưa? Từ đó, bạn sẽ biết thời điểm để tiếp tục thuyết phục và “chốt đơn”.

3. Kỹ năng giao tiếp ứng xử: Chào hỏi, làm quen, tạm biệt

Chắc hẳn bạn đã nghe câu “Lời chào cao hơn mâm cỗ” rồi chứ. Chào hỏi là điều cực kỳ cơ bản và cần thiết để mở màn một cuộc nói chuyện. Với mỗi đối tượng, câu chào hỏi có thể linh hoạt sao cho phù hợp. Với người mới quen, câu chào hỏi sẽ lịch sự kèm theo bắt tay. Với bạn bè thân thiết, cách chào hỏi có thể là câu đùa vui, giọng điệu thân mật,…

Bên cạnh câu chào, làm quen thì cách tạm biệt cũng quan trọng không kém. Lời tạm biệt có thể tạo cơ hội và cũng có thể làm đứt liên lạc cho lần sau đấy nhé. Thay vì từ “Bye”, hãy nói “Good bye, see you again” (Tạm biệt, hẹn gặp lại). Khi đó, người nhận được lời tạm biệt cũng cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều. Đồng thời, đừng nên ngắt lời người ta để nói câu tạm biệt. Hành động này giống kiểu bạn đang muốn chạy trốn khỏi họ lắm rồi đó.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng

Giao tiếp với khách hàng tốt, bạn sẽ thuyết phục và có được niềm tin tưởng của họ. Hãy đặt mình vào vị trí khách hàng để lắng nghe, hiểu xem họ cần gì. Khi khách hàng cần sự trợ giúp hay phàn nàn, hãy hỗ trợ với một thái độ dễ chịu nhất. Biết cách kiềm chế cảm xúc để luôn giữ bình tĩnh và lịch sự cũng là điều nên học.

Bạn có biết, tài hùng biện không chỉ nằm ở lời nói mà còn nằm ở ngôn ngữ cơ thể. Do đó, để nâng cao kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp, hãy chú ý tới vị trí đầu, lưng, cơ mặt,… Không nên ngẩng cao đầu quá so với đối phương mà nên giữ tư thế phù hợp. Việc cúi đầu khi nói chuyện không chỉ khiến bạn mất vị thế mà còn khiến lời nói như bị nghẹn ở cổ. Khi đó, hơi khó thoát ra khiến việc diễn ra không được rõ ràng, ảnh hưởng cuộc nói chuyện.

Thêm nữa, muốn thuyết phục người khác, bạn cần tạo dựng được lòng tin cho họ. Nắm bắt sự tương đồng với người nghe, luôn có dẫn chứng và lập luận chặt chẽ. Với mỗi người, bạn cũng cần nghiên cứu tâm trạng, tính cách người nghe để đưa ra lời nói phù hợp.

Có một sự thật là, bạn có thể rất xuất sắc, làm rất tốt khi một mình nhưng khi làm việc với người khác thì không. Việc phối hợp, làm việc chung có vai trò quan trọng, mang lại những hiệu quả nhất định. Khi làm teamwork, mỗi cá nhân sẽ giảm được áp lực. Đồng thời, mọi người có thể phát huy thế mạnh, bù đắp khuyết điểm cho nhau.

Làm việc nhóm là một trong những yêu cầu cần thiết của mọi công việc hiện nay. Các doanh nghiệp nước này rất chú trọng tới kỹ năng giao tiếp cơ bản này.

Để giao tiếp, kết hợp với mọi người hiệu quả, bạn cần biết cách dung hòa. Đừng ngại thể hiện quan điểm của mình. Học cách lắng nghe và thấu hiểu. Tôn trọng ý kiến của các thành viên. Có trách nhiệm với công việc. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên,…

Trong giao tiếp, bạn cần linh hoạt xử lý tình huống, đôi khi là tình huống “dở khóc dở cười”. Một số gợi ý giúp xử lý tình huống hiệu quả là: biết lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ. Nắm bắt tâm lý, quản lý cảm xúc cũng là những lời khuyên hữu ích trong trường hợp này.

Ví dụ: Khách hàng chê sản phẩm, phàn nàn về dịch vụ, đòi đổi, trả và yêu cầu bồi thường. Bạn sẽ xử lý tình huống này thế nào? Bạn sẽ tỏ thái độ khó chịu và nói thẳng với khách hàng là không được đổi, trả? Bạn nói khách hàng rằng họ quá khó tính và đòi hỏi vô lý?

Xử lý không khéo một chút thôi là có thể mất khách, thậm chí còn làm to chuyện nữa đấy. Trong tình huống này, các “chuyên gia” giao tiếp gợi ý như sau:

Không nên tranh cãi, hãy lắng nghe, kiểm tra thông tin khách hàng

Thể hiện sự thông cảm với khách hàng, kèm theo lời xin lỗi, rất tiếc,…

Làm rõ vấn đề của khách hàng rồi đưa ra cách giải quyết hợp lý. Nếu khách đòi trả và hoàn tiền, nhẹ nhàng gợi ý rằng cửa hàng không có chính sách đó. Và khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm khác với giá trị tương đương.

Đừng quên kiểm tra sự hài lòng của khách hàng xem như vậy đã ổn chưa.

Tưởng chừng đặt câu hỏi là một việc làm quá đỗi dễ dàng, ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, sự thật là đặt câu hỏi cũng cần thông minh và nên biết khi nào đặt câu hỏi. Trong cuộc nói chuyện, nếu chỉ lắng nghe thụ động thì người kia sẽ thấy nhàm và như đang nói chuyện một mình. Hãy chủ động lắng nghe rồi trao đổi thông tin qua lại giúp cuộc nói chuyện trở nên ý nghĩa.

Nếu muốn xác nhận thông tin, hãy dùng câu hỏi đóng (ví dụ Yes/No – Có hay không). Còn nếu muốn hỏi thêm thông tin chưa biết, hãy dùng câu hỏi mở. Bạn có thể sử dụng các từ như: “Liệu việc này, không biết việc này,…”

Ngoài những kỹ năng trên, còn rất nhiều kỹ năng giao tiếp khác bạn nên tham khảo và học hỏi. Đó là kỹ năng diễn đạt, kỹ năng mời hẹn, kỹ năng kiểm soát cảm xúc.