5 quy tắc quản lý thời gian hiệu quả từ người thành công

Quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng mà bất kỳ ai muốn thành công đều cần phải học hỏi. Tận dụng 24 giờ 1 ngày một cách hiệu quả sẽ giúp bạn làm việc năng suất và tận hưởng cuộc sống ý nghĩa hơn.

1. Quy tắc 80/20

Có bao giờ bạn từng thắc mắc tại sao có những người thành công mà trông họ vẫn nhàn rỗi, không quá bận rộn? Điều này chính là do họ đã áp dụng thành công quy tắc 80/20 trong cuộc sống. Cụ thể, quy luật này cho rằng: 80% thành quả được tạo bởi 20% hành động có giá trị. Khi biết được ý nghĩa của quy luật này bạn có thể áp dụng vào cuộc sống của chính.

Áp dụng quy tắc 80/20 trong công việc, bạn sẽ thấy có 20% các công việc quan trọng sẽ đem đến 80% hiệu quả. Do đó, cần phải xác định công việc nào cần được ưu tiên và tạo được giá trị nhất nên được thực hiện đầu tiên. Sau đó, tập trung vào những công việc quan trọng nhất nhằm tạo ra kết quả. Và bắt đầu nới dần những công việc thứ yếu, không mang lại nhiều thành quả.

Có rất nhiều người thường tập trung vào những công việc tiểu tiết nhỏ mà quên đi mất những công việc chính thực sự đem lại giá trị. Điều này khiến họ dù bỏ ra rất nhiều thời gian nhưng hầu như không tạo ra được những giá trị thực sự. Do đó, bạn có thể bắt đầu áp dụng quy tắc 80/20 ngay từ bây giờ để quản lý thời gian một cách hiệu quả.

2. Quy tắc 40-30-20-10

Quy tắc này cũng có nét tương đồng với quy tắc 80/20, tuy nhiên nó sẽ chi tiết hơn và dành cho người không thể xác định 20% công việc quan trọng nhất là gì. Thay vào đó, bạn sẽ sắp xếp và phân bổ thời gian chi tiết cho từng công việc. Cụ thể, quy tắc này được sử dụng như sau:

Quy tắc quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10 cho công việc:

40% thời gian vào những việc quan trọng nhất.

30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai.

20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba.

10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Quy tắc này được áp dụng trong trường hợp bạn có quá nhiều công việc phải ưu tiên thực hiện trong một ngày. Do đó, mỗi công việc sẽ được sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian dành cho mỗi công việc cũng dựa trên tầm quan trọng của công việc đó. Để thành công trong công việc, bắt buộc bạn phải hoàn thành được 2 công việc quan trọng thứ nhất và thứ hai. Chính vì điều đó, tổng thời lượng của 2 công việc này chiếm đến 70%. Và để thành công xuất sắc, bạn cần phải thực hiện hết 3 công việc chiếm đến 90% thời lượng. Muốn áp dụng quy tắc này thành công bạn nên xác định và sắp xếp công việc nào nên ưu tiên hàng đầu và thứ tự các công việc sau đó.

3. Định luật Parkinson

Luật Parkinson cho rằng nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khỏa lấp thời gian đó. Có thể hiểu đơn giản là nếu bạn càng dành nhiều thời gian cho một công việc nào thì càng tốn nhiều công sức để làm hoàn chỉnh, chỉnh chu công việc. Thay vào đó, bạn nên quản lý thời gian hiệu quả, mỗi công việc đều có thời lượng riêng.

Để áp dụng luật Parkinson hiệu quả, bạn cần tự tạo ra áp lực thời gian cho mình, đừng bao giờ xin gia hạn. Đặc biệt những đầu việc không có thời hạn cho mình, bạn cũng phải tự tạo ra thời hạn để hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.

Để gia tăng hiệu quả khi áp dụng quy luật Parkinson, bạn cũng có thể áp dụng kèm theo phương pháp 2 phút. Phương pháp này nói rằng việc gì mà bạn cảm thấy có thể làm từ 2 phút trở xuống thì nên làm ngay, không trì hoãn. Khi gặp việc nào đó, thay vì đắn đo: “Liệu có nên làm nó ngay không?”, bạn hay nghĩ: “Việc này có dưới 2 phút không?” Nếu dưới 2 phút, bạn hãy làm luôn, nếu không thì cho vào danh sách để sau làm.

4. Quy tắc 4D – Do, Dump, Delegate, Defer

Quy tắc này khá dễ để áp dụng và ghi nhớ trong đời sống, bạn có thể áp dụng để quản lý thời gian trong cuộc sống hiệu quả hơn.

Do (làm): Ưu tiên giải quyết nhanh chóng những công việc đang ưu tiên và quan trọng. Đừng chần chừ mà hãy xử lý toàn bộ công việc quan trọng để đem lại giá trị trước.

Dump (từ bỏ): Có những công việc mà thật sự không cần thiết và không đem lại giá trị cho bạn. Hãy sẵn sàng từ bỏ chúng hoặc nên lùi lại để làm sau cùng, thay vào đó hãy dành thời gian cho các công việc thực sự tạo ra giá trị trước.

Delegate (Giao việc): Trong công việc, bạn cần sự hợp tác và làm việc nhóm để tạo ra giá trị. Nếu công việc này cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó. Bạn đừng cố gắng ôm việc quá nhiều khiến bạn không thể hoàn thành công việc đó.

Defer (hoãn lại): Bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Vậy thì hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian mà bạn sẽ làm việc đó. Lưu ý không nên hoãn quá nhiều công việc.

5. Quy tắc Pomodoro

Nếu bạn thuộc tuýp người khó tập trung nhưng phải xử lý rất nhiều công việc thì bạn có thể ứng dụng phương pháp Pomodoro. Đây là quy tắc quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Bạn có thể áp dụng quy tắc này khi bạn có quá nhiều công việc cần phải xử lý nhưng thời gian lại không cho phép. Cụ thể được áp dụng như sau:

Bước 1: Xác định công việc mà bạn cần ưu tiên thực hiện trước để hoàn toàn tập trung hết năng lượng tạo ra giá trị cho công việc này

Bước 2: Cài đặt Pomodoro 25 phút (có thể gia giảm thời lượng phù hợp với mức độ của công việc đó). Ở bước này bạn cần rèn luyện cho trí não rằng bạn nhất định phải hoàn thành công việc này trong khoảng thời gian đặt ra.

Bước 3: Tập trung hết sức lực để hoàn thành nhiệm vụ cho đến khi đồng hồ bấm giờ kêu. Nếu trong lúc làm việc mà bạn nghĩ ra việc gì đó cần làm, hãy ghi lại nó ra giấy và ngay lập tức quay lại với công việc đang làm.

Bước 4: Khi hoàn thành bạn hãy ghi chép lại những việc mình đã làm và nhìn nhận hiệu quả khi đã tập trung hết sức. Sau đó hãy cho mình thời gian giải lao khoảng 5-10 phút, tùy vào thời gian đã làm việc. Hãy thực sự tận hưởng khoảng thời gian này.

Bước 5: Sau khi hoàn thành 4 kỳ Pomodoro liên tiếp, tức là 4 chu kỳ làm việc liên tục trong 25 phút. Bạn hãy giải lao dài (15-30 phút). Đây là khoảng thời gian bạn xứng đáng được hưởng thụ.

Trong cuộc đời của chúng ta ai cũng sẽ có những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Do đó, để đạt được những mục tiêu cá nhân của mình bắt buộc bạn cần phải có kế hoạch cụ thể. Quản lý thời gian tốt sẽ là công cụ giúp bạn đạt được những mục tiêu cá nhân. Bạn sẽ lập ra được những hướng đi cho cá nhân mình sau đó sắp xếp từng công việc cho phù hợp để chạm đến mục tiêu. Phân bổ từng công việc với thời lượng hợp lý sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện nguyện vọng của bản thân. Rút ngắn khoảng thời gian để thực hiện các công việc sẽ là cách nhanh nhất để đạt mục tiêu.