4 bẫy tư duy làm mất năng suất làm việc

Năng suất công việc có nhiều kẻ thù, như quá nhiều cuộc họp, đồng nghiệp làm gián đoạn, nhưng thường xuyên là những bẫy tư duy.

Giáo sư tâm lý học André Kukla (Bỉ) giải thích, bẫy tư duy là trạng thái suy nghĩ theo thói quen, khiến con người rơi vào vòng luẩn quẩn của những hành động không mang lại giá trị, mất thời gian và sức lực đáng kể, làm giảm năng suất công việc.

Dưới đây là 4 bẫy tư duy phổ biến.

Đánh giá thấp thời gian cần cho nhiệm vụ

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý Mỹ, sai lầm khi lập kế hoạch là "xu hướng đánh giá thấp lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ", khiến bạn không thể tuân thủ, bám sát lịch trình. Nếu bạn làm việc với một khách hàng rất nghiêm ngặt giờ giấc hoặc ở trong đội nhóm, việc tuân thủ thời gian rất quan trọng với sự thành công nghề nghiệp của bạn.

Đánh giá sai lượng thời gian cần thiết nghĩa là bạn sẽ phải cố gắng hoàn thành công việc. Bạn sẽ phải chiếm dụng nhiều giờ đáng lẽ dành cho các nhiệm vụ khác. Kỳ vọng cao cộng với khả năng kiểm soát thấp là nguồn cơn của sự kiệt sức. Hy sinh thời gian nghỉ ngơi, thư giãn, làm bạn rơi vào trạng thái mệt mỏi, tinh thần đình trệ và có thể dẫn tới căng thẳng kéo dài.

Giải pháp là cần khung thời gian cho danh sách việc cần làm. Nếu không có ràng buộc, sẽ không cho thấy mức độ ưu tiên cũng như không giúp bạn bám sát lịch trình thực tế.

Bạn có thể sử dụng các ứng dụng theo dõi để xác định số phút/giờ cần cho một nhiệm vụ cụ thể. Một khi biết rõ nó mất bao lâu, hãy vẽ ra khung thời gian. Việc này giúp bạn luôn nắm thế chủ động được lịch trình trong ngày của mình. Nhưng cũng đừng quá chi li. Hãy tính đến cả những tình huống xấu. Và nếu bạn hoàn thành sớm, hãy tự thưởng cho mình những giây phút nghỉ ngơi.

Khoảnh khắc chệnh hướng

Bạn đã bao giờ mở một tab trên trình duyệt, thấy nó tải chậm nên mở tab khác trong khi chờ đợi chưa? Chắc hẳn nhiều người như vậy, để rồi cứ thế bạn cuộn chuột liên tục.

Đây là những khoảnh khắc mất phương hướng, tức bạn sự chuyển đổi từ việc đang làm sang việc khác. Bằng việc làm những hành động "chỉ trong một giây" hoặc "cao nhất 5 phút này", có khả năng làm bạn mất đi nửa giờ, thậm chí chệch hướng nhiều hơn.

Giải pháp là áp dụng quy tắc 10 phút. Lần tới khi bạn muốn kiểm tra điện thoại trong lúc buồn chán hay mất tập trung, hãy tự nhủ chỉ có 10 phút. Quy tắc 10 phút, còn được gọi là "lướt qua cơn thôi thúc", cho phép bạn hít một hơi để nhận biết cảm giác của mình, giải trí một chút, để cảm giác căng thẳng vì công việc lắng xuống, trước khi tái tạo năng lượng để tiếp tục công việc.

Hiệu ứng khẩn cấp ảo

Đây là khuynh hướng theo đuổi tính khẩn cấp hơn tầm quan trọng. Hiệu ứng khẩn cấp ảo xảy ra khi bạn ưu tiên các đầu việc mới hoặc khẩn cấp, dù các đầu việc cũ quan trọng hơn và mang lại lợi ích lâu dài hơn.

Một ví dụ phổ biến của hiệu ứng này là trả lời email. Khi điện thoại hoặc máy tính thông báo có email mới, bạn thường có cảm giác nó khẩn cấp và phải trả lời ngay, dù nó khiến bạn mất tập trung vào việc đang làm. Điều này khiến mạch suy nghĩ của bạn liên tục bị xao nhãng, trong khi có những email không khẩn cấp như bạn nghĩ. Hậu quả là bạn lúc nào cũng bận rộn, nhưng hiệu quả công việc lại thấp.

Giải pháp là lên kế hoạch cho các buổi làm việc tập trung. Vạch ra khung thời gian có thể bảo vệ chúng ta khỏi âm báo của các nhiệm vụ tầm thường. Hãy dành một khoảng thời gian cho công việc tập trung và để tất cả những người xung quanh biết rằng bạn không rảnh.

Điều này sẽ loại bỏ cảm giác tội lỗi hoặc lo lắng không kịp trả lời tin nhắn hay email, bởi cấp trên và đồng nghiệp sẽ biết bạn không hề chểnh mảng. Lập kế hoạch thời gian làm việc tập trung cũng sẽ giúp bạn nhận biết và loại bỏ ngay những việc khiến bạn mất tập trung.

Xấu hổ vì không hoàn thành mọi việc

Con người không phải là máy móc, vì vậy chúng ta sẽ có những lúc làm việc kém năng suất, ngay cả khi đã chủ động. Xấu hổ vì làm việc chậm tiến độ không giúp ích gì, ngược lại chỉ khiến bạn cảm thấy tồi tệ hơn và có thể càng phân tâm hơn vì bạn phải tìm cách để thoát khỏi nỗi xấu hổ này.

Phương pháp thoát khỏi cảm giác này là nói chuyện với chính mình theo cách như đang nói với một người bạn. Chúng ta có xu hướng trở thành nhà phê bình tồi tệ nhất của chính mình, nhưng nếu nói chuyện với mình như đang giúp đỡ một người bạn thì có thể bao quát và xử lý vấn đề tốt hơn.