Bài của Ngô Hùng Kiệt

"Khi so sánh giá, chị không thấy ưu đãi nhiều so với giá hiện tại chị mua trực tiếp từ Atlassian."

Đó là nhận xét của chị N, chuyên viên mua hàng tại một công ty Startup hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giáo dục ở TP. HCM, sau khi nhận báo giá sản phẩm Atlassian từ chúng tôi.

"Từ khi được em hỗ trợ tư vấn, bên chị đã tiết kiệm được 10% so với trước kia khi mua trực tiếp từ hãng. Trước đây, mỗi tháng chúng tôi phải tốn công hạch toán chi phí và làm Thuế Nhà Thầu."

Chị H, kế toán trưởng tại một doanh nghiệp lớn ở quận 11, TP. HCM, chia sẻ khi phải thanh toán 100% giá trị đơn hàng, cộng thêm 3.6% phụ phí, chênh lệch tỷ giá, và trích thêm 10% tổng giá trị gói phần mềm để đóng Thuế Nhà Thầu.

Những nhận xét này cho thấy nhiều doanh nghiệp tự mua phần mềm quốc tế trực tiếp từ hãng cung cấp thường gặp khó khăn với vấn đề Thuế Nhà Thầu. Nhiều khách hàng, như doanh nghiệp của chị N, vẫn chưa thực sự hiểu rõ tầm quan trọng và tác động của Thuế Nhà Thầu. Điều này có thể dẫn đến những sai lầm không đáng có, gây tổn thất chi phí.

Vậy, các sai lầm phổ biến về Thuế Nhà Thầu mà doanh nghiệp cần tránh khi mua phần mềm nước ngoài là gì? Hãy cùng tìm hiểu để đảm bảo quá trình mua sắm của bạn được hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.

Nhóm doanh nghiệp: Startup

Đặc điểm: Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chưa có nhiều nguồn lực và ngân sách để tìm hiểu các vấn đề về thuế và pháp lý.

Hành động: Để đơn giản hóa các thủ tục hành chính, nhóm doanh nghiệp này thường mua phần mềm nước ngoài trực tiếp bằng thẻ tín dụng cá nhân, và không để ý đến việc lấy hóa đơn.

Hệ quả: Không hạch toán được chi phí mua phần mềm vào chi phí hợp lý.

Nhóm doanh nghiệp: Startup, SME

Đặc điểm: Doanh nghiệp đã hoạt động được 1 thời gian, có quy mô tăng trưởng, đã dành nhiều nguồn lực và ngân sách cho kế toán và tài chính, nhưng vẫn chưa quá coi trọng các vấn đề pháp lý.

Hành động: Nhóm doanh nghiệp này vẫn ưu tiên mua phần mềm thông qua thẻ tín dụng cá nhân, vì tính tiện dụng, sau đó sẽ hạch toán vào chi phí doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu kế toán chưa biết về Thuế Nhà Thầu, hoặc không được tư vấn pháp lý, có thể dẫn đến đóng sót biểu thuế này.

Hệ quả: Chi phí mua phần mềm bị loại trừ khỏi chi phí hợp lý của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp có thể bị xử phạt do không đóng Thuế Nhà Thầu.

Nhóm doanh nghiệp: SME, doanh nghiệp quy mô lớn

Đặc điểm: Doanh nghiệp đã hoạt động lâu, có cố vấn pháp luật, nhân sự kế toán có kinh nghiệm, đã từng thực hiện việc kê khai và nộp Thuế Nhà Thầu.

Hành động: Đã biết về Thuế Nhà Thầu, nhóm doanh nghiệp này tự thực hiện việc kê khai và nộp thuế, thường là 10% đối với bản quyền phần mềm. Về lý thuyết, đây là phương pháp hoàn toàn hợp lệ và đúng quy định pháp luật, giúp hạch toán chi phí mua phần mềm một cách hợp pháp. Tuy nhiên, vấn đề của phương pháp này là:

Nhân sự kế toán thường sẽ không nắm về công nghệ, đặc biệt là các chính sách Thuế Khấu Trừ Tại Nguồn, hay Withholding Tax (WHT), mà một số hãng phần mềm thường cho phép.

Nhân sự IT có thể biết hoặc không biết về WHT. Nhưng dù có biết, nhóm nhân sự này lại không biết về Thuế Nhà Thầu và sự liên quan giữa WHT và Thuế Nhà Thầu.

Trong doanh nghiệp, rất hiếm có nhóm nhân sự biết rõ sự liên quan giữa hai khái niệm này để áp dụng cho hiệu quả.

Hệ quả: Doanh nghiệp phải thanh toán đến 110% giá trị hóa đơn, trong khi hoàn toàn có thể thương lượng khấu trừ WHT vào khoản thanh toán với hãng.

Hầu hết các hãng phần mềm lớn đều có đối tác phân phối tại Việt Nam. Cùng một loại phần mềm, báo giá từ các đối tác cung cấp có thể khác nhau, tùy thuộc vào chính sách giá riêng của từng bên. Tuy nhiên, các chính sách chung về pháp lý và thuế của hãng cần được thông tin minh bạch đến khách hàng.

Ở một ví dụ cụ thể sau, hãng phần mềm HubSpot có chính sách về Withholding tax, cho phép người mua khấu trừ 10% Thuế Nhà Thầu trước khi thực hiện thanh toán, sau đó bổ sung chứng từ nộp thuế sau khi đã hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế VN.

Theo đó, Khách hàng mua bộ phần mềm HubSpot chỉ phải trả đúng 100% giá trị đơn hàng, bao gồm 90% giá trị hóa đơn cho HubSpot, và 10% Thuế Nhà Thầu cho cơ quan thuế Việt Nam.

Tuy nhiên, một đối tác của HubSpot tại Việt Nam có thể chưa nắm được thông tin này, lại yêu cầu khách hàng thanh toán thêm 10% Thuế Nhà Thầu, như hình bên dưới, là không đúng với bản chất.

Việc mua phần mềm thông qua các đối tác phân phối giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro. Vì vậy, để đảm bảo quyền lợi , khách hàng cần làm rõ về các chính sách thuế mà hãng cung cấp trước khi ký hợp đồng.

Nếu bạn có dự định chủ động thực hiện mua phần mềm nước ngoài, cần lưu ý hai vấn đề chính: thủ tục kê khai nộp Thuế Nhà Thầu và thương lượng Withholding Tax (WHT) với nhà cung cấp. Để hỗ trợ bạn trong quá trình này, hãy tham khảo các bài viết tiếp theo trong chuỗi chia sẻ kinh nghiệm xử lý Thuế Nhà Thầu của AgileOps, bao gồm:

- Hướng dẫn kê khai và nộp Thuế Nhà Thầu khi mua phần mềm nước ngoài: https://resources.agileops.vn/blog/huong-dan-ke-khai-va-nop-thue-nha-thau

Kinh nghiệm và lưu ý khi thương lượng Withholding Tax với nhà cung cấp: https://resources.agileops.vn/blog/thuong-luong-withholding-tax-voi-nha-cung-cap

Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro, bạn có thể cân nhắc mua phần mềm qua AgileOps đối tác phân phối chính thức của Atlassian, Google, HubSpot, và Odoo. AgileOps cam kết cung cấp bản quyền phần mềm với giá niêm yết công khai của các hãng và không tính phí cho việc thực hiện các thủ tục liên quan đến Thuế Nhà Thầu hay thương lượng WHT. Điều này đảm bảo bạn nhận được mức giá ưu đãi nhất cùng với sự hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu quả và tuân thủ pháp luật một cách dễ dàng.